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Description
Mind Map by Ana Mishell Salazar , updated more than 1 year ago
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Created by Ana Mishell Salazar
about 8 years ago
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Documentos y archivos
- -Un documento es un soporte material que contiene información y que tiene como fin transmitir
conocimientos o ideas, permiten la comunicación humana y es un importante medio de formación y
docencia. la gran revolución ha llegado de la mano de la informática mediante la aparición de los
documentos electrónicos.
- EN LA BIBLIOTECA
- Libros: Su contenido puede ser muy variado y pueden
presentarse en uno o varios volúmenes Publicaciones
periódicas: Cualquier publicación que aparece por
entregas sucesivas sin limitación previa respecto a su
duración y, en general, con una periodicidad dada.
Documentación de congresos: Acostumbran a
presentarse con la denominación de actas .
- Tesis: Documento que recoge el resultado de un
trabajo original y sometido al control de una
institución universitaria en vistas a la obtención de un
título o diploma en esta Institución. Bibliografías:
Describen y clasifican referencias de documentos con
el fin de darlos a conocer. Catálogos: Son colecciones
de registros bibliográficos de diferentes documentos:
Libros, revistas, vídeos, mapas.
- Repertorios: Colección o recopilación de
obras, datos, preceptos o reglas sobre
una temática determinada. Bases de
datos: Es un conjunto de datos
homogéneos, ordenados de una forma
determinada, que se presenta
normalmente en forma legible por
ordenador, y se refieren a una materia
concreta, organización o asunto.
- Repertorios: Colección o recopilación de
obras, datos, preceptos o reglas sobre
una temática determinada. Bases de
datos: Es un conjunto de datos
homogéneos, ordenados de una forma
determinada, que se presenta
normalmente en forma legible por
ordenador, y se refieren a una materia
concreta, organización o asunto.
- Tesis: Documento que recoge el resultado de un
trabajo original y sometido al control de una
institución universitaria en vistas a la obtención de un
título o diploma en esta Institución. Bibliografías:
Describen y clasifican referencias de documentos con
el fin de darlos a conocer. Catálogos: Son colecciones
de registros bibliográficos de diferentes documentos:
Libros, revistas, vídeos, mapas.
- Libros: Su contenido puede ser muy variado y pueden
presentarse en uno o varios volúmenes Publicaciones
periódicas: Cualquier publicación que aparece por
entregas sucesivas sin limitación previa respecto a su
duración y, en general, con una periodicidad dada.
Documentación de congresos: Acostumbran a
presentarse con la denominación de actas .
- SEGUN SU ACTIVIDAD ECONOMICA
- personales
- Cartas- Discursos-
Ensayos- Diarios
- Cartas- Discursos-
Ensayos- Diarios
- COMERCIALES
- PARTE
ADMINISTRATIVA:
ACUERDOS, HOJAS
DE VIDA,
INFORMES, LEYES
- PARTE CONTABLE:
FACTURAS,
RECIBOS,
BALANZES
- PARTE CONTABLE:
FACTURAS,
RECIBOS,
BALANZES
- PARTE
ADMINISTRATIVA:
ACUERDOS, HOJAS
DE VIDA,
INFORMES, LEYES
- JUDICIALES
- SENTENCIAS
JUDICIALES:
JUICIOS,
DEMANDAS
CAUSAS
- SENTENCIAS
JUDICIALES:
JUICIOS,
DEMANDAS
CAUSAS
- RELIGIOSAS
- ESCRITOS
PAPELES, BULAS,
ACTAS
- ESCRITOS
PAPELES, BULAS,
ACTAS
- MILITARES
- MINUTA, AUTOS
- MINUTA, AUTOS
- personales
- REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION
- •Asunto: Resumen de una línea que debe
caracterizar el contenido de la comunicación.
•Fecha de origen: Fecha en la que la
comunicación fue emitida •Número de origen:
Código y número de registro de origen •Emisor:
Corresponde al nombre de la persona que firma
el documento. •Institución: Es el nombre o la
razón social del emisor. •Grado de reserva:
Ordinaria o reservada •Prioridad o tipo: Normal,
urgente, tutela (8, 24 o 48 horas) o derecho de
petición. •Medio de recepción: Intermediario o
portador de la correspondencia, mensaje de
datos, correo, mensajero, telefax, telegrama,
otros.
- Destinatario: Nombre del funcionario o empleado al
que va dirigida la comunicación oficial •Responsable:
Nombre del funcionario o empleado que se hace
responsable dela gestión de la comunicación.
•Resumen del texto: Resumen objetivo y sintético del
contenido de asunto o descripción. •Digitalizar
imagen: Utilizando los medios tecnológicos
instalados en la ventanilla, toda comunicación hasta
de tres hojas debe ser digitalizada completa, en caso
contrario se digitalizarán las dos primeras páginas y
la hoja que contiene la firma del remitente. •Insertar
documento: Incorporar el archivo magnético de la
comunicación oficial recibida por correo electrónico
o archivo magnético.
- Destinatario: Nombre del funcionario o empleado al
que va dirigida la comunicación oficial •Responsable:
Nombre del funcionario o empleado que se hace
responsable dela gestión de la comunicación.
•Resumen del texto: Resumen objetivo y sintético del
contenido de asunto o descripción. •Digitalizar
imagen: Utilizando los medios tecnológicos
instalados en la ventanilla, toda comunicación hasta
de tres hojas debe ser digitalizada completa, en caso
contrario se digitalizarán las dos primeras páginas y
la hoja que contiene la firma del remitente. •Insertar
documento: Incorporar el archivo magnético de la
comunicación oficial recibida por correo electrónico
o archivo magnético.
- UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
- CONCEPTO Gestiona de manera centralizada y
normalizada, los servicios de recepción, radicación y
distribución delas comunicaciones, de tal manera,
que éstos procedimientos contribuyan al desarrollo
del programa de gestión documental, integrándose a
los procesos que se llevarán en los archivos de
gestión, centrales e históricos
- MISION:Hacer de los archivos semi
activos e inactivos
- OBJETIVOS:Recibir, enviar y
controlar oportunamente el
trámite de las comunicaciones
de carácter empresarial,
mediante servicios de
mensajería interna y externa,
fax, correo electrónico u otros,
que faciliten la atención de las
solicitudes presentadas por los
ciudadanos
- FUNCIONES: En la unidad de
correspondencia se desarrollan
los siguientes procesos del
Programa de Gestión
Documental: Recepción
Distribución Trámite
Conservación . Consulta de
documentos
- SERVICIO QUE PRESTA: Dar
información adecuada y
oportuna Conservar la
información Digitalizar
Cambio de soporte
Implementar manuales de
procedimientos
- SERVICIO QUE PRESTA: Dar
información adecuada y
oportuna Conservar la
información Digitalizar
Cambio de soporte
Implementar manuales de
procedimientos
- FUNCIONES: En la unidad de
correspondencia se desarrollan
los siguientes procesos del
Programa de Gestión
Documental: Recepción
Distribución Trámite
Conservación . Consulta de
documentos
- OBJETIVOS:Recibir, enviar y
controlar oportunamente el
trámite de las comunicaciones
de carácter empresarial,
mediante servicios de
mensajería interna y externa,
fax, correo electrónico u otros,
que faciliten la atención de las
solicitudes presentadas por los
ciudadanos
- MISION:Hacer de los archivos semi
activos e inactivos
- CONCEPTO Gestiona de manera centralizada y
normalizada, los servicios de recepción, radicación y
distribución delas comunicaciones, de tal manera,
que éstos procedimientos contribuyan al desarrollo
del programa de gestión documental, integrándose a
los procesos que se llevarán en los archivos de
gestión, centrales e históricos
- •Asunto: Resumen de una línea que debe
caracterizar el contenido de la comunicación.
•Fecha de origen: Fecha en la que la
comunicación fue emitida •Número de origen:
Código y número de registro de origen •Emisor:
Corresponde al nombre de la persona que firma
el documento. •Institución: Es el nombre o la
razón social del emisor. •Grado de reserva:
Ordinaria o reservada •Prioridad o tipo: Normal,
urgente, tutela (8, 24 o 48 horas) o derecho de
petición. •Medio de recepción: Intermediario o
portador de la correspondencia, mensaje de
datos, correo, mensajero, telefax, telegrama,
otros.
- EN LA BIBLIOTECA
- EL ARCHIVO
- Las empresas públicas o privadas realizan
transacciones diversas, las cuales originan
registros en forma de cotizaciones, facturas,
pedidos y solicitudes diversas.
- FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS
- Reunir ordenadamente todos los documentos que
circulan en la empresa. Asegurar la perfecta
conservación de los documentos. Asegurar la
máxima rapidez en la localización y envío de los
documentos requeridos por las diversas
dependencias de la empresa
- DOCUMENTOS PUBLICOS
- El Documento o instrumento público es aquel
Documento expedido o autorizado por funcionario
público o fedatario público competente y que da fe
de su contenido por sí mismo.
- El Documento o instrumento público es aquel
Documento expedido o autorizado por funcionario
público o fedatario público competente y que da fe
de su contenido por sí mismo.
- Reunir ordenadamente todos los documentos que
circulan en la empresa. Asegurar la perfecta
conservación de los documentos. Asegurar la
máxima rapidez en la localización y envío de los
documentos requeridos por las diversas
dependencias de la empresa
- FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS
- Las empresas públicas o privadas realizan
transacciones diversas, las cuales originan
registros en forma de cotizaciones, facturas,
pedidos y solicitudes diversas.
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