Los DMS (Document Management Systems)

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• Referencias 1. Vallejo-Echavavarría, C. (2019a). Aspectos generales de la gestión de contenidos. Recuperado de https://udearroba.udea.edu.co/internos/pluginfile.php/584027/mod_resource/content/8/gescon-u1-gestion-de-contenidos.pdf 2. Vallejo-Echavarría, C. (2019b). Plataformas gestoras de contenidos. Recuperado de https://udearroba.udea.edu.co/internos/mod/page/view.php?id=377550 3. Dmsosw (2013). DMS: Sistema de Gestión Documental. Una explicación sencilla de los DMS´s [entrada de blog]. Dmsosw. Recuperado de https://dmsosw.wordpress.com/2013/12/01/sintesis/

1. Ejemplos
2. Definición

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   • Los DMS (Document Management Systems) son software o sistemas que permiten la gestión (almacenar, clasificar, distribuir, rastrear, etc.) de documentos, imágenes o sonido (Vallejo, 2019a). Estos procesos son esenciales para las organizaciones, ya que les permite dar un mayor valor a los documentos que manejan y un mejor desempeño y comunicación entre todos los integrantes de la organización.
3. Características

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   • Los DMS cuentan con tres elementos clave, a saber: • Personas • Tecnología • Información Estos elementos conforman una triada indispensable y son, a su vez, la esencia de los procesos de gestión del conocimiento. Una de las características principales, y que puede parecer obvia, es la necesidad de la digitalización de los documentos, que, al final de cuentas, deben ser accesibles para todos los integrantes de una organización, desde cualquier lugar. Los DMS también permiten asignar diferentes permisos y perfiles a sus usuarios, así como diferentes niveles de seguridad. También funcionan en la nube y al igual que los CMS, se basan en un flujo de trabajo compuesto por distintos actores, lo que lo convierte en un proceso colaborativo. (Dmsosw, 2013)
   1. Personas
   2. Tecnología
   3. Información
   4. Documentos digitales
   5. Flujos de trabajo
      1. Acceso y permisos por perfil de usuario
      2. Proceso colaborativo
      3. Distintos roles
   6. Niveles de seguridad
   7. Alojamiento en la nube
4. Usos

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   • Los principales usos que se hacen de los DMS, se da dentro del contexto de las organizaciones e instituciones, son muy del ámbito empresarial, dentro de las que resulta imprescindible una adecuada gestión de los documentos resultantes de y para cada proceso. Esto, como ya se ha dicho, se aplica dentro de las organizaciones que requieren administrar sus archivos documentales y que soportan el día a día de la empresa. Lo que permiten los DMS son la automatización de los procesos y optimización del almacenamiento.
   1. En el ámbito empresarial
   2. Cualquier institución u organización que requiera administrar sus archivos y documentos.