ABAC: Conteo Ciclico de Inventarios. Sistema Vs. Conteo Físico

Curso: Auditoria I Instructor: José Anthony Figueredo Hidalgo Organización: Empresas de Venezuela C.A. Caso: Conteo Cíclico de Inventarios. Diferencias en Sistema Vs. Conteo Físico. Con el fin de registrar y controlar los inventarios, las empresas adoptan los sistemas pertinentes para valuar sus existencias de mercancía, en realidad nos estamos refiriendo a un índice que mide la exactitud de los registros de inventarios. En algunos casos es distinta la cantidad de existencia que señalan los registros y la existencia que se encuentra en el almacén (Conteo físico). He aquí el punto de partida de nuestro caso. En alguna Unidad Económica de Venezuela, una de sus políticas empresariales es que su inventario físico, coincida con el llevado en sus registros electrónicos, esta unidad económica maneja más de 5 almacenes, cada uno con productos de distintas categorías. El más importante quizás, es el llamado Almacén de Insumos y Materias Primas y el de Productos Terminados; cada uno con un custodio o responsable, y un personal a su cargo de aproximadamente 15 trabajadores. El día del conteo físico sorpresivo (proceso llevado a cabo por la Unidad de Auditoria de la organización) de los almacenes antes mencionados, se nota la ausencia de 5 trabajadores en el Almacén de Insumos y del custodio del Almacén de Productos Terminados. El equipo de auditoría comienza a realizar el conteo físico de ciertos productos, en compañía de algunos trabajadores para que le sirvan de ayuda y den una que otra explicación. Al finalizar el conteo de los Insumos y Materias Primas seleccionadas ninguna cuadro con lo que tenía el sistema, todas con un faltante. Uno de los trabajadores del almacén, al ver las diferencias comenta que uno de los trabajadores se “adueña de ciertos insumos”, a demás, que una de la materias primas faltantes no se han dado de baja del sistema porque se encuentran en un proceso de cuarentena para un “re-análisis”. Por su parte en el segundo almacén, se ha detectado que un (1) lote de un producto terminado esta mojado y no sirve para la comercialización, adicionalmente se detecta un faltante de 5 unidades en un lote. La empresa tiene como política hacer donativos de algunos productos. Descripción del Proceso: 1. Estudiar cada uno de los problemas presentados en el caso, describiendo las repercusiones legales de cada uno de sus participantes. 2. Analizar las distintas perspectivas del caso, señalando las principales variables que describen las múltiples situaciones presentadas. 3. Detectar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas para la Unidad de Auditoria. 4. Determinar el procedimiento correcto que debería realizar la Unidad de Auditoria. 5. Haga recomendaciones y de una breve explicación de cómo manejaría usted la situación. Aprendizaje que se promueve con la actividad: Capacidad de análisis, trabajo en equipo, seguridad e independencia de criterio (escepticismo y la crítica), capacidad para resolver e identificar problemas, facultad para la toma de decisiones.