Gestion Documental

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• Archivo

1. Archivo de Gestion
   1. Archivos de Alta consulta. Se conservan en las dependencias por el tiempo que se determine en la TRD
2. Archivo Central
   1. A este Archivo son transferidos los documentos de los Archivos de Gestión cuya consulta no es tan frecuente.
3. Archivo Historico
   1. última etapa del ciclo vital de los documentos. A este Archivo se transfieren los documentos que aportan a la investigación, la ciencia y la cultura CONSERVACION TOTAL.

1. Planeacion

   Annotations:

   •  Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura,
   1. Produccion

      Annotations:

      • Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo
      1. Gestion y Tramite

         Annotations:

         •  Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, 
         1. Organizacion

            Annotations:

            • Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.
            1. Transferencia

               Annotations:

               •  Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, 
               1. Disposicion del Documento

                  Annotations:

                  •  Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, 
                  1. Preservacion a Largo Plazo

                     Annotations:

                     • Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.
                     1. Valoracion

                        Annotations:

                        • Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios,

1. aplicación informática permite el manejo, gestión, conservación, publicación y trabajo sobre documentos electrónicos
2. ¿Para qué empresas es importante la Gestión Documental?
   1. Todas las empresas - grandes o pequeñas, públicas o privadas- trabajan con documentos y contenidos digitales, donde se contiene toda la informacion del negocio.
      1. Es por eso que la gestión de estos contenidos se convierte en una clave fundamental para la supervivencia y crecimiento de las organizaciones.
         1. NO importa el tamaño o sector de las empresas: Todas necesitan la Gestión Documental.
            1. ¿Ahorro más si el software de gestión de documentos es inteligente?
               1. Mejoras de hasta el 90% en la Eficiencia con un software inteligente
      2. ¿Qué es Smart Document Management?
         1. ¿Cómo funciona la Gestión Documental Inteligente de Athento?
            1. permite a las empresas automatizar procesos relacionados con la captura, gestión, almacenamiento y distribución de documentos.
               1. ¿Qué ventajas aporta la Gestión Documental Inteligente?
                  1. Reducción a 0 del tiempo en entrada manual de metadatos
                     1. Reduccion en tiempos de Clasificacion
                        1. Hacer llegar la información a quién la necesita
                           1. Eliminar pérdidas de tiempo en búsquedas
         2. "Smart Document Management" es la aplicación de nuevas tecnologías , el procesamiento de imágenes y del lenguaje natural a la Gestión de los Documentos y del Conocimiento.
            1. Implica además resolver la problemática de la Gestión de Documentos y de Contenidos Empresariales desde una perspectiva más integral