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Mind Map by MAYERLY ASTUDILLO FERNANDEZ, updated more than 1 year ago
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over 6 years ago
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Acuerdo 060 de
2001
- Se establecen pautas para la
administración de las
comunicaciones oficiales de
las entidades publicas y las
privadas que cumplen
funciones publicas
- Que para la adecuada prestación
de los servicios ofrecidos por las
Unidades de Correspondencia de
las entidades públicas y privadas
que cumplen funciones públicas,
es necesario establecer pautas
que hagan efectivo su
cumplimiento bajo los principios
que rigen la Administración
Pública.
- Mediante Los Siguientes
Articulos
- ARTICULO PRIMERO: Establecer lineamientos y procedimientos
que permitan a las unidades de correspondencia de las
entidades publicas y privadas cumplir con los programas de
gestión documental
- ARTICULO SEGUNDO:Para el cumplimiento se definen los conceptos: - Archivo
electrónico -Comunicaciones oficiales - Correspondencia - Documento
electrónico de archivo - Documento original - Documento publico - Radicación
de comunicados oficiales - Serie documental - Tabla de retención documental
- ARTICULO TERCERO UNIDADES DE
CORRESPONDENCIA: Las entidades deberán
establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de
correspondencia que gestione de manera centralizada
y normalizada, los servicios de recepción, radicación y
distribución de sus comunicaciones.
- ARTICULO CUARTO: FIRMAS RESPONSABLES: Toda
entidad debe establecer en los manuales de
procedimientos los cargos de los funcionarios
autorizados para firmar la documentación, radicando
solamente los documentos que cumplan con lo
establecido.
- ARTICULO QUINTO: PROCEDIMIENTO PARA LA
RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: No
se podrán reservar números de radicación, ni
habrá números repetidos, enmendados, corregidos
o tachados. Al comenzar cada año, se iniciará la
radicación consecutiva a partir de uno, utilizando
sistemas manuales, mecánicos o automatizados.
- ARTICULO SEXTO: Numeración de actos
administrativos: debe ser consecutiva y las oficinas
encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar
los controles, atender las consultas y los reportes
necesarios y serán responsables de que no se
reserven, tachen o enmienden números.
- ARTICULO SÉPTIMO: Comunicaciones internas: establecer
controles y procedimientos utilizando los códigos de las
dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que
permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos,
manuales o automatizados.
- ARTICULO OCTAVO: Control de
comunicaciones oficiales: Las unidades de
correspondencia, elaborarán planillas,
formatos y controles manuales o
automatizados que permitan certificar la
recepción de los documentos
- ARTICULO NOVENO: Conservación
documental Las entidades son
responsables por la adecuada conservación
de su documentación, deben incluir en sus
programas de gestión documental
- ARTICULO DÉCIMO: Comunicaciones oficiales recibidas:
Deberan ser revisadas, para verificar la competencia, los
anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o
entidad que las remite, dirección donde se deba enviar
respuesta y asunto correspondiente, si es competencia
de la entidad, se procederá a la radicación del mismo.
- ARTICULO ONCE: Comunicaciones oficiales enviadas: en soporte
papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose
el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la
oficina que genera el documento.
- ARTICULO DOCE: Comunicaciones oficiales vía fax: se
tramitarán, teniendo en cuenta la información que
forma parte integral de las series establecidas en
las tablas de retención documental
- ARTICULO TRECE: Comunicaciones oficiales por correo
electrónico:las unidades de correspondencia tendrán el
control de los mismos, garantizando el seguimiento
de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.
- ARTICULO CATORCE: Imagen corporativa:elaborar oficios, cartas,
memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC,
existentes para el efecto. La leyenda de pie de página debe contener,
la dirección, el número del conmutador, el número de fax institucional,
la dirección de la página web y la dirección del correo electrónico de la
entidad.
- ARTICULO QUINCE: Horarios de Atención al Público: Todas las
unidades de correspondencia, informarán el horario de
atención al público en un lugar visible y de fácil acceso para
los ciudadanos.
- ARTICULO DIECISÉIS: El presente Acuerdo rige
a partir de su expedición.
- ARTICULO PRIMERO: Establecer lineamientos y procedimientos
que permitan a las unidades de correspondencia de las
entidades publicas y privadas cumplir con los programas de
gestión documental
- Mediante Los Siguientes
Articulos
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