CIRCULAR EXTERNA 003 DE 2015 -AGN

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• DIRECTRICES PARA ELABORACION TRD

1. 3. ESTRUCTURA DE LAS TRD

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   • SE CONFORMAN SIGUIENDO LA ESTRUCTURA ORGANICA FUNCIONAL DE LA ENTIDAD
2. 2. DEFINICION DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES

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   • LA ENTIDAD PUEDE AGREGAR  EL SU TRD UNA DEFINICIÓN DE LAS SERIES Y SUBSERIES
   1. TIPO DE ACTIVIDAD O FUNCIÓN PRODUCTORA
   2. DESCRIPCIÓN DETALLE DE LAS FUNCIONES
3. 1. IDENTIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES TRD

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   • LAS SERIES Y SUBSERIES CONFORMAN LA TRD
   1. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA ENTIDAD
      1. LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS

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         • . -ASIGNACIÓN DEL NOMBRE DE LA SERIE Y SUBSERIE.- PREVIO ANALISIS DE LA FUNCION PRODUCTORA Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO SE ESTABLECE UNA DENOMINACIÓN QUE CORRESPONDA CON LA FUNCIÓN O PROCESO.
   2. FUNCIONES DE LA DEPENDENCIA
4. 4.REPORTES DE LA TRD AL REGISTRO UNICO DE SERIES DOCUMENTALES

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   •  EL REPORTE DE LAS TRD EN EL RUSD SE REALIZA  traves de tramites electronicos agn
5. 5. CRITERIOS DE VALORACIÓN
   1. ENTIDADES PUBLICAS CUMPLEN FUNCIONES PUBLICAS
      1. DOCUMENTOS DE CONSERVACIÓN PERMANENTE

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         • 1. ACTAS DE COMITE DECISORIO Y CONSULTIVO 2. ACTOS ADMINISTRATIVOS DE CARACTER DISPOSITIVO (DECRETOS, ACUEDOS Y RESOLUCIONES DCTOS QUE DESCRIBAN PLANES, PROGRAMAS,, ESTUDIOS TECNICOS, CONTRATOS. Y OTROS
   2. ENTIDADES PRIVADAS CUMPLEN FUNCIONES PUBLICAS

      Annotations:

      • LAS ENTIDADES PUBLICAS Y PRIVADAS DEBEN CONSERVAR PEMANENTEMENTE EN SU FORMATO ORIGINAL LAS SERIES DOCUMNETALES DE CARACTER MISIONAL (CORRESPONDIENTE A LA RAZÓN DE SER DE LA ENTIDAD
6. 6. TIEMPO DE VALORACIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL

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   • LOS TIEMPOS DE RETENCION SE ASIGNARAN EN AÑOS, PARA LAS SERIES TEMPORALES
7. 7. APROBACIÓN Y FIRMA DE LA TRD