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Mind Map by Angelica Campos, updated more than 1 year ago
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1. LOS DOCUMENTOS
- Un documento es un soporte material que contiene información y que tiene como fin transmitir conocimientos o ideas
- Tipos de
Documentos
- Se clasifican en Biblioteca:
- Libros: su
contenido puede
ser muy variado
- Publicaciones periódicos:
cualquier publicación que
aparece por entregas
sucesivas
- Documentos de congresos:
acostumbra a presentarse
con la denominación de actas
- Tesis: documento que recoge el
resultado de un trabajo
- Bibliografías: son referencias de
documentos con el fin de darlos
a conocer
- Catálogos: son colecciones de
registro bibliográficos de
diferentes documentos
- Repertorios: colección o
recopilación de obras
- Bases de datos: conjuntos de datos
homogéneos, ordenados de una forma
determinada
- Según se Actividad
Económica:
- Personales: *Cartas,
*Discursos, *Ensayos, *Diario
- Comerciales: se dividen en: Parte
Administrativa , que son los
acuerdos, hojas de vida, informes,
leyes. También son de Parte
Contable, que contiene lo
siguiente: facturas, recibos,
blances
- Judiciales :
sentencias Judiciales
cono-, juicios,
demandas, causas
- Religiosas: escritos papales, bula,
actas
- Militares: minuta, autos
- Requisitos de la Documentación:
- Asunto: resumen que debe caracterizar el
contenido de la comunicación
- Fecha de origen: fecha en la
comunicación fue emitida
- Número de origen: código y número de
registro de origen
- Emisor: corresponde al nombre
de la persona que firma el
documento
- Institución: es el nombre o la
razón social del emisor
- Grado de reserva: ordinaria o
reservada
- Prioridad o tipo: normal,
urgente, tutela o derecho
de petición
- Medio de recepción:
intermediario o portador de la
correspondencia, mensaje de
datos, correo, fax
- Destinatario: nombre de la
persona al que va dirigida la
comunicación oficial
- Responsable: nombre de la
persona que se hace responsable
- resumen del texto: resumen objeto y
sintético del contenido de asunto o
descripción
- Insertar documento: comunicación
oficial recibida por correo electronico
- Unidad De Correspondencia
- gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios
de recepción y distribución de las comunicaciones , de tal
manera que estos procedimientos contribuyan al desarrollo
de gestión documental
- Se clasifican en:
- Misión: hacer de los archivos semiactivos e
inactivos una fuente de información donde se
refleje el buen desarrollo de la unidad
- Objetivos: recibir, enviar y
controlar oportunamente el
trámite de las comunicaciones
de carácter empresarial,
mediante de servicios de
mensajería
- Funciones: se desarrollan los
siguientes procesos de Programa
de Gestión Documental;
recepción, dstribución trámite,
conservación, consulta de
documentos
- Servicio Que Presta: dar
información adecuada y
oportuna, conservar la
información,
digitalizar,cambio de
soporte
- El Archivo
- Las empresas publicas o privadas realizan
transacciones diversas, las cuales originan
registros en forma de cotizaciones, facturas,
pedidos y solicitudes diversas. Muchos de
estos documentos requieren ser conservados
en forma ordenada de tal modo que que
cuando haya necesidad de referirse a ellos
por cualquier circunstancia puedan ser
localizados con facilidad. El archivo en la
empresa es uno de los instrumentos más
importantes, ya que en él se recopilan en
forma organizada los registros, documentos
de interés para la empresa
- Funciones de los Archivos:
- *Reunir ordenadamente
todos los documentos que
circulan en la empresa,
*Asegurar la perfecta
conservación de los
documentos, *Asegura la
máxima rapidez en la
localización y envió de los
documentos.
- Documentos públicos:
el documento o
instrumento público es
aquel documento
expedido o autorizado
por funcionarios
público o fedatario
público competente y
que da fe de su
contenido por sí mismo
- Documentos
- Se clasifican en:
- Públicos
- R. civil
- P. nacimiento
- A. defunción
- A. divorcio
- A. divorcio
- A. defunción
- P. nacimiento
- Personal
- Cedula
- Carnet
- Pasaporte
- Licencia de
conducir
- Licencia de
conducir
- Pasaporte
- Carnet
- Cedula
- Doc. De
Propiedad
- Vivienda
- Terreno
- Vehículo
- Vehículo
- Terreno
- Vivienda
- Doc.
Solvencia
- Diploma
- Titulo
Académico
- Reconocimiento
- Reconocimiento
- Titulo
Académico
- Diploma
- Doc. Acreditación
- Impuesto servicio
- Impuesto servicio
- R. civil
- Privados
- Constatación de Trabajo
- Certificaciones
- Constancia Medica
- Autorización
- Autorización
- Constancia Medica
- Certificaciones
- Constatación de Trabajo
- Públicos
- Se clasifican en:
- Documentos
- Documentos públicos:
el documento o
instrumento público es
aquel documento
expedido o autorizado
por funcionarios
público o fedatario
público competente y
que da fe de su
contenido por sí mismo
- *Reunir ordenadamente
todos los documentos que
circulan en la empresa,
*Asegurar la perfecta
conservación de los
documentos, *Asegura la
máxima rapidez en la
localización y envió de los
documentos.
- Funciones de los Archivos:
- Las empresas publicas o privadas realizan
transacciones diversas, las cuales originan
registros en forma de cotizaciones, facturas,
pedidos y solicitudes diversas. Muchos de
estos documentos requieren ser conservados
en forma ordenada de tal modo que que
cuando haya necesidad de referirse a ellos
por cualquier circunstancia puedan ser
localizados con facilidad. El archivo en la
empresa es uno de los instrumentos más
importantes, ya que en él se recopilan en
forma organizada los registros, documentos
de interés para la empresa
- El Archivo
- Servicio Que Presta: dar
información adecuada y
oportuna, conservar la
información,
digitalizar,cambio de
soporte
- Funciones: se desarrollan los
siguientes procesos de Programa
de Gestión Documental;
recepción, dstribución trámite,
conservación, consulta de
documentos
- Objetivos: recibir, enviar y
controlar oportunamente el
trámite de las comunicaciones
de carácter empresarial,
mediante de servicios de
mensajería
- Misión: hacer de los archivos semiactivos e
inactivos una fuente de información donde se
refleje el buen desarrollo de la unidad
- Se clasifican en:
- gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios
de recepción y distribución de las comunicaciones , de tal
manera que estos procedimientos contribuyan al desarrollo
de gestión documental
- Unidad De Correspondencia
- Insertar documento: comunicación
oficial recibida por correo electronico
- resumen del texto: resumen objeto y
sintético del contenido de asunto o
descripción
- Responsable: nombre de la
persona que se hace responsable
- Destinatario: nombre de la
persona al que va dirigida la
comunicación oficial
- Medio de recepción:
intermediario o portador de la
correspondencia, mensaje de
datos, correo, fax
- Prioridad o tipo: normal,
urgente, tutela o derecho
de petición
- Grado de reserva: ordinaria o
reservada
- Institución: es el nombre o la
razón social del emisor
- Emisor: corresponde al nombre
de la persona que firma el
documento
- Número de origen: código y número de
registro de origen
- Fecha de origen: fecha en la
comunicación fue emitida
- Asunto: resumen que debe caracterizar el
contenido de la comunicación
- Requisitos de la Documentación:
- Militares: minuta, autos
- Religiosas: escritos papales, bula,
actas
- Judiciales :
sentencias Judiciales
cono-, juicios,
demandas, causas
- Comerciales: se dividen en: Parte
Administrativa , que son los
acuerdos, hojas de vida, informes,
leyes. También son de Parte
Contable, que contiene lo
siguiente: facturas, recibos,
blances
- Personales: *Cartas,
*Discursos, *Ensayos, *Diario
- Según se Actividad
Económica:
- Bases de datos: conjuntos de datos
homogéneos, ordenados de una forma
determinada
- Repertorios: colección o
recopilación de obras
- Catálogos: son colecciones de
registro bibliográficos de
diferentes documentos
- Bibliografías: son referencias de
documentos con el fin de darlos
a conocer
- Tesis: documento que recoge el
resultado de un trabajo
- Documentos de congresos:
acostumbra a presentarse
con la denominación de actas
- Publicaciones periódicos:
cualquier publicación que
aparece por entregas
sucesivas
- Libros: su
contenido puede
ser muy variado
- Se clasifican en Biblioteca:
- Tipos de
Documentos
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