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Mind Map by Alicia Sánchez, updated more than 1 year ago
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Administración de la Información de una Unidad de Archivo
- Reglamentada Por:
- Ley 1712 del 6 de marzo de 2014
- Decreto 2609 de 2012
- La Ley 594 del 2000, por medio de la cual se dicta Ley
General de Archivos, y se dictan otras disposiciones
- Artículo 21: programas de gestión documental.
- Artículo 19: Soporte Documental.
- Artículo 21: programas de gestión documental.
- Ley 1712 del 6 de marzo de 2014
- La administración
documental regula la función
archivistica en las empresas
- Formulando normas y
políticas para facilitar la
gestión documental.
- busca la protección de las memorias
empresariales o institucionales de
una manera correcta y transparente.
- Es el conjunto de normas, técnicas y
prácticas usadas para administrar el
flujo de documentos de todo tipo en
una organización
- Permite la recuperación de
información de una forma ágil y
oportuna
- determina el tiempo que los documentos deben
guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la
conservación indefinida de los documentos más valiosos
- Formulando normas y
políticas para facilitar la
gestión documental.
- Los Archivos
- Son Memorias institucionales
- Clases de archivos
- Archivos activos o de gestión
- Archivos Semiactivos
o Central
- Archivos Inactivos o Histótico
- Archivos activos o de gestión
- Clases de archivos
- Son Memorias institucionales
- Objetivos
- Precisar la importancia de la Administración Documental,
mediante el análisis de la problemática actual que se vive en las
organizaciones por el manejo de la información
- Proporcionar información cierta y rápida
de los documentos que tramitan.
- Llevar un control de los documentos que
se crean, procesan y archivan
- Almacenamiento y custodia de
la Información
- Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente
los trámites de los documentos que se procesan
- Describir las funciones de la Administración
Documental y su importancia en las organizaciones
- Precisar la importancia de la Administración Documental,
mediante el análisis de la problemática actual que se vive en las
organizaciones por el manejo de la información
- Automatización de Archivos
- La automatización de archivos es el proceso mediante el cual se
integran los avances de las Nuevas Tecnologías de la Información
y la Comunicación en la administración parcial o total de los
documentos producto de la gestión de cualquier entidad
- La automatización debe darse buscando
cumplir, entre otros, con los siguientes
propósitos:
- Disminuir a mediano plazo el costo
de funcionamiento del Archivo
- Agilizar los procesos de descripción,
clasificación, ordenación, difusión,
conservación y preservación
- Optimizar el proceso de transferencia
y descarte en el Archivo
- Incrementar el flujo de información
- Lograr una mejor conexión con
otros sistemas de información
de la entidad u organización
- Disminuir a mediano plazo el costo
de funcionamiento del Archivo
- La automatización debe darse buscando
cumplir, entre otros, con los siguientes
propósitos:
- La automatización de archivos es el proceso mediante el cual se
integran los avances de las Nuevas Tecnologías de la Información
y la Comunicación en la administración parcial o total de los
documentos producto de la gestión de cualquier entidad
- El archivo debe
permitir cumplir dos
funciones básicas
- Almacenar la documentación
- Recuperar de inmediato los
documentos almacenados
- Almacenar la documentación
- Procesos de la
Adminstración Documental
- Producción o
Recepción
- Distribución
- Organización
- Consulta
- Recuperación
- Disposición Final
- Producción o
Recepción
- Beneficios
- Organización del archivo de
documentos electrónicos e
impresos
- Acceso rápido, fácil y
seguro a los documentos y
datos de la empresa
- Reducción de la circulación de
documentos y registros en papel
- Automatización de las actividades
requeridas para el proceso de
control de documentos
- Agilidad en el proceso de
emisión y revisión de
documentos
- Eliminación de copias obsoletas en
poder de los usuarios.
- Control sobre los préstamos y las
devoluciones de los prototipos del archivo
- Organización del archivo de
documentos electrónicos e
impresos
- La información en las
organizaciones
- La organización depende en
gran medida el buen
funcionamiento de la
información
- Toda organización debe ser capaz de
gestionar información soportada en
cualquier tipo de documento
- La información debe
resultar, además, accesible
y fácilmente localizable
- El conocimiento se relaciona con
la tecnología documental desde
que ese conocimiento se
encuentra plasmado en
documentos
- La organización depende en
gran medida el buen
funcionamiento de la
información
- Sistemas de
Gestión Documental
- La misión es el rastreo almacenamiento y
organización de documentos electrónicos o
imágenes de documentos en papel
- Permiten a la empresa administrar
su flujo de documentos a lo largo
del ciclo de vida del mismo
- Conjunto de tecnologías, normas y técnicas
- Garantizar la integridad de los
documentos, evitando perdidas o
deterioros de los mismos
- restringir el acceso a la documentación
solamente a las personas autorizadas.
- La misión es el rastreo almacenamiento y
organización de documentos electrónicos o
imágenes de documentos en papel
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