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Description
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ESQUEMATIZACIÓN DE LA LEY
594 DE 2000
- TITULO I. OBJETO,
AMBITO DE APLICACION,
DEFINICIONES
FUNDAMENTALES Y
PRINCIPIOS GENERALES
- Aplica a entidades públicas y entidades privadas que prestan servicio público y otras señaladas. Define conceptos
relacionados con la materia, y destaca como principios los fines, importancia, institucionalidad, responsabilidad,
dirección y coordinación, administración y acceso , racionalidad, modernización., función de los archivos. manejo y
aprovechamiento de los archivos e interpretación
- Aplica a entidades públicas y entidades privadas que prestan servicio público y otras señaladas. Define conceptos
relacionados con la materia, y destaca como principios los fines, importancia, institucionalidad, responsabilidad,
dirección y coordinación, administración y acceso , racionalidad, modernización., función de los archivos. manejo y
aprovechamiento de los archivos e interpretación
- TIUTLO II SISTEMA NACIONAL DE
ARCHIVOS ORGANOS ASESORES,
COORDINADORES Y EJECUTORES
- Determina los órganos coordinadores, ejecutores y consultores del sistema
nacional de archivos, dentro de ello encontramos la definición de esta
entidad, siendo tal el conjunto de instituciones archivíosticas articuladas
entre si, que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos
archivísticos.
- El Archivo General de la Nación y las entidades
del estado en sus niveles: Administrativos.
Territorial. Por servicios.
- El Sistema Nacional de Archivos se rige por los principios de:
Unidad normativa. Descentralización administrativa.
Coordinación. Concurrencia. Subsidiariedad.
- Las entidades que integran el SNA, tiene las siguientes funciones:
Planeación y programación. Asistencia técnica. Ejecución,
seguimiento y control de planes. Coordinación .
- Determina los órganos coordinadores, ejecutores y consultores del sistema
nacional de archivos, dentro de ello encontramos la definición de esta
entidad, siendo tal el conjunto de instituciones archivíosticas articuladas
entre si, que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos
archivísticos.
- La finalidad del SISTEMA NACIONAL DE
ARCHIVOS es la modernización y
homogenización metodológica de la función
archivística y propiciará la cooperación e
integración de los archivos.
- TITULO IX. ARCHIVOS PRIVADOS
- Por archivo privado se comprenden los documentos pertenecientes a las personas naturales o jurídicas que se derivan de la
prestación de sus servicios, el Estado organizará, conservará y consultará dichos archivos, por lo cual es AGN ejecutará la
protección requerida, si llegare a existir documento de trascendencia histórica en manos de personas naturales o jurídicas deben
de inscribirlos en el AGN, en caso de no hacerlo deberán proporcionar copias a dicha entidad. Podrá el AGN declarar algunos
documentos como de “interés cultural”, pasará a formar parte del patrimonio documental colombiano, el Estado determinará
ciertos beneficios para los poseedores de dichos documentos, como premios anuales, asistencia técnica, divulgación y pasantías.
Existe una prohibición determinada sobre dichos documentos, estos es trasladarlos fuera del territorio si la autorización del AGN
y transferir a titulo oneroso o gratuito la posesión o tenencia de dichos documentos.
- Por archivo privado se comprenden los documentos pertenecientes a las personas naturales o jurídicas que se derivan de la
prestación de sus servicios, el Estado organizará, conservará y consultará dichos archivos, por lo cual es AGN ejecutará la
protección requerida, si llegare a existir documento de trascendencia histórica en manos de personas naturales o jurídicas deben
de inscribirlos en el AGN, en caso de no hacerlo deberán proporcionar copias a dicha entidad. Podrá el AGN declarar algunos
documentos como de “interés cultural”, pasará a formar parte del patrimonio documental colombiano, el Estado determinará
ciertos beneficios para los poseedores de dichos documentos, como premios anuales, asistencia técnica, divulgación y pasantías.
Existe una prohibición determinada sobre dichos documentos, estos es trasladarlos fuera del territorio si la autorización del AGN
y transferir a titulo oneroso o gratuito la posesión o tenencia de dichos documentos.
- TITULO IX. ARCHIVOS PRIVADOS
- TITULO III. CATEGORIZACION DE LOS
ARCHIVOS PUBLICOSTITULO III.
CATEGORIZACION DE LOS
ARCHIVOS PUBLICOS
- Clasificación de los archivos respecto a su jurisdicción
y competencia: Archivo General de la Nación;
Archivo General del Departamento; Archivo General
del Municipio; Archivo General del Distrito.
- Archivos territoriales: todos aquellos archivos que
determinen entidades de orden nacional, departamental,
distrital, metropolitano, municipal, local, indígena y aquella
creados por la Ley.
- Archivos de las organizaciones estatales:
Rama ejecutiva. Rama legislativa. Rama
Judicial. Órganos de Control. Organísmos
autónomos.
- Clasificación de los archivos respecto a su jurisdicción
y competencia: Archivo General de la Nación;
Archivo General del Departamento; Archivo General
del Municipio; Archivo General del Distrito.
- TITULO IV. ADMINISTRACION DE
ARCHIVOSTITULO IV.
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
- El Estado es propietario de la documentación pública y estará obligado en crear, organizar y preservar el control de archivos, será
responsable de la gestión de dichos documentos, así como la ejecución de contratos a personas naturales o jurídica en aras de
custodiar y garantizar de los espacios e instalaciones de almacenamiento. Las obligaciones principales de los funcionarios
pertenecientes a entidades públicas, serán velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los
documentos del archivo, estarán ceñidos a los principios de la ética profesional, igualmente al secreto profesional, mandamientos
constitucionales y legales determinados por el Estado.
- El Estado es propietario de la documentación pública y estará obligado en crear, organizar y preservar el control de archivos, será
responsable de la gestión de dichos documentos, así como la ejecución de contratos a personas naturales o jurídica en aras de
custodiar y garantizar de los espacios e instalaciones de almacenamiento. Las obligaciones principales de los funcionarios
pertenecientes a entidades públicas, serán velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los
documentos del archivo, estarán ceñidos a los principios de la ética profesional, igualmente al secreto profesional, mandamientos
constitucionales y legales determinados por el Estado.
- TITULO V GESTION DE
DOCUMENTOS
- Deben las entidades crear programas para gestionar los documentos, sin incurrir en el NO uso de las TICS, dichos documentos seguirán
gozando de validez y eficacia, estos procedimientos tendrán como finalidad facilitar la producción, recepción, distribución, consulta,
organización, recuperación y disposición. Deberá ser determinada la clasificación de los archivos (archivo de gestión, central e histórico),
así como las tablas de retención y su inventario.
- Deben las entidades crear programas para gestionar los documentos, sin incurrir en el NO uso de las TICS, dichos documentos seguirán
gozando de validez y eficacia, estos procedimientos tendrán como finalidad facilitar la producción, recepción, distribución, consulta,
organización, recuperación y disposición. Deberá ser determinada la clasificación de los archivos (archivo de gestión, central e histórico),
así como las tablas de retención y su inventario.
- TITULO VI. ACCESO Y CONSULTA
DE LOS DOCUMENTOS
- Los documentos de archivo público, podrán ser consultados por todas las personas, siempre que no posean un carácter reservado tal
como lo establece la constitución y la ley, una vez culminado los 30 años del establecimiento del documento, se levantará la reserva legal,
la autoridad que posea dicho documento estará obligada expedir copias variando de quien lo solicite.
- Los documentos de archivo público, podrán ser consultados por todas las personas, siempre que no posean un carácter reservado tal
como lo establece la constitución y la ley, una vez culminado los 30 años del establecimiento del documento, se levantará la reserva legal,
la autoridad que posea dicho documento estará obligada expedir copias variando de quien lo solicite.
- TITULO VII. SALIDA
DE DOCUMENTOS
- Podrán permitir las entidades estatales y sólo por motivos legales la salida temporal de los documentos de archivo, aquellos que posean la calidad de archivo
público histórico podrá salir de forma excepcional, para ello el jefe del archivo debe tomar las medidas pertinentes que garanticen plenamente el documento,
tal autorización deberá ser ejecutada solo por: Motivos Legales. Procesos Técnicos. Exposiciones Culturales.
- Podrán permitir las entidades estatales y sólo por motivos legales la salida temporal de los documentos de archivo, aquellos que posean la calidad de archivo
público histórico podrá salir de forma excepcional, para ello el jefe del archivo debe tomar las medidas pertinentes que garanticen plenamente el documento,
tal autorización deberá ser ejecutada solo por: Motivos Legales. Procesos Técnicos. Exposiciones Culturales.
- TITULO VIII. CONTROL Y
VIGILANCIA
- El Estado a través del Archivo General de la Nación, ejercerá control y vigilancia sobre los documentos, podrá de oficio o a petición de parte adelantar
visitas de inspección por parte de entidades estatales a los archivos en aras de verificar el cumplimiento de los dispuesto en la ley.
- El Estado a través del Archivo General de la Nación, ejercerá control y vigilancia sobre los documentos, podrá de oficio o a petición de parte adelantar
visitas de inspección por parte de entidades estatales a los archivos en aras de verificar el cumplimiento de los dispuesto en la ley.
- TITULO X.
DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION
- Podrá el AGN recibir donaciones, depósitos y legados de documentos históricos, al igual de la posibilidad de adquirir a través del contrato de
compraventa aquellos archivos que su poseedor tenga intención de vender, finalmente podrá declararse la expropiación administrativa tal
como lo establece el inciso 4 del artículo 58 de la Constitución Política de Colombia, siempre que se pueda determinar el interés público o social
de dicho documento.
- Podrá el AGN recibir donaciones, depósitos y legados de documentos históricos, al igual de la posibilidad de adquirir a través del contrato de
compraventa aquellos archivos que su poseedor tenga intención de vender, finalmente podrá declararse la expropiación administrativa tal
como lo establece el inciso 4 del artículo 58 de la Constitución Política de Colombia, siempre que se pueda determinar el interés público o social
de dicho documento.
- TITULO XI.
CONSERVACION DE
DOCUMENTOS
- Es obligación de la administración pública salvaguardar y propender por la implementación de sistemas que permitan la conservación de los
documentos, estos deberán elaborarse determinando a través de un soporte la durabilidad y calidad del mismo. Al igual que cabe resaltar la
prohibición de destrucción sobre los archivos de carácter histórico, aun cuando hayan sido reproducidos por cualquier medio.
- Es obligación de la administración pública salvaguardar y propender por la implementación de sistemas que permitan la conservación de los
documentos, estos deberán elaborarse determinando a través de un soporte la durabilidad y calidad del mismo. Al igual que cabe resaltar la
prohibición de destrucción sobre los archivos de carácter histórico, aun cuando hayan sido reproducidos por cualquier medio.
- TITULO XII. ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O
INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION.
- El Gobierno nacional bajo política pública, establecerá estímulos a las personas que por su cuidado y actuar propendan por la
salvaguarda, difusión e incremento del patrimonio documental del país, igualmente a los autores que contribuyan en la narración de
los hechos del país.
- El Gobierno nacional bajo política pública, establecerá estímulos a las personas que por su cuidado y actuar propendan por la
salvaguarda, difusión e incremento del patrimonio documental del país, igualmente a los autores que contribuyan en la narración de
los hechos del país.
- TITULO XII. DISPOSICIONES FINALES
- La Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al AGN para
el cumplimiento de lo establecido en la normatividad estudiada.
- La Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al AGN para
el cumplimiento de lo establecido en la normatividad estudiada.
- REALIZADO POR: BRAYAN CALDERÓN MÉNDEZ -
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