Warenannahme

Warenannahme

Vorschrift für die Prüfung von Wareneingängen
1. Nach §377 HGB gilt
  1. (1) Ist der Kauf für beide Teile ein Handelsgeschäft, so hat der Käufer die Ware unverzüglich nach der Ablieferung durch den Verkäufer, soweit dies nach ordnungsmäßigem Geschäftsgange tunlich ist, zu untersuchen und, wenn sich ein Mangel zeigt, dem Verkäufer unverzüglich Anzeige zu machen.
  2. (2) Unterlässt der Käufer die Anzeige, so gilt die Ware als genehmigt, es sei denn, dass es sich um einen Mangel handelt, der bei der Untersuchung nicht erkennbar war.
  3. (3) Zeigt sich später ein solcher Mangel, so muss die Anzeige unverzüglich nach der Entdeckung gemacht werden; andernfalls gilt die Ware auch in Ansehung dieses Mangels als genehmigt.
  4. (4) Zur Erhaltung der Rechte des Käufers genügt die rechtzeitige Absendung der Anzeige.
  5. (5) Hat der Verkäufer den Mangel arglistig verschwiegen, so kann er sich auf diese Vorschriften nicht berufen.
  6. Die Mängelrüge
    1. 1) Kann formlos erfolgen
    2. 2) Sollte genaue Beschreibung des Mangel enthalten
    3. 3) Sollte möglichst schriftlich fixiert werden
    4. 4) Sollte unverzüglich erfolgen
    5. 5) Sollte bei offensichtlichen Beschädigungen direkt auf dem Frachtbrief vermerkt werden
    6. 6) Sollte bei offenen Qualitätsmängel innerhalb von max. 14 Tagen beim Lieferanten vorliegen
Vertragsarten(EX)
1. Kaufvertrag § 433 BGB
  1. (1) Durch den Kaufvertrag wird der Verkäufer einer Sache verpflichtet, dem Käufer die Sache zu übergeben und das Eigentum an der Sache zu verschaffen. Der Verkäufer hat dem Käufer die Sache frei von Sach- und Rechtsmängeln zu verschaffen.
  2. (2) Der Käufer ist verpflichtet, dem Verkäufer den vereinbarten Kaufpreis zu zahlen und die gekaufte Sache abzunehmen.
2. Werkvertrag § 631 BGB
  1. (1) Durch den Werkvertrag wird der Unternehmer zur Herstellung des versprochenen Werkes, der Besteller zur Entrichtung der vereinbarten Vergütung verpflichtet.
  2. 2) Gegenstand des Werkvertrags kann sowohl die Herstellung oder Veränderung einer Sache als auch ein anderer durch Arbeit oder Dienstleistung herbeizuführender Erfolg sein.
Prüfungsarten
1. 3) Inhaltliche Prüfung (Unverzüglich)
  1. Die Art, Menge, Beschaffenheit und Qualität der Ware wird genau geprüft und mit den Packzettel verglichen und ggf. eine Probe für die Qualitäts-kontrolle entnommen. Festgestellte Mängel und Abweichungen werden i.d.R. schriftlich be-anstandet, wobei die Mängel genau beschrieben werden müssen. Diese werden dem Einkauf gemeldet, sodass dieser seiner Rügepflicht nachkommen kann (z.B. Mängelrüge).
2. 1) Materialprüfung (Lieferscheine werden mit der Bestellung abgeglichen)
  1. ● Quantität (stimmt die Anzahl der gelieferten Waren?) ● Qualität (stimmt die Qualität der gelieferten Waren?) ● Art (sind die richtigen Waren geliefert worden?) ● Identität (stimmen Absender und Empfänger?) ● Schäden (befinden sich Mängel an Verpackung und/oder Ware) ● Termin (ist die Ware In-Time, d.h. zum Liefertermin geliefert worden?)
3. 2) Äußere Prüfung (während der Lieferant anwesend ist)
  1. ● Identität (stimmen Absender und Empfänger?) ● Quantität (stimmt die Anzahl der gelieferten Ladehilfsmittel, z.B. Paletten?) ● Art (sind die richtigen Waren geliefert worden?) ● Labeling (stimmen Aufschrift, Zeichen und Nummern der Versandstücke?) ● Schäden (befinden sich Mängel an Verpackung und/oder Ware)
4. 4) Intensität der Prüfung
  1. Bei größeren Warensendungen kann eine Prüfung auch stichprobenartig erfolgen. So können u.a. nach ABC-Gütern unterschiedliche Prüfvorschriften erlassen werden, z.B. 100%-Prüfung bei A-Gütern, Stichproben bei B-Gütern und keine Prüfung bei C-Gütern. Massengüter wie Schrauben werden i.d.R. nicht gezählt sondern ggf. gewogen.
5. 5) Terminprüfung
  1. ●Vergleich von tatsächlichem Anliefertermin mit genanntem Liefertermin aus Bestellung ●Bei zu früher Anlieferung ist Einkauf zwecks Klärung der Kostenübernahme (z.B. Lagerkosten) für den Zeitraum bis Wunschliefertermin zu informieren. ●Bei Verzug ist Einkauf ebenfalls zu informieren. Rechtliche Beurteilung und Regelung obliegt dem Einkauf.
6. 6) Sonstige Informationen
  1. ● Mindesthaltbarkeitsdatum ● Chargennummern ● Temperatur der Ware ● Sicherheitsdatenblatt
Prozess der Wareneingangserfassung
1. Nach der Kontrolle oder nach der Freigabe der Waren müsse diese bestands-mäßig erfasst bzw. gebucht werden. Hierzu werden unterschiedliche EDV-Systeme eingesetzt. In der Regel wird die Lieferung über die Bestell- oder Lieferantennummer aufgerufen, welche dann in Listenform die einzelnen Positionen der Bestellung darstellt. So können auch Teillieferungen ent-sprechend auf Positionsebene erfasst und verbucht werden. Je nach System besteht auch die Möglichkeit die bestellspezifischen Warenbe-gleitpapiere als Scan direkt zu der Bestellung zu speichern.
  1. Ist keine Bestellung im System vorhanden, jedoch mit dem Bedarfsträger die Richtigkeit der Lieferung abgestimmt, kann die Lieferung auch nachträglich „ohne Bestellung“ erfasst werden. Hierzu müssen die Artikelpositionen meist einzeln erfasst werden. Oft werden auch artikel-, gebinde- oder palettenspezifische Lager- und/oder Transportetiketten gedruckt, die z.B. deren Erfassung via Scan bei Transport-, Umlagerungs- oder Einlagerungsprozessen vereinfachen, da sie der jeweiligen Lieferung bzw. Bestellung direkt zugeordnet sind. So können alle Warenbe-wegungen effizient im Warenwirtschafts- oder Lagerverwaltungssystem erfasst und verfolgt werden.
Steuerungsinformation und –ablauf
1. ●Kapazitätssteuerung im WE: Anzeige und Ausdruck der terminierten Bestellungen mit den erwarteten Lieferungen auf Tagesbasis (Forecast) ●Priorisierung der Bearbeitung von Materialien (z.B. in der Qualitätsprüfung) anhand hinterlegter Mindestbestände und damit zusammenhängender Ermittlung der aktuellen Bedarfssituation auf Materialebene ●Möglichkeit der direkten Zuführung in den Verbrauch ohne physische Einlagerung bei dringend benötigten Teilen – Achtung: Systemseitiger Buchungsprozess (Freigabe, Lagerzugang und –abgang) ist aber einzuhalten („virtuelle Buchung“)!
Aufgaben der Wareneingangserfassung
1. Sind die spezifische WE-Buchungen mit Abgleich der Bestellung, die Zuordnung der Ware zu verfügbaren und geeigneten Lagerplätzen, sowie die Auszeichnung der Ware mit Transport- und/oder Artikeletiketten. Mit dem Ziel:
  1. Sicherstellung einer schnellen und genauen Materialkontrolle, Materialannahme und Materialerfassung nach der Abgabenordnung (§ 143) sowie zeitnah über den erfolgten Materialeingang zu informieren.Folgende Daten sind dabei unbedingt aufzuzeichnen / zu archivieren:
    1. ●Wareneingangsdatum ●Lieferantenadresse ●Handelsübliche Materialbezeichnung ●Materialwert ●Lieferreferenz

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