Organizador Semanal

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Algunos apuntes y reflexiones respecto a mi propia forma de organizar y utilizar el tiempo. Esta manera de hacer las cosas busca directora mi conducta en función de mis objetivos planteados, con la idea de entrenar mis capacidades y así mejorar mi capacidad productiva e intelectual.
Mauricio González Vicencio
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Mauricio González Vicencio
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Semana I:Algunas preguntas guías para revisar la semana pasada :1. ¿Qué has hecho para cumplir tus obligaciones y objetivos?He procurado llevar el registro de mis actividades, utilizando como herramienta transversal el calendario de mi macbook. Esta actividad me ha permitido revisar globalmente mi desempeño y notar cuáles han sido mis falencias y aciertos.He podido además entender que existen en mí, tendencias comportamentales que me orientan hacia la procrastinación y la no eficiencia.He tomado apuntes de mis actividades, emociones y problemáticas concretas ligadas a mi vida cotidiana en mi bitácora personal, y propositivamente he planteado actividades de mejora para cada una de ellas. 2. ¿Cómo lo has hecho específicamente?He intentado ser perseverante con mis planes y mis ideas; he podido notar la importancia de mi capacidad de pensar y hacer, más allá de lo que pensaba y de lo que creía de mí en relación con los otros y su forma de hacer las cosas.Al reflexionar sobre mis modos y costumbres respecto al trabajo, a la concentración y a la creatividad he podido notar importantes habilidades y competencias que antes nunca note en mí mismo. De esta forma, he conocido aspectos de mi persona que antes estaban atrofiadas en mi inseguridad de hacer las cosas; ahora más que nunca, tengo la noción de que si me esfuerzo y genero un trabajo constante puedo realmente producir importantes aportes a mi carrera profesional, tanto como a la disciplina en donde me desenvuelvo.

3. ¿Qué dificultades encontraste?Una de las dificultades fundamentales del proceso de darme cuenta de mis características menos eficientes, tiene que ver con la dificultad que presento a la hora de continuar esfuerzos previamente dirigidos. Esto quiere decir que he notado ciertos problemas respecto a mi incapacidad de ser perseverante en mis actividades, planes, proyectos y tareas determinados.Otra de las dificultades tiene que ver con las actividades espontáneas que surgen en la interacción social, las cuales dificultan también la consecución de mis objetivos, debido a que, por esas actividades surgidas, el tiempo disponible para actividades y tareas importantes se mal utiliza y mal aprovecha.Las distracciones relacionadas con amigos, la incapacidad de decir NO a las actividades placenteras; salidas no planificadas y tiempo de procrastinación enlentecen el proceso de realización de la planificación diaria, entorpeciendo además el cumplimiento de los plazos establecidos.4. ¿Qué has dejado de hacer?Con el pasar de las semanas y las nuevas rutinas ligadas a las tareas de planificación diaria de actividades han permitido que identifique de mejor manera las tareas realmente importantes de realizar, considerando la urgencia e importancia de las mismas y su impacto en el proceso global, lo cual ha facilitado mi capacidad de discriminación de tareas superfluas para el momento y actividades distractoras que en el pasado fueron motivo de inatención e irresponsabilidad. He dejado de elegir las tareas más placenteras por rutinas y momentos más productivos del día en donde intento forzar mi concentración y atención en lo verdaderamente importante.He dejado además de elegir trabajar en momentos de descanso y viceversa; y aunque es un proceso de desarrollo en el tiempo he notado la importancia de este cambio en mi forma de cumplir con mis planes. He dejado de procrastinar en la misma frecuencia acostumbrada; he dejado de distraerme en redes sociales y textos que no tienen premura. He dejado de relativizar los minutos y autoengañarme con mis capacidades en función del tiempo para cumplimentarlas. He dejado de huir y odiar el trabajo que debo realizar y que quiero realizar hasta que ya no pueda trabajar.

5. ¿Qué has aprendido?He aprendido a discriminar tareas, a otorgar la atención necesaria a eventos y tareas que antes jamás consideré importantes. He aprendido sobre mí y sobre mi propia capacidad de ser productivo; he aprendido a utilizar herramientas para poder enfocar mis pensamientos y acciones; he sido perseverante en la revisión heurística de mis propias procesos, he aprendido a preguntarme por lo que no quiero ver, y a dar respuestas que me movilicen a otros espacios más adecuados a mis planes. He aprendido a utilizar mejor mi tiempo y a otorgarle valor. He aprendido que una actividad más otra y otra, forman un gran esfuerzo en función de una situación o un futuro deseado. He aprendido también la importancia de disfrutar los minutos de trabajo y los momentos de ocio también, entiendo a los mismos como ambas partes de un todo integrado y complejo en búsqueda de resultados que motiven aún más mi accionar.6. ¿Qué te ha gustado más?Lo que más me ha gustado del proceso es comprobar empíricamente mis habilidades y competencias, mi capacidad de decisión y acción en función de lo que considero útil, justo y adecuado según mi propia matriz comportamental y cosmovisión. Me ha gustado continuar esfuerzos previos y dirigir con voluntad y motivación mis propias actividades. Me ha gustado mucho ser más flexible con mis fallas y mis miedos. Me ha gustado además sentir más gusto por el estudio y por el tiempo de trabajo de calidad y con estructura adecuada.

7. ¿Qué es lo que menos te ha gustado?Lo que menos me ha gustado es mi propia forma de colapsar luego de cierto tiempo de comenzar una tarea, actividad o proyecto. Mi tendencia a renunciar o a restar energía a mis obligaciones luego de cierto tiempo de avanzado dicho proceso me molesta, me incomoda y me hacer sentir menos comprometido con las cosas, me produce temor de no poder lograr lo que me propongo, aunque inmediatamente me muevo hacia algo mejor, pudiendo ser esto, una medida de acción para el logro de lo que previamente abandoné; una actitud propositiva respecto de replantear y calendarizar mis actividades o una reflexión sobre mi comportamiento en cuestión. 8. ¿Qué crees que se podría mejorar, o cambiar?Por el momento siento que he realizado mi deber en los tiempos que relativamente se manejan para dicho propósito. He podido notar mi inatención respecto de los tiempos límite de entrega de trabajos, de cumplir con alguna tarea o cumplir a cabalidad con un compromiso previamente adquirido.Algo que quiero cambiar es mi noción de cumplir con los acuerdos que sostengo, de valorar el tiempo de entrega y de entregar un producto de calidad, sea cual sea la actividad que me corresponda.

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Algunas preguntas guías:1. ¿Qué tipo de ayuda necesita?Necesito ayuda de expertos o profesional con mayor experiencia que la mía, para poder resolver problemas técnicos y consultas que se podrían responder de acuerdo a experiencias previas de profesores, colegas y autores en general.Necesito la colaboración y apoyo de mis amigos, quienes pueden ayudarme a utilizar mejor mi tiempo libre y evitar las distracciones del ocio no planificado y de cantidad elevada versus baja calidad.2. ¿Para qué problema específicamente?El problema es la mala utilización del tiempo de tareas en actividades de Ocio que no están planificadas. Este tiempo de ocio impide que pueda cumplir con mi plan de ejercicios además de la sistematización de los textos para el proyecto de tesis y de la construcción de una matriz comportamental que guía mi quehacer profesional.

3. ¿Qué obligaciones están pendientes de cumplir?Debo cumplir con las actividades relativas a la reformulación del marco teórico del proyecto de tesis, en donde se incluirán las nuevas ideas ligadas al problema y se definen las preguntas de investigación y redefinición del diseño de la investigación. Leer texto recomendado por profesor guía.Se deben coordinar las visitas al médico por el tema del oído, examen general de salud.Realizar mantención técnica a mi bicicleta.Edificar programa de estudios para la elaboración y definición de una matriz comportamental profesional. Elaborar carta gantt y definir fecha plazo.4. ¿Qué es lo que está haciendo para llevarlas a cabo?Estoy revisando mis actividades, coordinando los tiempos, revisando posibles distracciones y avanzando paulatinamente en pequeñas actividades que pueden ser adheridas al cuerpo completo de actividades, es decir, he avanzado poco a poco en la elaboración de gran parte de mis tareas pendientes.Esta semana, las actividades deberán ser planificadas para darle cumplimiento según el tiempo estipulado para el proceso.

5. ¿Qué planes tiene para la próxima semana?Realizar visitas médicas, trámite de renovación de cédula de identidad. Estudios ligados al nuevo campo de acción en donde prontamente me desempeñaré.6. ¿Qué es lo que debes hacer mañana?Continuar estudios por asuntos de tesis, sistematizar información relevante; realizar ejercicios pendientes y avanzar en textos relativos a matriz comportamental.Revisar y continuar confección de apuntes en calendario de actividades. Idear planes de acciones sociales para aumentar momentos sociales de ocio con tiempo involucrado de calidad.Aprovechar el tiempo libre para avanzar en lo que me gusta hacer (a saber, leer, aprender, informarme, dibujar, correr, tomar fotos, observar fotos, etc).

7. ¿Qué es lo que vas a hacer para estar a punto mañana?Preparar todo lo necesario para el cumplimiento de las actividades planteadas por calendario. Adoptar una actitud productiva y automotivada para la realización exitosa de mis deberes.Ajustar aspectos de tiempo y prever posibles distractores y interrupciones no previstas.8. ¿Cuál es tu estado de ánimo?Me encuentro de muy buen ánimo, confiado y relajado por el momento. Tengo toda la intención de cumplir con mis propios plantes y así mejorar. Poseo, al momento una importante motivación por hacer lo que me corresponde.

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Semana II. Cuando eliges la agenda y la libreta, revisa los siguientes puntos:1. ¿Dónde los guardarás?En mi bolso de trabajo, en donde pueda tomar todos los apuntes necesario cuando sea preciso. Si ante alguna eventualidad no me encuentro cerca de mi agenda, anotaré cada nueva idea o tarea en mi celular para luego reescribirla en la primera, con el objetivo de alojar en un sólo lugar todos los sucesos importantes ligados a mis actividades profesionales.2. ¿Cómo conseguirás acordarte cada día de utilizarlas?Cada día ha de comenzar con la estructuración y planificación de las actividades diarias. Al revisar además los días previos, se puede conocer el real estado del proceso de tareas de la fecha en cuestión.Es fundamental que a diario se reflexione respecto a la forma de utilizar la agenda y a la forma correcta o no en la cual se están realizando ciertas tareas. Es decir, la forma de utilizar la agenda tiene que ver con el proceso mismo de desarrollo de mis actividades profesionales que a su vez implican la capacidad y habilidad de utilizar herramientas para optimizar el tiempo y el talento.3. ¿Cómo te acordarás cada día de revisar la lista de tareas? (se ha visto que elegir un determinado momento del día es la mejor opción, por ejemplo, después de dar de comer al perro, después de lavarte los dientes, mientras desayunas, etc.).Toda vez que encienda el computador revisaré las tareas previas para conocer el avance de las mismas y las tareas que figuran pendientes de realizar. Cada vez que colapse respecto de mis obligaciones he de volver a las mismas guiándome por lo apuntado con antelación. Para poder lograr la concreción de las obligaciones definidas, será necesario estar constantemente reformando las estrategias de estudio y de planificación y organización del tiempo de trabajo.

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Semana III: Los desafíos de una agenda Las funciones ejecutivas, (procesos mentales que dirigen las acciones dirigidas a metas), detestan recordar obligaciones, y más vivir en preocupación por ello.Tener una agenda implica tener solo una preocupación, abrirla todos los días, leer lo que pone y actuar de acuerdo a ello. Poderoso, sencillo y económico. Escribe todo en ella. No te traicionará. Una vez que la abras recordarás lo que has elegido anotar.

el uso de una agenda es algo que hay que entrenar:• te olvidas de usarla• no te apetece usarla• a veces entre pensar algo y anotarlo, ya se ha olvidado.• anotas cosas que luego no haces.• escribes en ellas con letra tan rápida, “para no perder la idea”, que luego al leer no entiendes.• escribes más cosas por hacer, que las que de manera realista se pueden hacer.

Preverás las citas y obligaciones que se producen semanalmente y así se podrás atenderlas automáticamente. Esto deja libre el resto del tiempo del que dispones y te permite emplearlo en la actividad que se desees.

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Algunas reglas del uso de una agenda y la libreta: Selecciona una agenda y una libreta como únicos instrumentos de planificación. Puede ser una agenda tradicional o una agenda del móvil; elige lo que para ti es más cómodo. La ventaja de una agenda en el móvil es que puedes usar recordatorios y alarmas. Identifica un lugar único y accesible para guardar tu agenda y libreta. Introduce la información básica en la agenda. Lleva la agenda a diario contigo en todo momento. Revisa tu agenda diario con regularidad. Usa la agenda como un calendario para todo. Usa una libreta como un "depósito de ideas” Construye una lista diaria de "cosas para hacer" en tu libreta y refiérete a ella frecuentemente. Coloca en orden de prioridad tu lista de "cosas para hacer" en la agenda y actúa. Realiza una sesión diaria de planificación.

Es muy importante que desarrolles el hábito de la organización semanal. Que revises el estado de tus contratos de acción que planificaste para la semana pasada y que planifiques la semana próxima.Tómate un tiempo para revisar la semana pasada y organizar la semana que viene.

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Semana IV: PRIORIZACIÓNPara poder priorizar es imprescindible tener claro la meta final. En nuestros talleres trabajamos en las primeras sesiones con objetivos. Te invitamos a evaluar las áreas de tu vida y pensar en tus valores. Te pedimos que pensaras en metas y objetivos en línea con tus valores. Si lo has hecho, asegúrate de tenerlos anotados en un lugar visible para recordarte cada día a dónde vas.Imagínate asistiendo a tu propio funeral, dentro de tres años. Hay cuatro personas que hablaran sobre ti: Una de tu familia cercana, Una de tus amigos, Una de tu trabajo o profesión, Una de tu organización comunitaria; iglesia, club deportivo etc. ¿Qué desearías que dijeran sobre tu carácter, sobre tus aportes, sobre tus logros?

La mejor manera que se conoce para conseguirlo es puntuar cada tarea.Se ha observado que las personas tienden a hacer primero las tareas más fáciles pero no necesariamente los más importantes. Esto puede acarrear problemas. Al hacer esto, puedes tener la sensación de que completas las tareas, pero ello no te permite progresar en tus objetivos importantes.

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Clasificación de las tareasUtiliza las puntuaciones “U”, “I” y “N”. Se ha observado que esto funciona mejor haciendo primero una lista de todas las tareas y asignando después una puntuación a cada una de ellas.Tareas “U”, Urgentes: estas son las tareas de mayor premura. Esto significa que las deberás completar a corto plazo.Ejemplos: Vencimiento de pagos Crisis Fecha límite de la entrega de un informe o pedido Fin de plazo para hacer trámite o solicitud relevante Tareas “I”, Importantes: estas tareas son de menor urgencia, pero muy relevantes para nuestra calidad de vida.Ejemplos: Ejercicio Tareas domésticas Construir relaciones Planificación Reconocer oportunidades Pasar tiempo de calidad con la familia o amigos Espacios de ocio y reflexión Escribir y revisar la agenda En general las cosas Importantes son las que están alineadas con nuestros valores, es decir lo que consideramos significativo o importante.Tareas “N”, Ni urgentes Ni importantes; Las tareas de menor importancia aunque muchas veces pueden ser más atractivas y fáciles, pero no son tan importantes como las tareas con puntuaciones más elevadas.Ejemplos: Actividades agradables Llamadas o interrupciones mientras realizo una tarea urgente y/o importante. Navegar en exceso por Internet Leer e-mails chatarra o spam. Programas de televisión intrascendentes. Ir al centro comercial porque termina el período de rebajas (aunque no necesitemos nada). Reuniones con gente que no interesan ni aportan

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En esta sesión, deberás generar una lista de tareas y comentar las puntuaciones para cada una. ¡Ten cuidado de no puntuar demasiadas tareas como Urgentes!La revisión semanal: Es muy importante que desarrolles el hábito de la organización semanal. Que revises el estado de tus contratos de acción que planificaste para la semana pasada y que planifiques la semana próxima.Tómate un tiempo para revisar la semana pasada y organizar la semana que viene.

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Semana V: cómo usar la técnica de la priorizaciónAdemás de hacer cada día una lista de tareas o cosas-a-hacer, a partir de ahora deberás asignar una puntuación de “U”, “I” o “N” a cada una de las tareas. ¡Deberías hacer todas las tareas “U” antes de empezar a hacer alguna de las “I”!Esto puede resultar duro, pero ¡es muy importante! Te ayudará a asegurarte de que has completado las tareas que son más urgentes para ti, para luego concentrarte en las que son importantes.Reflexionar acerca de nosotros mismos y de nuestro trabajo es una de las reglas de oro para saber organizar el tiempo.

Mucha actividad no es necesariamente sinónimo de Resultados.Es frecuente que sumergidos en el agobio total nos preocupemos más de lo urgente que de lo importante. La clave está en la perspectiva. La visión del problema cambia considerablemente si lo observamos desde una cierta distancia, que si estamos inmersos en él.Conviene ayudarse fijando estrategias y objetivos a largo plazo que marquen el camino del que no conviene desviarse. Por último: Utiliza esta técnica cada día. Haz una nueva lista cuando la antigua resulte demasiado desordenada o confusa como para leerla con facilidad.

Planificar la próxima semana:Empieza programando las citas y obligaciones que se producen semanalmente, los “cargos fijos”. Esto deja libre el resto del tiempo. Fija tus obligaciones, tareas y metas para la semana, escríbelos en la agenda.Convierte esas metas en un plan de acción específico.

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