Escrituração dos Fatos Administrativos - Contabilidade Geral

Estruturação dos Fatos Administrativos

Conforme Indicibus (2010), os fatos administrativos são eventos econômicos registrados na contabilidade que refletem mudanças na situação financeira de uma entidade. Eles desempenham um papel fundamental na gestão e na tomada de decisões, fornecendo informações valiosas para os líderes empresariais entenderem e controlarem as operações financeiras de uma organização. Aqui estão alguns pontos importantes sobre fatos administrativos na contabilidade: Natureza dos fatos administrativos: Os fatos administrativos podem ser de natureza diversa e incluem transações financeira,  eventos econômicos e operações comerciais que afetam os recursos e as obrigações de uma entidade. Registro contábil: Os fatos administrativos são registrados por meio de lançamentos contábeis, que envolvem o débito e o crédito das contas relevantes no sistema contábil. Esses lançamentos garantem que as mudanças na situação financeira da entidade sejam registradas adequadamente.  

Exemplos de fatos administrativos: Compra de mercadorias a crédito: Isso aumenta o ativo (estoque) e as obrigações (contas a pagar). Recebimento de receitas de vendas: Isso aumenta o ativo (caixa ou contas a receber) e o patrimônio líquido (lucros acumulados). Pagamento de salários aos funcionários: Isso reduz o ativo (caixa) e aumenta as despesas (salários a pagar). Fornecedores: Representa a obrigação contraída pela compra de mercadorias. Como a compra foi feita a prazo, esta conta indica que a empresa tem a obrigação de pagar (dentro do prazo estipulados) o valor da Nota Fiscal. Tomada de decisões: Os fatos administrativos registrados na contabilidade fornecem informações importantes para a administração da empresa. Eles permitem que os gestores avaliem o desempenho financeiro, planejem o futuro, determinem a rentabilidade e identifiquem áreas que requerem ajustes ou melhorias. Relatórios financeiros: Os fatos administrativos são essenciais para a preparação de demonstrações financeiras, como o balanço patrimonial, a demonstração de resultados e o fluxo de caixa. Esses relatórios são cruciais para a comunicação da situação financeira da empresa a acionistas, credores e outras partes interessadas. Como escriturar um fato administrativo? Conforme a legislação vigente, o projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) tem orientado os procedimentos de registro contábil, tornando o computador e o software apropriado e ferramentas fundamentais na contabilidade. Todos os registros contábeis e fiscais devem ser digitalizados de acordo com as diretrizes estabelecidas. Um exemplo ilustrativo desses registros é a necessidade de informações essenciais para efetuar o lançamento de uma Nota Fiscal de compra de mercadoria de um fornecedor, incluindo:

1. Data de entrada da mercadoria. 2. Data de escrituração. 3. Número da nota fiscal, sua série e a chave de acesso, utilizados para garantir a integridade documental (NF-e), juntamente com outros dados relevantes. 4. Valor contábil da operação. 5. Base de cálculo para os impostos. 6. Valores dos impostos incidentes sobra a nota fiscal. 7. Dados cadastrais completos do fornecedor, como CNPJ, razão social, endereço, inscrição estadual, entre outros. 8. Código destinado à integração da conta contábil que será utilizada para os registros relacionados à nota fiscal, por exemplo: código 1 - ESTOQUES, código 2 - FORNECEDORES. 9. Utilização de um padrão para determinar se determinadas contas devem ser debitadas ou creditadas.

Esses procedimentos visam garantir a conformidade com as regulamentações fiscais e contávies em vigor, bem como manter registros precisos e rastreáveis das transações comerciais, tornando o uso de tecnologia e sistemas adequados uma parte integral do processo contábil moderno. Dispomos de um espaço designado para "observaações", que permite que a empresa forneça detalhes relevantes que possam não ter sido abordados no corpo do documento. Isso inclui informações como leis de isenção de impostos, regulamentações fiscais que afetam o documento e detalhes adicionais das faturas, caso não tenham sido inseridos no campo específico, como, por exemplo: Detalhes da fatura outras informações importantes.

Documentos para Escrituração Todos os acontecimentos comerciais de uma empresa, independentemente de sua natureza, devem ser submetidos à escrituração contábil. Quando a empresa adquire mercadorias, isso é acompanhado de um documento chamado Nota Fiscal. No caso de aluguel de imóveis para fins comerciais, a empresa firma um contrato de locação, que resulta na emissão de recibos de pagamento, os quais são devidamente registrados e controlados. Quando a empresa realiza investimentos e recebe títulos que comprovam esses investimentos, esses títulos também precisam ser devidamente registrados em sua contabilidade. Independente de a situação envolver ou não eventos financeiros específicos, se houver documentos que comprovem a ocorrência, é fundamental que sejam devidamente escriturados para proteger os direitos da empresa. Nenhuma transação que tenha impacto no patrimônio da empresa deve ser negligenciada no processo de escrituração. Todos os eventos e fatos administrativos precisam ser devidamente registrados para evitar omissões de informações comerciais. A omissão pode resultar em multas e implicações legais para os gestores do negócio.

Regras de escrituração A escrituração é uma técnica contábil que envolve o registro de todas as informações contábeis que ocorrem na empresa e afetam sua situação patrimonial, seja quantitativa ou quantitativamente. Conforme estipulado pelo artigo 1.179 do Código Civil Brasileiro (Lei n. 10 406/2002)., todas as empresas, independentemente de sua classificação, como empresariais, antigas empresas individuais, sociedades de responsabilidade limitada ou anônimas, são abrigadas a adotar um sistema de contabilidade baseado na contabilidade unificada. Esse sistemas requer o controle de todos os movimentos contábeis por meio de documentos válidos e confiáveis (RIBEIRO, 2013). Os lançamentos contábeis são efetuados utilizando o método das partidas dobradas, o qual exige que para cada débito lançado, haja um crédito de igual valor. O diário é o instrumento utilizado para processar e registrar os eventos contábeis, frequentemente referidos por alguns autores como eventos gerenciais, e esses eventos são respaldados por documentos que comprovam sua legalidade, como faturas ou contratos (RIBEIRO, 2013). A escrituração contábil realizada nas entidades deve estar em conformidade com a legislação, conforme estabelecido pela Lei n° 4.320/64 (BRASIL, 1964) e os regulamentos da Lei Complementar n° 101/00 (BRASIL, 2000). É fundamental que exista um documento para cada registro efetuado, a fim de comprovar sua veracidade. Os documentos podem ser categorizados em duas classes: documentos de caixa e documentos não relacionados a caixa. Os documentos de caixa confirmam os recebimentos e pagamentos realizados em moeda financeira, seguindo operações financeiras normais. Por outro lado, a segunda categoria de documentos compreende aqueles que não envolvem fluxo de numerário, e nesse caso, são incluídos documentos que justificam entradas que não têm relação com fluxos de caixa. O fato administrativo é que cria a obrigatoriedade do lançamento contábil por meio de sistemas. Você pode visualizar essa relação na Figura 1:

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Técnicas contábeis A Contabilidade emprega diversas técnicas essenciais para registrar e analisar informações financeiras. As técnicas mais significativas incluem: 1. Escrituração: Esta técnica envolve o registro meticuloso de todos os eventos administrativos e atos relevantes do dia a dia das empresas no respectivos livros contábeis, como Diário, Razão, Caixa e Contas Correntes. 2. Demonstrações Contábeis: São relatórios técnicos, geralmente apresentados em formato tabular, que resumem informações retiradas das contas da empresa. As demonstrações mais reconhecidas são o Balanço Patrimonial e a Demonstração do Resultado do Exercício. 3. Auditoria: Consiste na confirmação da precisão das informações presentes nas demonstrações financeiras anuais por meio de uma análise minuciosa dos registros contábeis e dos documentos resultantes. 4. Análise de Balanços: Envolve o estudo e a interpretação das informações contidas nas demonstrações financeiras para transformar esses dados em informações valiosas para diversos usuários da contabilidade.

5. Consolidação de Balanços: O processo de consolidar as contas anuais abrange a combinação das contas anuais da empresa principal e suas filiais, com o abjetivo de apresentar a situação financeira e econômica de todo o grupo como se fosse uma única entidade (RIBEIRO, 2013). A contabilidade concentra-se especialmente no estudo da evolução do capital social da entidade, o que demonstra como as decisões da administração e as ações dos colaboradores impactam várias contas do balanço e, por conseguinte, alteram o capital social total da organização. Essas técnicas são cruciais para a compreensão e o acompanhamento do desempenho financeiro e econômico de uma empresa. Para avaliar o patrimônio e acompanhar sua evolução ao longo do tempo, a contabilidade precisa separar e processar eventos que causem modificações nele. Esse é um procedimento regular em que a conclusão de cada fase é um requisito para a próxima. Conforme Ludicibus (2010), esse procedimento compreende cinco fases: captura, registro, coleta, resumo e interpretação. Abaixo, detalhamos o que cada uma dessas etapas envolve, destacando a necessidade de seguir esta sequência: 1. Captação: Nesta fase, identificamos, selecionamos e classificamos os eventos que impactam o patrimônio. Uma vez que os eventos relevantes foram selecionados, eles precisam ser categorizados para isolar os efeitos que exercem sobre o patrimônio. 2. Registro: Esta etapa envolve o registro formal dos eventos no sistema contábil, permitido que sejam documentos e utilizados para mensurar as alterações no patrimônio. 3. Agrupamento: O agrupamento diz respeito à organização lógica dos registros, tornando possível a medição de sua interação ao longo do tempo. O simples registro não é suficiente: é essencial criar uma estrutura sensata para organizar esses registros, permitido a mensuração dos efeitos e mudanças no patrimônio à medida que novos eventos surgem.

4. Resumos: Normalmente, esses são relatórios financeiros padronizados que são preparados conforme as necessidades dos usuários. Eles facilitam a compreensão do patrimônio e suas variações, uma vez que, quando a acumulação de registros é vista em todos os seus detalhes, pode ser difícil para o examinador visualizar o que realmente é relevante. 5. Interpretação: Esta etapa envolve a análise dos efeitos dos eventos que alteram o patrimônio na situação econômico-financeira da entidade sob investigação. É a combinação de todas as medições dos eventos coletados, registrados, comparados e resumidas. Neste estágio, as várias mudanças na equação patrimonial são compreendidas, tanto pelas gravações quanto pelos valores. Seguir essa sequência é essencial para garantir a qualidade e a utilidade das informações contábeis ao longo do processo de registro e análise.