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Unidad IV.- La auditoria operacional y
administrativa
- 4.1 Concepto,
antecedentes y evolución
de auditoria operacional
- Se conoce como el
examen de
transacciones de las
áreas funcionales en
una organización.
- El primer antecedente formal sobre el
origen de la auditoria operacional
tiene origen en 1945. En el mismo año
Frederic E. Mints auditor interno de la
Lockheed Aircraft Corporation
comenzó a utilizar de manera formal
en sus trabajos y reportes el término
“Auditoria Operacional” En 1948
Arthur H. Kent, auditor interno escribe
un artículo denominado Auditoria de
Operaciones De manera formal la
referencia lo da el Instituto de
Auditores Internos al incluir en 1956
en su libro Bibliography of Internal
Auditing, un capitulo denominado
Operaciones Auditables. El director de
investigacion y educación Bradford
Cadmus presenta una propuesta
formal sobre dicha auditoria y por lo
tanto es considerado el padre de la
auditoria operacional Bradford señala
como las características más
representativas de la Auditor
- Es una revisión y evaluación parcial o total de las
operaciones y procedimientos adoptados en una
empresa, con la finalidad principal de auxiliar la
dirección a eliminar las deficiencias por medio de
un análisis constructivo de los problemas
operativos que necesitan corregirse para lograr
mayor eficiencia y economía en las operaciones.
- Se conoce como el
examen de
transacciones de las
áreas funcionales en
una organización.
- 4.2 Metodología de la revisión
- La metodología de la auditoría tiene el
propósito de servir como marco de actuación para que
las acciones en sus diferentes fases de ejecución se
conduzcan en forma programada y sistemática, se
unifiquen criterios y se delimite la profundidad con que
se revisarán y aplicarán los enfoques de análisis
administrativo para garantizar el manejo oportuno y
objetivo de los resultados.
- También cumple la función de facilitar al
auditor la planeación e instrumentación de la
información correspondiente al registro de
hechos, hallazgos, evidencias, transacciones,
situaciones, argumentos y observaciones para
su posterior examen, informe y seguimiento.
- La metodología de la auditoría tiene el
propósito de servir como marco de actuación para que
las acciones en sus diferentes fases de ejecución se
conduzcan en forma programada y sistemática, se
unifiquen criterios y se delimite la profundidad con que
se revisarán y aplicarán los enfoques de análisis
administrativo para garantizar el manejo oportuno y
objetivo de los resultados.
- 4.2.1 Identificación de los
principales ciclos de
operación en las entidades y
actividades que abarcan
- La agrupación de
transacciones en ciclos
permite establecer una
relación entre las partes que
intervienen en el proceso.
- Secuencia de acción Identificación de
funciones. Se debe identificar las
actividades que integran cada función; y
las funciones que generan a un ciclo.
Identificación de objetivos específicos de
control interno. Obtención de
información. Localizar información
adicional. Entrevistas y observaciones.
Deben ser diseñadas para obtener
información sobre la forma en que la
entidad logra los objetivos de control
interno manifestados. Identificación de
técnicas de control interno. Estás técnicas
son el conjunto de actividades que
realizan para prevenir, detectar y corregir
errores o irregularidades que pueden
ocurrir al procesar y registrar
transacciones. Riesgos de cumplimiento.
Identificación de los riesgos que asume la
entidad al no dar cumplimiento a las
técnicas de control aplicables o
relacionadas con los objetivos específicos
de control interno.
- Principales ciclos
de transacciones
- Secuencia de acción Identificación de
funciones. Se debe identificar las
actividades que integran cada función; y
las funciones que generan a un ciclo.
Identificación de objetivos específicos de
control interno. Obtención de
información. Localizar información
adicional. Entrevistas y observaciones.
Deben ser diseñadas para obtener
información sobre la forma en que la
entidad logra los objetivos de control
interno manifestados. Identificación de
técnicas de control interno. Estás técnicas
son el conjunto de actividades que
realizan para prevenir, detectar y corregir
errores o irregularidades que pueden
ocurrir al procesar y registrar
transacciones. Riesgos de cumplimiento.
Identificación de los riesgos que asume la
entidad al no dar cumplimiento a las
técnicas de control aplicables o
relacionadas con los objetivos específicos
de control interno.
- La agrupación de
transacciones en ciclos
permite establecer una
relación entre las partes que
intervienen en el proceso.
- 4.2.2 Levantamiento de la información
- Es la primera etapa de la
auditoria operacional y es en
dónde el auditor debe
obtener información
detallada respecto a las
características del flujo de
transacciones en área
funcional sujeta a su examen.
- Se caracteriza por el hecho de que el
auditor averigua exclusivamente las
características de un sistema mediante
indagaciones con todo el personal
involucrado, desde el más alto ejecutivo
hasta el último de los ayudantes.
- Es la primera etapa de la
auditoria operacional y es en
dónde el auditor debe
obtener información
detallada respecto a las
características del flujo de
transacciones en área
funcional sujeta a su examen.
- 4.2.3 Técnicas utilizadas
- Entrevistas.- Un encuentro entre
dos o más personas que se reúnen
para tratar un asunto o definir un
negocio, también ayuda a la
obtención de información
específica sobre algún tema o
persona en especial.
- Observaciones de campo.- El diario de
campo es un instrumento utilizado por los
investigadores para registrar aquellos
hechos que son susceptibles de ser
interpretados. En este sentido, el diario de
campo es una herramienta que permite
sistematizar las experiencias para luego
analizar los resultados.
- Obtención de evidencia documental .- Consiste en información
elaborada, como la contenida en cartas, contratos, registros de
contabilidad, facturas y documentos de la administración
relacionados con su desempeño; asimismo, la que establece las
normas procesales pertinentes, en caso de determinación de
responsabilidades administrativas, civiles y penales.
- Cuestionarios.- Los cuestionarios son una serie de preguntas
ordenadas, que buscan obtener información de parte de quien las
responde, para servir a quien pregunta o a ambas partes.
- Entrevistas.- Un encuentro entre
dos o más personas que se reúnen
para tratar un asunto o definir un
negocio, también ayuda a la
obtención de información
específica sobre algún tema o
persona en especial.
- 4.2.4 Informe y seguimiento
- Los informes son el medio por el cual diferentes personas, tanto
internas como externas de la organización, evalúan el trabajo del
auditor interno así como su contribución. El informe constituye
también la más sólida evidencia acerca del carácter profesional de las
actividades de auditoria interna.
- Una vez comentado y entregado el informe, con el cliente el auditor debe
ver que el informe llegue a todos los afectados y ver que sus
recomendaciones se cumplan, además debe controlar sus decisiones para
que estas no se desvíen.
- Una vez comentado y entregado el informe, con el cliente el auditor debe
ver que el informe llegue a todos los afectados y ver que sus
recomendaciones se cumplan, además debe controlar sus decisiones para
que estas no se desvíen.
- Los informes son el medio por el cual diferentes personas, tanto
internas como externas de la organización, evalúan el trabajo del
auditor interno así como su contribución. El informe constituye
también la más sólida evidencia acerca del carácter profesional de las
actividades de auditoria interna.
- 4.3 Concepto, antecedentes y evolución de auditoria administrativa
- Es la revisión analítica, total o parcial de
una organización con el propósito de
precisar su nivel de desempeño y perfilar
oportunidades de mejora para innovar
valor y lograr una ventaja competitiva
sustentable.
- En el año de 1935, James O. McKinsey, en el
seno de la American Economic Association
sentó las bases para lo que él llamó “auditoría
administrativa”, la cual, en sus palabras,
consistía en “una evaluación de una empresa
en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente
presente y futuro probable.” Más adelante, en
1953, George R. Terry, en Principios de
Administración, señala que “La
confrontación periódica de la planeación,
organización, ejecución y control
administrativos de una compañía, con lo que
podría llamar el prototipo de una operación
de éxito, es el significado esencial de la
auditoría administrativa.” Dos años después,
en 1955, Harold Koontz y Ciryl O´Donnell,
también en sus Principios de
Administración, proponen a la
auto-auditoría, como una técnica de control
del desempeño total.
- A finales de 1965, Edward F. Norbeck da a conocer su libro Auditoria
Administrativa, en donde define el concepto, Contenido e instrumentos para
aplicar la auditoría. Asimismo, precisa las diferencias entre la auditoría
administrativa y la auditoría financiera, y desarrolla los criterios para la
integración del equipo de auditores en sus diferentes modalidades En 1966, José
Antonio Fernández Arena, presenta la primera versión de su texto La Auditoria
Administrativa, en la cual desarrolla un marco comparativo entre diferentes
enfoques de la auditoría administrativa, presentando una propuesta a partir de su
propia visión de la técnica.
- En 1988, la oficina de la Contraloría General de los Estados Unidos de Norteamérica prepara las Normas de
Auditoría Gubernamental, que son revisadas por la Contraloría Mayor de Hacienda (entidad de la Secretaría de
Hacienda y Crédito Público), las cuales contienen los lineamientos generales para la ejecución de auditorías en
las oficinas públicas.
- En 1988, la oficina de la Contraloría General de los Estados Unidos de Norteamérica prepara las Normas de
Auditoría Gubernamental, que son revisadas por la Contraloría Mayor de Hacienda (entidad de la Secretaría de
Hacienda y Crédito Público), las cuales contienen los lineamientos generales para la ejecución de auditorías en
las oficinas públicas.
- A finales de 1965, Edward F. Norbeck da a conocer su libro Auditoria
Administrativa, en donde define el concepto, Contenido e instrumentos para
aplicar la auditoría. Asimismo, precisa las diferencias entre la auditoría
administrativa y la auditoría financiera, y desarrolla los criterios para la
integración del equipo de auditores en sus diferentes modalidades En 1966, José
Antonio Fernández Arena, presenta la primera versión de su texto La Auditoria
Administrativa, en la cual desarrolla un marco comparativo entre diferentes
enfoques de la auditoría administrativa, presentando una propuesta a partir de su
propia visión de la técnica.
- Es la revisión analítica, total o parcial de
una organización con el propósito de
precisar su nivel de desempeño y perfilar
oportunidades de mejora para innovar
valor y lograr una ventaja competitiva
sustentable.
- 4.4 Metodología de la revisión
- La metodología de la auditoría administrativa tiene el propósito de
servir como marco de actuación para que las acciones en sus
diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y
sistemática, se unifiquen criterios y se delimite la profundidad con
que se revisarán y aplicarán los enfoques de análisis administrativo
para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.
- Etapas
- Etapas
- La metodología de la auditoría administrativa tiene el propósito de
servir como marco de actuación para que las acciones en sus
diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y
sistemática, se unifiquen criterios y se delimite la profundidad con
que se revisarán y aplicarán los enfoques de análisis administrativo
para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.
- 4.4.1 Identificación de los elementos del proceso administrativos en las entidades
- 4.4.2 Levantamiento de la información
- Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de
hallazgos y evidencias que haga posible su examen
objetivo; de otra manera se puede incurrir en errores
de interpretación que causen retrasos u obliguen a
recapturar la información, reprogramar la auditoría
o, en su caso, a suspenderla.
- Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de
hallazgos y evidencias que haga posible su examen
objetivo; de otra manera se puede incurrir en errores
de interpretación que causen retrasos u obliguen a
recapturar la información, reprogramar la auditoría
o, en su caso, a suspenderla.
- 4.4.3 Técnicas utilizadas
- Se emplean las misma que en el punto 4.2.3
- Se emplean las misma que en el punto 4.2.3
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