Notas del archivo

ARCHIVO  Un archivo es el lugar donde almacenamos los documentos y archivar nos ayuda a guardarlos ordenadamente. Principios de los archivos Los documentos de archivo se basan en dos principios fundamentales: El principio de procedencia: Consiste en mantener agrupados los documentos de cualquier naturaleza recibidos y/o generados por una unidad responsable, área u oficina o de una persona moral o física determinados, sin mezclarlos con otros. La procedencia proporciona la base para la recuperación de información contenida en los archivos. El principio de orden original: Se refiere al orden en el cual los documentos fueron creados, organizados y mantenidos por la oficina de origen.

Un archivo es un lugar destinado al almacenamiento de documentos. Es un término general que engloba muchas posibilidades y matices distintos. El concepto de archivo está directamente relacionado con la historia. De hecho, la archivística es una disciplina auxiliar de la historia, en cuanto que proporciona modelos y sistemas de clasificación de datos y documentos destinados a la investigación histórica. Las bibliotecas son los centros en los que tradicionalmente se han incorporado los archivos, los cuales pueden tener formatos distintos dependiendo del tipo de documento (archivo impreso, sonoro, de mapas, etc). A partir de la computación como fenómeno global, la idea de archivo forma parte del lenguaje informático. Los ficheros informáticos son un tipo de archivos que sirven para guardar información en una unidad de almacenamiento (por ejemplo, un disco duro). Si bien el concepto tecnológico de archivo tiene toda una terminología particular (bytes, pdf, word, excel...) en realidad cumplen la misma función que un archivo tradicional. La gran diferencia entre ambos radica en las inmensas posibilidades de almacenamiento informático y la limitada capacidad del modelo tradicional. El archivo es un lugar (físico o informático) donde se guarda información por algún motivo. En el ámbito privado, necesitamos organizar nuestros papeles y para ello puede ser útil una carpeta a modo de archivo. Lo mismo sucede en el mundo empresarial, ya que toda la documentación que se genera debe ser custodiada para garantizar el buen funcionamiento de una entidad. Un coleccionista necesita clasificar y ordenar con un criterio aquello que acumula para satisfacer su afición y, en consecuencia, deberá tener un archivo para que su colección pueda ser controlada y supervisada. Cuando se habla de archivos, con cierta frecuencia hay un componente misterioso alrededor de ellos, ya que no hay que olvidar que existen los llamados archivos secretos. En ellos se acumula información confidencial y no pueden consultarse por el gran público. El componente enigmático envuelve a este tipo de lugares, ya que en ellos hay datos cuya revelación puede ser conflictiva.

Elementos del archivo El local: El espacio destinado al archivo deberá ser funcional, amplio con una iluminación y ventilación adecuada para evitar el deterioro de los documentos. El archivista: Para el manejo correcto y la acertada clasificación de los papeles es conveniente que el archivo sea manejado por un archivista, persona debidamente capacitada para ello. El archivero: Son muebles diseñados especialmente para guardar los documentos. Los hay en diferentes presentaciones (gavetas anaqueles) y materiales (madera o metal). Los de gavetas varían en tamaño, las hay desde una hasta cinco o seis gavetas. Estas se recorren sobre rieles que facilitan su deslizamiento. Los anaqueles resultan más prácticos por la facilidad para manejar las carpetas archivadas y por el poco espacio que ocupan. En los archiveros, se agrupan los papeles ya clasificados y ordenados en carpetas o folders; estos tienen una pestaña hacia arriba en donde se anotan los datos de identificación de cada uno. Las gavetas tienen al frente un portamarbete en donde se anotan los datos que nos permitirán saber lo que en ellas se guarda.  

La palabra archivar designa a la acción, actividad de guardar documentos, textos o cualquier otro tipo de información en un archivo, o en su defecto en un archivador. La palabra archivar se emplea para dar cuenta de algo que ya se encuentra terminado o que ya no dispone de la atención y el tratamiento que debería. “Las denuncias que hicimos contra la discoteca por ruidos molestos fueron archivadas por el fiscal.” La archivística, también denominada como archivología, es la disciplina que se ocupa especialmente de abordar los procedimientos y los problemas que surgen del almacenamiento de documentos, con la misión que los mismos puedan ser sencillamente ubicados a futuro cuando sea necesario. El archivador o fichero es el elemento por excelencia que se utiliza para archivar documentos o fichas. Un fichero o archivo es un sistema real o virtual de organización de la información mediante una clasificación determinada. Se le llama fichero a un conjunto de información clasificada y almacenada de diversas formas para su conservación y fácil acceso en cualquier momento. En informática, un archivo o fichero también es un conjunto de información que se almacena en forma virtual para ser leído y/o accedido por medio de una computadora.

Archivo informático Las posibilidades de almacenamiento y clasificación son mucho más ricas en un sistema informático, ya que la información no ocupa un espacio físico y, por ende, es posible conservar millones de datos en un dispositivo muy pequeño. Inclusive, se puede guardar información de texto, audio o video en un mismo lugar sin inconveniente alguno.  

A su vez, el sistema suele organizar taxonómicamente la información en forma automática, permitiendo que el usuario la encuentre con sólo ingresar palabras clave en un buscador específico, lo cual supone una operación rápida y útil cuando la información almacenada es múltiple. A su vez, los sistemas informáticos suelen replicar los ficheros físicos y, así, organizar el contenido en carpetas y subcarpetas creadas y administradas por el usuario que son ubicadas en el disco interno y que pueden ser abiertas mediante accesos directos dispuestos en el escritorio virtual del ordenador.

Aquí, un video resumen de lo visto:

¿Qué es un archivista?

Un archivero o archivólogo o archivista es una persona con titulación de educación superior o educación media dedicada o especializada en la organización y mantenimiento de un archivo, o también en el cultivo de la disciplina de la Archivística. Es un documentalista o gestor de documentos de archivos. El archivista es un profesional de la información, con una carrera fascinante que se dedica a guardar, recolectar, gestionar, facilitar, garantizar y proteger la historia y la documentación de una empresa, organización, entidad o comunidad. En sí, su deber está relacionado con la planeación, categorización, custodia y almacenamiento de todo tipo de documentos en pro de la eficiencia y el desarrollo de quien lo requiera.

Perfil del archivista

El archivista debe tener los conocimientos, habilidades, destrezas y valores para planear, analizar, diseñar, evaluar y poner en producción servicios y sistemas de información con base en la utilización de tecnologías modernas especialmente las apoyadas en la informática y las telecomunicaciones. Debe tener una formación ética y el conocimiento científico - tecnológico tal que le permita determinar el tipo de información requerida para la adecuada toma de decisiones. Debe tener la capacidad para planear, dirigir, coordinar y organizar sistemas de información bibliotecas y servicios de documentación para el uso de instituciones y personas. Debe poder utilizar tecnologías de procesamiento de información y de comunicaciones en el análisis de diseño, almacenamiento, recuperación y difusión de la información. Y por último liderar la creación de manejo y actualización de la infraestructura de información para el acceso a las fuentes del conocimiento de las instituciones y las personas.

Funciones básicas del archivista:

Recepción de documentos: Diseñar e implementar estrategias de control para el recibimiento de la información. Por lo tanto, deberá coordinar la recepción y recibir el material a archivar. Rotulación y archivo de documentos: En este punto el archivista dentro de la gestión documental, procederá a diseñar, aplicar y perfeccionar procedimientos y metodologías para la clasificación e identificación de los documentos. Para ello debe leer el documento recibido, identificarlo, clasificarlo, rotularlo, codificarlo, almacenarlo y registrarlo. Conservación de archivo: En la gestión documental es imprescindible que los documentos cuenten con un almacenamiento idóneo para su conservación, es por ello que el archivista deberá efectuar medidas que coadyuven a ese tipo de procedimientos, verificando que los medios físicos y ambientales sean los adecuados. Conservación de archivo: En la gestión documental es imprescindible que los documentos cuenten con un almacenamiento idóneo para su conservación, es por ello que el archivista deberá efectuar medidas que coadyuven a ese tipo de procedimientos, verificando que los medios físicos y ambientales sean los adecuados.

Habilidades del archivista

Habilidad verbal, razonamiento abstracto y memoria. Gerenciar sistemas de información. Aplicar las tecnologías apropiadas para el tratamiento, almacenamiento, recuperación y difusión de la información. Facilidad para el procesamiento y entrega de la información. Capacidad de observación, análisis y síntesis.