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CTP INVU LAS CAÑAS ALAJUELA EJECUTIVO PARA CENTROS DE SERVICIOS GESTION EMPRESARIAL DECIMOV RUSBELL SANDI MENA 10-4B

ADMINISTRACION Y GESTORES

1. Es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el empleo de los recursos organizacionales para conseguir determinados objetivos con eficiencia y eficacia. (Chiavenato, 2001). 2. Según Harold Koontz, Administración es el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el cual las personas, trabajando juntas en grupos, alcanzan con eficiencia metas seleccionadas. (Koontz, 2008).                               GESTORES DE LA ADMINISTRACION: FREDERICK TAYLOR Es una de las personalidades más importantes en el mundo de la administración científica. Se le llama "el padre de la administración científica". Taylor dedicó la mayor parte de sus esfuerzos a estudiar y encontrar la mejor manera de ejecutar el trabajo a través de los estudios de los tiempos y movimientos y de la forma más adecuada para remunerar a los trabajadores con el fin de incrementar la productividad. a) En lugar de que ambas partes estén en conflicto por la división de la ganancia, deben unirse para aumentar esté. b) Para efectuar cada tarea debe utilizarse el método científico a través de la experimentación y de la observación, lo que incrementa la eficiencia. c) Los incentivos promueven el interés del trabajador y la productividad. d) La estandarización de los métodos y condiciones de trabajo es indispensable para realizar el trabajo (establecimiento de estándares). e) Es necesario diferenciar las funciones del supervisor, de las del trabajador.

                GESTORES DE ADMINISTRACION:HENRY FAYOL Además es considerado el fundador de la escuela clásica de administración de empresas, fue el primero en sistematizar el comportamiento gerencial y estableció los 14 principios de la administración (Chiavenato, 2006):   1. División del Trabajo: Especialización de las tareas y de las personas para aumentar la eficiencia. 2. Autoridad y responsabilidad: Autoridad es el derecho de dar órdenes y el poder de esperar obediencia, la responsabilidad es una consecuencia natural de la autoridad e implica el deber de rendir cuentas. Ambas deben estar equilibradas entre sí. 3. Disciplina: obediencia, dedicación, energía, comportamiento y respeto de las normas establecidas. 4. Unidad de Dirección: asignación de un jefe y un plan a cada grupo de actividades que tengan el mismo objetivo. 5. Unidad de Mando: Cada empleado debe recibir instrucciones sobre una operación particular solamente de una persona. 6. Subordinación de los intereses individuales a los generales: los intereses generales deben estar por encima de los intereses particulares. 7. Remuneración del personal: debe haber satisfacción justa y garantizada para los empleados y para la organización. 8. Centralización: concentración de la autoridad en la cúpula jerárquica de la organización. 9. Jerarquía: La línea e autoridad en una organización representada hoy generalmente por cuadros y líneas de un organigrama, pasa en orden de rangos desde la alta gerencia hasta los niveles más bajos de la empresa. 10. Orden: debe existir un lugar para cada cosa y cada cosa debe estar en su lugar, es el orden material y humano. 11. Equidad: amabilidad y justicia para conseguir la lealtad del personal. 12. Estabilidad del Personal: la rotación tiene un impacto negativo en la eficiencia de la organización. Cuanto más tiempo permanezca una persona en un cargo, tanto mejor para la empresa. 13. Iniciativa: capacidad de visualizar un plan y asegurar personalmente su éxito. 14. Espíritu de Equipo: armonía y unión entre las personas constituyen grandes fortalezas para la organización.

GESTORES DE ADMINISTRACION: ABRAHAM MASLOW CRE0 LA PIRAMIDE DE MASLOW: * Necesidades Fisiológicas básicas: estas necesidades constituyen la primera prioridad del individuo y se encuentran relacionadas con su supervivencia. Dentro de éstas se encuentran, entre otras, la alimentación, el saciar la sed, el mantenimiento de una temperatura corporal adecuada, también se encuentran necesidades de otro tipo como el sexo, la maternidad o las actividades completas. * Necesidades de seguridad: con su satisfacción se busca la creación y mantenimiento de un estado de orden y seguridad. Dentro de estas se encuentran la necesidad de estabilidad, la de tener orden y la de tener protección, entre otras. Estas necesidades se relacionan con el temor de los individuos a perder el control de su vida y están íntimamente ligadas al miedo, miedo a lo desconocido. Dentro de ellas se pueden citar: Seguridad física y de salud, seguridad de empleo, de ingresos y recursos. Seguridad moral, familiar y de propiedad privada. * Necesidades sociales: una vez satisfechas las necesidades fisiológicas y de seguridad, la motivación se da por las necesidades sociales. Estas tienen relación con la necesidad de compañía del ser humano, con su aspecto afectivo y su participación social. Dentro de estas necesidades están la de comunicarse con otras personas, la de establecer amistad con ellas, la de manifestar y recibir afecto, la de vivir en comunidad, la de pertenecer a un grupo y sentirse aceptado dentro de él, entre otras. * Necesidades de ego: también conocida como la necesidad de la autoestima. Este grupo radica en la necesidad de toda persona de sentirse apreciado, tener prestigio y destacar dentro de su grupo social, de igual manera se incluyen la autovaloración y el respeto a sí mismo. * Necesidades de auto realización: se convierten en el ideal para cada individuo. En este nivel el ser humano requiere trascender, dejar huella, realizar su propia obra, desarrollar su talento al máximo.

Contribución de la teoría de Maslow a la Administración   Según Maslow, las personas están dominadas por los impulsos de sus necesidades internas insatisfechas, que orientan y determinan su comportamiento, que quedó determinada en la Jerarquía de las necesidades humanas. Maslow contribuyó con una sicología de la personalidad de los subordinados, haciendo énfasis solo en las necesidades internas del hombre, y considerar la situación en la que actúa.   Para la administración es útil conocer el comportamiento de los subordinados para conformar una política que satisfaga las necesidades de los individuos de alguna organización, empresa y estructuras del estadO

PLaneacion

Concepto: -Es seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizaciones. (Terry, 1990). - Es la primera etapa de la función administrativa, y base de las otras etapas del proceso administrativo. Según Chiavenato (2006), es la función administrativa que determina por anticipado cuáles son los objetivos que deben alcanzarse y qué debe hacerse para conseguirlos.      

Propósito El propósito de la planeación es reducir al máximo el impacto del cambio, reducir el desperdicio y la redundancia, determinar estándares para facilitar el control, establecer un esfuerzo coordinado y dar dirección tanto a los administradores como a lo que no lo son. Cuando todo los interesados saben a dónde va la organización y con que deben contribuir para lograr el objetivo, pueden empezar a coordinar sus actividades, a cooperar unos con otros, y a trabajar en equipo. En resumen los propósitos son: 1) Disminuir el riesgo del fracaso 2) Evitar los errores y asegurar el éxito de la empresa. 3) Administrar con eficiencia los recursos de la empresa. 4) Asegurar el éxito en el futuro  

Principios de la planeación: ü Precisión: Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas. ü Flexibilidad: Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en este, y a razón en la parte imprevisible, y de las circunstancias que hayan variado después de la revisión. ü Unidad de dirección: Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe uno sólo para cada función, y todos los que se aplican en la empresa deben de estar de tal modo coordinados e integrados que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general.  Consistencia: Todo plan deberá estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que todos interactúen en conjunto, logrando así una coordinación entre los recursos, funciones y actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos. ü Rentabilidad: Todo plan deberá lograr una relación favorable de los beneficios que espera con respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos últimos y el valor de los resultados que se obtendrán en la forma más cuantitativa posible. El plan debe expresar que los resultados deben ser superiores a los insumos o gastos. ü Participación: Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las personas que habrán de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento

Pasos en la planeación: Los tres pasos del proceso de planeación son: 1) Decidir qué metas perseguirá la organización. 2) Decidir qué cursos de acción se emprenderán para alcanzar esas metas. 3) Decidir cómo distribuir los recursos de la organización para conseguir esas metas.  

ORGANIZACION

Definición: 1. Organizar es un proceso con el que los gerentes establecen una estructura de relaciones laborales, de modo que los miembros de la organización interactúen y cooperen para alcanzar las metas que ésta tenga. 2. Función administrativa que sigue a la planeación. Determina y agrupa las actividades necesarias para conseguir los objetivos y las asigna a los cargos y personas respectivas. (Chiavenato, 2006). 3. Es una unidad social coordinada, consciente, compuesta por dos personas o más, que funciona con relativa constancia a efecto de alcanzar una meta o una serie de metas comunes Consiste en agrupar a las personas en departamentos, de acuerdo con las actividades laborales que desempeñan. Al organizar, los gerentes también trazan las líneas de mando y responsabilidad entre individuos y grupos, y deciden cuál es la mejor manera de coordinar los recursos de la organización, principalmente los recursos humanos.

Forma Organizativa (image/jpeg)

Pasos básicos para organizar: 1. Dividir la carga de trabajo entera en tareas que puedan ser ejecutadas, en forma lógica y cómoda, por personas o grupos. Esto se conoce como la división del trabajo. 2. Combinar las tareas en forma lógica y eficiente, la agrupación de empleados y tareas se suele conocer como la departamentalización. 3. Especificar quien depende de quién en la organización, esta vinculación de los departamentos produce una jerarquía de la organización. 4. Establecer mecanismos para integrar las actividades de los departamentos en un todo congruente y para vigilar la eficacia de dicha integración. Este proceso se conoce con el nombre de coordinación TIPOS DE ORGAIZACION: a) Organización formal: Koontz (2008) define la organización formal como la estructura intencional de funciones en una empresa organizada formalmente. La organización formal debe ser flexible. Debe dar lugar a la discrecionalidad, la utilización del talento creativo ventajosa y el reconocimiento de los gustos y capacidades individuales en las organizaciones más formales. b) Organización Informal: Koontz (2008) define la organización informal como una red de relaciones interpersonales que surge cuando se asocia la gente. Por lo tanto podríamos decir que es cualquier actividad personal conjunta sin un propósito consciente conjunto, aún cuando contribuya a resultados conjuntos. Ejemplo las personas que juegan ajedrez.

Tipos de organigramas ü Verticales: En ellos las jerarquías supremas están indicadas en la parte superior del mismo, ligados por líneas que representan la comunicación de autoridad y responsabilidad a las demás jerarquías que se colocan hacia abajo a medida que decrece su importancia. ü Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente. ü Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base. Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, o sea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad.

Departamentalización Para Terry (1990), la departamentalización se refiere a la estructura formal de la organización compuesta de varios departamentos y puestos administrativos y a sus relaciones entre sí. Es un agrupamiento eficiente y efectivo de los puestos en unidades de trabajo significativas para coordinar numerosos puestos, con el fin de facilitar la rápida realización de los objetivos de la organización. Tipos de Departamentalización a) Por tiempo: Consiste en agrupar las actividades con base en el tiempo. Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupción los tres turnos, para controlar cada uno de los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de números o letras. b) Funciones de la empresa: Se conoce como departamentalización funcional. Consiste en la agrupación de actividades de acuerdo con las funciones de la empresa, por ejemplo Ingeniería, finanzas, ventas, entre otros. c) Clientes: Se basa en la agrupación de las actividades que reflejan el interés principal en los clientes. Es la organización con base en la clientela, involucra la diferenciación y la agrupación de las actividades según el tipo de persona o personas para quienes se ejecuta. d) Por Proceso o Equipo: También se denomina departamentalización por etapas del proceso, por procesamiento o aún por equipo. Se utiliza con frecuencia en empresas industriales, en los niveles más bajos de la estructura organizacional de las áreas productivas o de operaciones. e) Geográfica o por Territorios: Se utiliza en empresas que tienen sus operaciones distribuidas en áreas geográficamente amplias. En este caso la departamentalización se realiza en base a las zonas geográficas en las que se encuentra presente la empresa

Direccion

Es la relación en la cual una persona, o sea el dirigente, influye en otros, para que trabajen juntos voluntariamente en tareas relacionadas para lograr lo que el dirigente desea; también se puede citar como una influencia bajo la cual los subordinados aceptan voluntariamente la dirección y el control por parte de otra persona o jefe, o bien, es la función del proceso administrativo que consiste en guiar las acciones hacia el logro de los objetivos. La dirección comprende una serie de elementos como la toma de decisiones, la comunicación, la motivación y el liderazgo.  

Liderazgo (image/jpeg)

1. Toma de decisiones La toma de decisiones es de gran importancia porque tiene repercusiones internas en la empresa en cuanto a las utilidades, el producto y el personal, y externas ya que influye en proveedores, clientes, entorno, economía, etc. 2. La motivación En su acepción más sencilla, motivar significa “mover, conducir, impulsar a la acción”. La motivación es una de las labores más importantes de la dirección, a la vez que la más compleja, pues por medio de ésta se logra que los empleados ejecuten el trabajo con responsabilidad y agrado, de acuerdo con los estándares establecidos, además de que es posible obtener el compromiso y la lealtad del factor humano. Existen varias teorías relacionadas con la motivación, la más importante es la Jerarquía de las necesidades de Maslow. Jerarquía de las necesidades, según Abraham Maslo. 3. Comunicación y sus tipos La comunicación puede ser definida como el proceso a través del cual se transmite y recibe información. La comunicación en una organización comprende múltiples interacciones que abarcan desde las conversaciones telefónicas informales hasta los sistemas de información más complicados.

4. Liderazgo: El liderazgo es la capacidad que posee una persona para influir y guiar a sus seguidores hacia la consecución de una visión. Es la relación en la cual una persona influye en otras para trabajar voluntariamente en tareas relacionadas para alcanzar los objetivos deseados por el líder o grupo. (Terry, 1990). Todas las personas que no se distingan por ser líderes natos y tengan la responsabilidad de dirigir un negocio deberán aprender a desarrollar ciertas cualidades y conocimientos que conforman el perfil del líder: Conocimientos tecnológicos. Es indispensable un amplio conocimiento del área, de las funciones, el producto y/o el servicio de la empresa a dirigir, ya que difícilmente se podrá delegar autoridad o conseguir el respeto y motivación del personal si no se domina el ámbito de trabajo en el que se desarrolla la función directiva. Por otra parte, es imprescindible mantenerse actualizado para mejorar la calidad del producto o servicio. Conocimientos administrativos. La aplicación del proceso administrativo es primordial para afrontar la globalización. Ishikawa, padre de la calidad total, opina que “la calidad empieza con educación y termina con educación”. Obviamente la preparación administrativa incluye también conocimientos de tipo humanístico para establecer el clima organizacional más adecuado, trabajar en equipo y relacionarse con el personal.

La comunicación consta de tres elementos básicos:   • Emisor, en donde se origina la información. • Transmisor, a través del cual fluye la comunicación. • Receptor, que recibe y debe entender la información. Existen diversos tipos de comunicación que deben considerarse al dirigir una empresa:   • Formal. Se origina en la estructura formal de la organización y fluye a través de los canales organizacionales. Por ejemplo: correspondencia, instructivos, manuales, órdenes, etcétera. • Informal. Surge de los grupos informales de la organización y no sigue los canales formales, aunque se puede referir a la organización. Por ejemplo: chismes, comentarios, opiniones, etc. Este tipo de comunicación es de gran importancia, ya que por su carácter no formal puede llegar a influir más que la comunicación formal e, incluso, ir en contra de ésta. Es conveniente lograr que los canales de comunicación formal se apoyen en las redes informales. • Vertical. Sucede cuando la comunicación fluye de un nivel administrativo superior a uno inferior, o viceversa: quejas, reportes, sugerencias, órdenes, instrucciones, etcétera. • Horizontal. Es la que prevalece en niveles jerárquicos semejantes: memoranda, circulares, juntas, etcétera. • Verbal. Se transmite oralmente. • Escrita. Se transmite mediante material escrito o gráfico. • No verbal. Se refiere a las actitudes, gestos y comportamientos que no se expresan directamente durante la comunicación hablada o escrita

CONTROL

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El control y su importancia Íntimamente ligado con la planeación, el control es la fase del proceso administrativo a través de la cual se evalúan los resultados obtenidos con relación a lo planeado con el objeto de corregir desviaciones para reiniciar el proceso. Lo ideal es saber elegir y utilizar las formas, técnicas y tipos de control que propicien la máxima satisfacción de los clientes, del personal, de la sociedad, del entorno y de los accionistas para cumplir la misión de la organización

l proceso de control 1. Establecimiento de estándares e Indicadores El control implica verificar que los resultados estén de acuerdo con lo planeado, para lo cual se requiere establecer indicadores o unidades de medición de resultados. 2. Medición y detección de desviaciones Consiste en medir la ejecución y los resultados mediante la aplicación de unidades de medida, definidas de acuerdo con los estándares establecidos, con la finalidad de detectar desviaciones. 3. Corrección Antes de iniciar la acción correctiva, es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una causa, con la finalidad de que las medidas establecidas resuelvan el problema. Un ejemplo frecuente de esta situación sucede cuando existe una disminución en las ventas que indica que no se han logrado los objetivos. 4. Retroalimentación A través de la retroalimentación se informa de los resultados y las medidas correctivas que se aplicaron. De la calidad de la información dependerá el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema.

Para que el control sea efectivo debe desarrollarse de manera integral y aplicarse continuamente a la empresa. El control puede ser: · Preliminar. Es aquel que se efectúa antes de realizar las actividades. · Concurrente. Se ejerce de manera simultánea a la realización de actividades, como un proceso continuo. · Posterior. Se aplica después de haber realizado las actividades. 1. Reportes e informes Existen múltiples tipos de reportes e informes. En términos generales, al diseñar, elaborar y presentar un informe es conveniente tomar en cuenta los siguientes lineamientos: · Confiabilidad. Es imprescindible que los reportes se sustenten en información confiable. · Unidad del tema. Cada informe debe referirse a un solo tema a fin de evitar confusiones. · Indicativos. Deben revelar indicadores importantes. · Claridad y concisión. Los informes largos, detallados y genéricos, originan confusiones y desatención por parte de quien los recibe. · Gráficas y audiovisuales. De gran ayuda para la presentación de un informe puede ser la utilización de gráficas, material audiovisual y explicaciones ver- bales para enriquecer la información. · Frecuencia. Contar con información oportuna y periódica no implica que ésta deba ser tan frecuente que origine papeleo innecesario. · Oportunidad. Deben ser actualizados y entregarse en tiempo y forma. · Sistema de información

PLANEACION: es la primera funcion administrativa que consiste en analizar la situación de la organización, definir los objetivos o metas a alcanzar, establecer la estrategia general que permita alcanzar esos objetivos . ORGANIZACION:  alo que yo entiendo por oganizacion es que una empresa debe tener una zona o un proceso de organizacion para buen manejo del ambiente. CONTROL:    nos permite tener un orden y control en la vida cotidiana y el la empresa ya que forma parte del proceso de administración, que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la actividad, proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado está cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados que se esperan.

Nunca Hagas Un Proyecto Sin Planeación 1 (image/jpeg)

Forma Organizativa (image/jpeg)

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