PROCESSO DE CONTRATAÇÃO

PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO
1. Instituição da Equipe de Planejamento da Contratação
  1. Necessidade da contratação, considerando os objetivos estratégicos e as necessidades corporativas da instituição, bem como o seu alinhamento ao PDTI
  2. Explicitação da motivação e demonstrativo de resultados a serem alcançados com a contratação da Solução de Tecnologia da Informação
  3. Indicação da fonte dos recursos para a contratação
  4. Indicação do Integrante Requisitante para composição da Equipe de Planejamento da Contratação
  5. Após o recebimento do DOD, a Área de Tecnologia da Informação avaliará o alinhamento da contratação ao PDTI e indicará o Integrante Técnico para composição da Equipe de Planejamento da Contratação
  6. O DOD será encaminhado à autoridade competente da Área Administrativa
    1. Decidir motivadamente sobre o prosseguimento da contratação
    2. Indicar o Integrante Administrativo para composição da Equipe de Planejamento da Contratação, quando da continuidade da contratação
    3. Instituir a Equipe de Planejamento da Contratação
2. Estudo Técnico Preliminar da Contratação
  1. Definição e especificação das necessidades de negócio e tecnológicas, e/ou dos requisitos necessários e suficientes à escolha da Solução de Tecnologia da Informação, a partir da avaliação do DOD e do levantamento de
    1. Demandas dos potenciais gestores e usuários da Solução de Tecnologia da Informação
    2. Soluções disponíveis no mercado
    3. Análise de projetos similares realizados por outros órgãos ou entidades da Administração Pública
  2. Avaliação das diferentes soluções que atendam aos requisitos, considerando
    1. Disponibilidade de solução similar em outro órgão ou entidade da Administração Pública
    2. As soluções existentes no Portal do Software Público Brasileiro (http://www.softwarepublico.gov.br)
    3. Capacidade e alternativas do mercado, inclusive a existência de software livre ou software público
    4. A observância às políticas, premissas e especificações técnicas definidas pelos Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico - e-PING e Modelo de Acessibilidade em Governo Eletrônico - e-MAG, conforme as Portarias Normativas SLTI nº 5, de 14 de julho de 2005 e nº 3, de 7 de maio de 2007
    5. A aderência às regulamentações da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, conforme a Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, quando houver necessidade de utilização de certificação digital
    6. A observância às orientações, premissas e especificações técnicas e funcionais definidas pelo Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil, quando o objetivo da solução abranger a gestão de documentos arquivísticos digitais e não digitais, conforme Resolução do CONARQ nº 32, de 17 de maio de 2010
    7. Orçamento estimado
  3. Análise e comparação entre os custos totais de propriedade das soluções identificadas, levando-se em conta os valores de aquisição dos ativos, insumos, garantia e manutenção
  4. Escolha da Solução de Tecnologia da Informação e justificativa da solução escolhida, que contemple, no mínimo
    1. Descrição sucinta, precisa, suficiente e clara da Solução de Tecnologia da Informação escolhida, indicando os bens e serviços que a compõem
    2. Alinhamento em relação às necessidades de negócio e aos macro requisitos tecnológicos
    3. Identificação dos benefícios a serem alcançados com a solução escolhida em termos de eficácia, eficiência, efetividade e economicidade
  5. Avaliação das necessidades de adequação do ambiente do órgão ou entidade para viabilizar a execução contratual, abrangendo no que couber
    1. Infraestrutura tecnológica
    2. Infraestrutura elétrica
    3. Logística
    4. Espaço físico
    5. Mobiliário
    6. Outras que se apliquem
  6. Avaliação e definição dos recursos materiais e humanos necessários à implantação e à manutenção da Solução de Tecnologia da Informação
  7. Definição dos mecanismos para continuidade do fornecimento da Solução de Tecnologia da Informação em eventual interrupção contratual
  8. Declaração da viabilidade da contratação
3. Análise de Riscos
  1. Identificação dos principais riscos que possam comprometer o sucesso dos processos de contratação e de gestão contratual
  2. Identificação dos principais riscos que possam fazer com que a Solução de Tecnologia da Informação não alcance os resultados que atendam às necessidades da contratação
  3. Mensuração das probabilidades de ocorrência e dos danos potenciais relacionados a cada risco identificado
  4. Definição das ações previstas a serem tomadas para reduzir ou eliminar as chances de ocorrência dos eventos relacionado a cada risco
  5. Definição das ações de contingência a serem tomadas caso os eventos correspondentes aos riscos se concretizem
  6. Definição dos responsáveis pelas ações de prevenção dos riscos e dos procedimentos de contingência
4. Termo de Referência ou Projeto Básico
  1. Definição do objeto da contratação
    1. A definição do objeto da contratação deverá ser precisa, suficiente e clara, vedadas especificações que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessárias, limitem ou frustrem a competição ou a realização do fornecimento
  2. Justificativa para contratação e descrição da Solução de Tecnologia da Informação
    1. Relação entre o Plano Diretor de Tecnologia da Informação e os objetivos estratégicos
    2. A descrição da Solução de Tecnologia da Informação, contendo de forma detalhada, motivada e justificada, inclusive quanto à forma de cálculo, o quantitativo de bens e serviços necessários para a sua composição, juntamente com demonstrativo de resultados a serem alcançados em termos de economicidade e de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais e financeiros disponíveis
  3. Especificação dos requisitos da contratação
    1. Ao Integrante Requisitante, com apoio do Integrante Técnico, definir, quando aplicáveis,
      1. De negócio, que independem de características tecnológicas e que definem as necessidades e os aspectos funcionais da Solução de Tecnologia da Informação
      2. De capacitação, que definem a necessidade de treinamento, de carga horária e de materiais didáticos
      3. Legais, que definem as normas com as quais a Solução de Tecnologia da Informação deve estar em conformidade
      4. De manutenção, que independem de configuração tecnológica e que definem a necessidade de serviços de manutenção preventiva, corretiva, evolutiva e adaptativa
      5. Temporais, que definem datas de entrega da Solução de Tecnologia da Informação contratada
      6. De segurança, juntamente com o Integrante Técnico
      7. Sociais, ambientais e culturais, que definem requisitos que a Solução de Tecnologia da Informação deve atender para estar em conformidade com costumes, idiomas e ao meio ambiente, dentre outros
    2. Ao Integrante Técnico especificar, quando aplicáveis, os seguintes requisitos tecnológicos
      1. De arquitetura tecnológica, composta de hardware, software, padrões de interoperabilidade, linguagens de programação, interfaces, dentre outros
      2. De projeto e de implementação, que estabelecem o processo de desenvolvimento de software, técnicas, métodos, forma de gestão, de documentação, dentre outros
      3. De implantação, que definem o processo de disponibilização da solução em ambiente de produção, dentre outros
      4. De garantia e manutenção, que definem a forma como será conduzida a manutenção e a comunicação entre as partes envolvidas
      5. De capacitação, que definem o ambiente tecnológico dos treinamentos a serem ministrados, os perfis dos instrutores, dentre outros
      6. De experiência profissional da equipe que projetará, implementará e implantará a Solução de Tecnologia da Informação, que definem a natureza da experiência profissional exigida e as respectivas formas de comprovação dessa experiência, dentre outros
      7. De formação da equipe que projetará, implementará e implantará a Solução de Tecnologia da Informação, que definem cursos acadêmicos e técnicos, formas de comprovação dessa formação, dentre outros
      8. De metodologia de trabalho
      9. De segurança da informação
      10. Demais requisitos aplicáveis
  4. Definição das responsabilidades da contratante, da contratada e do órgão gerenciador da Ata de Registro de Preços, quando aplicável
    1. Definição das obrigações da contratante contendo
      1. Nomear Gestor e Fiscais Técnico, Administrativo e Requisitante do contrato para acompanhar e fiscalizar a execução dos contratos
      2. Encaminhar formalmente a demanda, preferencialmente por meio de Ordem de Serviço ou Fornecimento de Bens, de acordo com os critérios estabelecidos no Termo de Referência ou Projeto Básico
      3. Receber o objeto fornecido pela contratada que esteja em conformidade com a proposta aceita, conforme inspeções realizadas
      4. Aplicar à contratada as sanções administrativas regulamentares e contratuais cabíveis, comunicando ao órgão gerenciador da Ata de Registro de Preços, quando se tratar de contrato oriundo de Ata de Registro de Preços
      5. Liquidar o empenho e efetuar o pagamento à contratada, dentro dos prazos preestabelecidos em Contrato
      6. Comunicar à contratada todas e quaisquer ocorrências relacionadas com o fornecimento da Solução de Tecnologia da Informação
      7. Definir produtividade ou capacidade mínima de fornecimento da Solução de Tecnologia da Informação por parte da contratada, com base em pesquisas de mercado, quando aplicável
      8. Realizar, no momento da licitação e sempre que possível, diligências e/ou Prova de Conceito com o licitante classificado provisoriamente em primeiro lugar, para fins de comprovação de atendimento das especificações técnicas, exigindo, no caso de fornecimento de bens, a descrição em sua proposta da marca e modelo dos bens ofertados
      9. Prever que os direitos de propriedade intelectual e direitos autorais da Solução de Tecnologia da Informação sobre os diversos artefatos e produtos produzidos ao longo do contrato, incluindo a documentação, o código-fonte de aplicações, os modelos de dados e as bases de dados, pertençam à Administração, justificando os casos em que isso não ocorrer
    2. Definição das obrigações da contratada contendo
      1. Indicar formalmente preposto apto a representá-la junto à contratante, que deverá responder pela fiel execução do contrato
      2. Atender prontamente quaisquer orientações e exigências do fiscal do contrato, inerentes à execução do objeto contratual
      3. Reparar quaisquer danos diretamente causados à contratante ou a terceiros por culpa ou dolo de seus representantes legais, prepostos ou empregados, em decorrência da relação contratual, não excluindo ou reduzindo a responsabilidade da fiscalização ou o acompanhamento da execução dos serviços pela contratante
      4. Propiciar todos os meios e facilidades necessárias à fiscalização da Solução de Tecnologia da Informação pela contratante, cujo representante terá poderes para sustar o fornecimento, total ou parcialmente, em qualquer tempo, sempre que considerar a medida necessária
      5. Manter, durante toda a execução do contrato, as mesmas condições da habilitação
      6. Quando especificada, manter, durante a execução do Contrato, equipe técnica composta por profissionais devidamente habilitados, treinados e qualificados para fornecimento da Solução de Tecnologia da Informação
      7. Manter a produtividade ou a capacidade mínima de fornecimento da Solução de Tecnologia da Informação durante a execução do contrato
      8. Fornecer, sempre que solicitado, amostra para realização de Prova de Conceito para fins de comprovação de atendimento das especificações técnicas
      9. Ceder os direitos de propriedade intelectual e direitos autorais da Solução de Tecnologia da Informação sobre os diversos artefatos e produtos produzidos ao longo do contrato, incluindo a documentação, os modelos de dados e as bases de dados, à Administração
    3. Definição das obrigações do órgão gerenciador do registro de preços contendo, além do disposto no Decreto nº 7.892, de 23 de janeiro de 2013, atualizado pelo Decreto nº 8.250, de 23 de maio de 2014
      1. Efetuar o registro do licitante fornecedor e firmar a correspondente Ata de Registro de Preços
      2. Conduzir os procedimentos relativos a eventuais renegociações de condições, produtos ou preços registrados
      3. Aplicar as penalidades por descumprimento do pactuado na Ata de Registro de Preços
      4. Autorizar ou não o fornecimento da Solução de Tecnologia da Informação para órgão não participante da Ata de Registro de Preços, desde que prevista no instrumento convocatório, consultando o beneficiário da Ata e verificando as condições de fornecimento, de forma a evitar extrapolações dos limites de produtividade ou de capacidade mínima de fornecimento da Solução
      5. Definir mecanismos de comunicação com os órgãos participantes, não participantes
        as formas de comunicação entre os envolvidos, a exemplo de ofício, telefone, e-mail, ou sistema informatizado, quando disponível
        as formas de comunicação entre os envolvidos, a exemplo de ofício, telefone, e-mail, ou sistema informatizado, quando disponível
      6. definir mecanismos de controle de fornecimento da Solução de Tecnologia da Informação
  5. Modelo de Execução do contrato
  6. Modelo de Gestão do contrato
  7. Estimativas de preços da contratação
  8. Adequação orçamentária e cronograma físico-financeiro
  9. Regime de execução do contrato
  10. Critérios para seleção do fornecedor
SELEÇÃO DO FORNECEDOR
1. Caberá a Área de Licitações conduzir as etapas da fase de Seleção do Fornecedor
  1. Analisar as sugestões feitas pelas Áreas de Licitações e Jurídica para o Termo de Referência ou Projeto Básico e demais documentos
  2. Apoiar tecnicamente o pregoeiro ou a Comissão de Licitação na resposta aos questionamentos ou às impugnações dos licitantes
  3. Apoiar tecnicamente o pregoeiro ou a Comissão de Licitação na análise e julgamento das propostas e dos recursos apresentados pelos licitantes
2. Caberá a Área de Tecnologia da Informação, com a participação do Integrante Técnico, durante a fase de Seleção do Fornecedor
3. A fase de Seleção do Fornecedor terá início com o encaminhamento do Termo de Referência ou Projeto Básico pela Área de Tecnologia da Informação à Área de Licitações
4. A fase de Seleção do Fornecedor se encerrará com a assinatura do contrato e com a nomeação do
  1. Gestor do Contrato
  2. Fiscal Técnico do Contrato
  3. Fiscal Requisitante do Contrato
  4. Fiscal Administrativo do Contrato
GESTÃO DO CONTRATO
1. A fase de Gestão do Contrato visa acompanhar e garantir a adequada prestação dos serviços e o fornecimento dos bens que compõem a Solução de Tecnologia da Informação durante todo o período de execução do contrato
  1. Início do contrato
    1. Elaboração do Plano de Inserção da contratada, pelo Gestor do Contrato e pelos Fiscais Técnico, Administrativo e Requisitante do Contrato
      1. O repasse à contratada de conhecimentos necessários à execução dos serviços ou ao fornecimento de bens
      2. a disponibilização de infraestrutura à contratada, quando couber
    2. Elaboração do Plano de Fiscalização da contratada, pelo Gestor do Contrato e pelos Fiscais Técnico, Administrativo e Requisitante do Contrato
      1. O refinamento dos procedimentos de teste e inspeção detalhados no Modelo de Gestão do contrato, para fins de elaboração dos Termos de Recebimento Provisório e Definitivo
      2. Configuração e/ou criação de ferramentas, computacionais ou não, para implantação e acompanhamento dos indicadores
      3. Refinamento ou elaboração de Listas de Verificação e de roteiros de testes com base nos recursos disponíveis para aplicá-los
    3. Realização de reunião inicial convocada pelo Gestor do Contrato com a participação dos Fiscais Técnico, Requisitante e Administrativo do Contrato, da contratada e dos demais intervenientes por ele identificados, cuja pauta observará, pelo menos
      1. Presença do representante legal da contratada, que apresentará o preposto da mesma
      2. Entrega, por parte da contratada, do termo de compromisso e do termo de ciência
      3. Esclarecimentos relativos a questões operacionais, administrativas e de gestão do contrato
  2. Encaminhamento formal de demandas
    1. Definição e a especificação dos serviços a serem realizados ou bens a serem fornecidos
    2. Volume de serviços a serem realizados ou a quantidade de bens a serem fornecidos segundo as métricas definidas em contrato
    3. Cronograma de realização dos serviços ou entrega dos bens, incluídas todas as tarefas significativas e seus respectivos prazos
    4. Identificação dos responsáveis pela solicitação na Área Requisitante da Solução
  3. Monitoramento da execução
    1. Confecção e assinatura do Termo de Recebimento Provisório, a cargo do Fiscal Técnico do Contrato, quando da entrega do objeto resultante de cada Ordem de Serviço ou de Fornecimento de Bens
    2. Avaliação da qualidade dos serviços realizados ou dos bens entregues e justificativas, a partir da aplicação das Listas de Verificação e de acordo com os Critérios de Aceitação definidos em contrato, a cargo dos Fiscais Técnico e Requisitante do Contrato
    3. Identificação de não conformidade com os termos contratuais, a cargo dos Fiscais Técnico e Requisitante do Contrato
    4. Verificação de aderência aos termos contratuais, a cargo do Fiscal Administrativo do Contrato
    5. Verificação da manutenção das condições classificatórias referentes à pontuação obtida e à habilitação técnica, a cargo dos Fiscais Administrativo e Técnico do Contrato
    6. Encaminhamento das demandas de correção à contratada, a cargo do Gestor do Contrato ou, por delegação de competência, do Fiscal Técnico do Contrato
    7. Encaminhamento de indicação de glosas e sanções por parte do Gestor do Contrato para a Área Administrativa
    8. Confecção e assinatura do Termo de Recebimento Definitivo para fins de encaminhamento para pagamento, a cargo do Gestor e do Fiscal Requisitante do Contrato, com base nas informações produzidas nos incisos I a VII deste artigo
    9. Autorização para emissão de nota(s) fiscal(is), a ser(em) encaminhada(s) ao preposto da contratada, a cargo do Gestor do Contrato
    10. Verificação das regularidades fiscais, trabalhistas e previdenciárias para fins de pagamento, a cargo do Fiscal Administrativo do Contrato
    11. Verificação da manutenção da necessidade, economicidade e oportunidade da contratação, a cargo do Fiscal Requisitante do Contrato, com apoio do Fiscal Técnico do Contrato
    12. Verificação de manutenção das condições definidas nos Modelos de Execução e de Gestão do contrato, conforme disposto nos arts. 19 e 20, respectivamente, a cargo dos Fiscais Técnico e Requisitante do Contrato
    13. Encaminhamento à Área Administrativa de eventuais pedidos de modificação contratual, a cargo do Gestor do Contrato
    14. Manutenção do Histórico de Gestão do Contrato, contendo registros formais de todas as ocorrências positivas e negativas da execução do contrato, por ordem histórica, a cargo do Gestor do Contrato
  4. Transição e do encerramento contratual
    1. A manutenção dos recursos materiais e humanos necessários à continuidade do negócio por parte da Administração
    2. Entrega de versões finais dos produtos e da documentação
    3. Transferência final de conhecimentos sobre a execução e a manutenção da Solução de Tecnologia da Informação
    4. Devolução de recursos
    5. Revogação de perfis de acesso
    6. Eliminação de caixas postais
    7. Outras que se apliquem

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