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| Question | Answer |
| Grundsätze der Aktenführung Begriffe | Akten: Sind alle Aufzeichnungen, welche auf Papier, Elektronisch oder auf andere weise haltbar gemacht werden. Dossier: Ist die Gesamtheit aller Akten eines Geschäftes. Geschäft: Jede Aufgabe die von einer Institution und deren Personal erledigt werden muss. Ordnungssystem: Grundlage für die Ablage, bildet alle Aufgabenbereiche einer Institution ab. Z.B. Registraturplan, Aktenplan, Strukturplan. |
| Zweck der Aktenführung | Unterstützt die Geschäftsleitung bezgl. Nachvollziehbarkeit und Transparenz. Dient der Rechtssicherheit und dem Schutz der Grundrechte. Sie ermöglicht: Verschiedene Informationen zu nutzen. In laufenden Geschäften die Übersicht zu wahren. Ihre Handlungen nachzuweisen (Planung,Controlling, Aufischt) Dritten Rechenschaft über ihre geschäftlichen Aktivitäten abzulegen. Bildet die Voraussetzung für rationelle Langzeitarchivierung von Unterlagen. |
| Organisation der Aktenführung | Die Institutionen sorgen für eine ordnungsgemässe Aktenführung und Ablage. Die Unterlagen müssen sorgfältig und verlässlich registriert werden. Unterlagen werden in Dossiers zusammengefasst. Nicht mehr aktuelle Unterlagen müssen entsorgt werden. Die Institution regelt in internen Organisationsvorschriften verbindliche Abläufe, Zuständigkeiten, Verfahren, und Mittel der Aktenführung. Die Leitung der Organisation ist verantwortlich für die Organisation der Aktenführung. |
| Praktische Umsetzung im Betrieb | Die Aktenführung unterstützt den Betreuungsprozess und die Nachvollziehbarkeit. |
| Aufbewahrung und Vernichtung von Akten | Akten müsse sorgfältig aufbewahrt werden und müssen immer unter Verschluss gehalten werden. Bei Beendigung eines Betreuungsverhältnisses muss eine professionelle Handhabung der Akten und der Datenschutz gewährleistet sein. Akten müssen Fachgerecht entsorgt werden (Verbrennen oder Schreddern) Keinesfalls im Altpapier (Strafbar) |
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