Conducción de Reuniones de Trabajo

Conducción de reuniones eficaces:
1. Convertirse en un hábil planeador y conductor de reuniones (es decir, un administrador de reuniones) es un prerrequisito para la eficacia directiva y organizacional. Hay varias razones por las que esta habilidad es crucial. Una se debe a que los directivos pasan gran parte de su tiempo en juntas.
  1. Puesto que las reuniones son una actividad tan difundida, tanto dentro como fuera de los entornos de trabajo, ser un hábil administrador de reuniones tiene recompensas importantes, más allá de las relacionadas con la organización de equipos.
  2. Las reuniones de grupos, si se manejan adecuadamente, pueden generar decisiones de mayor calidad que las individuales.
  3. La frase “si se manejan adecuadamente” es la clave. Si no se administran de manera apropiada, las reuniones se convierten en la pérdida de tiempo cívica y organizacional suprema.
Las 5 “p” de las reuniones eficaces
1. 1. Propósito
  1. El propósito se refiere a la razón por la que se realiza una reunión. Una reunión cumple tres funciones: hacer anuncios, tomar decisiones y efectuar lluvias de ideas. De estas tres, sólo las dos últimas son verdaderas razones para organizar una reunión.
    1. Una reunión se debe realizar cuando se apliquen una o más de las siguientes condiciones:
      1. Compartir información: Cuando toda la información requerida no esté en manos de una sola persona, cuando se estimulen las ideas al reunir a las personas, y cuando no esté claro qué información se requiere o está disponible
      2. Construcción de compromiso: Cuando los individuos deban comprometerse con un curso de acción y cuando estén comprometidos en su planeación y ejecución.
      3. Difusión de información y retroalimentación. Cuando muchas personas deben recibir el mismo mensaje en la misma forma, el correo electrónico es lo más adecuado.
      4. Solución de problemas. Los grupos superan el desempeño de los mejores individuos al cumplir tareas complejas y tomar decisiones de alta calidad donde se necesiten diversas políticas o información.
2. 2. Participantes
  1. La segunda p, participantes, se refiere a los individuos invitados a asistir a una reunión. Para organizar una reunión eficaz, es importante determinar el tamaño, la composición y las habilidades de los participantes.
    1. Las reuniones pueden fracasar por la asistencia de demasiados o muy pocos participantes. Si una reunión es demasiado grande, la discusión podría ser superficial y difusa; en realidad, pocos miembros tendrían la oportunidad de participar
      1. La composición de la reunión se refiere a las tres principales dimensiones duales:
        Homogeneidad-heterogeneidad
        Competencia-cooperación
        Actividad-proceso
        Un grupo homogéneo está compuesto por miembros con antecedentes, personalidades, conocimientos o valores similares. Los grupos homogéneos producen menos conflictos y desacuerdos, pero sus resultados pueden ser anodinos y sin imaginación.
        Por otro lado, los grupos heterogéneos suscitan mayores diferencias entre los individuos, que conducen a críticas y disputas, pero también potencialmente a soluciones más novedosas y complejas para los problemas.
        Respecto a la dimensión de competencia y cooperación, las investigaciones sobre su efecto en las reuniones de solución de problemas son reveladoras.
        Los grupos cuyos miembros trabajan hacia una meta común y que adoptan una posición cooperativa se desempeñan en forma más eficaz y sus miembros tienen niveles más altos de satisfacción que los grupos cuyos miembros están luchando por satisfacer las necesidades individuales
        Los grupos cooperativos también demuestran una comunicación interpersonal más eficaz, divisiones más completas de las tareas, mayores niveles de participación y mejor desempeño en las actividades.
        En lo que se refiere a la dimensión de actividad y proceso, las reuniones son más eficaces si cuentan con participantes que generen un equilibrio entre actividades y procesos.
3. 3. Planeación
  1. La tercera p, planeación, se refiere a la preparación de la agenda para la reunión.
    1. Con frecuencia, la justificación para una reunión es clara (por ejemplo, necesitamos determinar cómo llevar combustible a las tropas en el frente) y los individuos indicados están presentes, pero la reunión todavía parece titubear, vagar sin rumbo
      1. Las investigaciones sugieren la existencia de ciertas reglas para planear reuniones eficaces (Tropman, 1996).
        La siguiente es una lista de las más importantes:
        Regla de las mitades:Todos los temas de una agenda para una reunión que se aproxima deben estar en las manos del programador de la reunión a más tardar a la mitad del intervalo de tiempo entre la última reunión y la siguiente.
        Regla de los sextos: Alrededor de dos tercios de la agenda deben enfocarse en temas de la agenda actual. El tercio restante debe subdividirse en dos sextos.
        Regla de los informes: Las reuniones avanzan mejor si la ronda habitual de “informes” no ocurre. En vez de ello, la información contenida en los “informes” se reorganiza en temas específicos, como anuncios, decisiones, lluvia de ideas.
        Regla de los tres cuartos: Los paquetes de información, incluyendo minutas de la reunión anterior y
        Regla de la agenda: Las agendas para las reuniones deben escribirse con verbos activos o resúmenes de enunciados, no con una sola palabra. En vez de decir “minutas”, por ejemplo, utilice “aprobar minutas”.
        Regla de integridad de la agenda: Todos los temas de la agenda se deben analizar, y los que no estén incluidos en la agenda no deberían discutirse.
        Regla de integridad temporal. Esta regla es sencilla: comience a tiempo y termine a tiempo. Siga un horario en la propia reunión.
4. 4. Participación
  1. La cuarta p, participación, se refiere al proceso real de las reuniones y los métodos utilizados para asegurar que se incluya a todos los presentes.
    1. Presentar a los participantes: Es necesario presentar a los participantes entre sí, y ayudarlos a que se sientan cómodos juntos, en especial si se van a tratar temas polémicos.
    2. Establecer reglas básicas. Debe aclararse cuánta participación se espera, qué variaciones de la agenda se tolerarán y cómo se manejará el tiempo.
    3. Establecer reglas de decisión. Las reglas de decisión son normas que permiten que los participantes se sientan cómodos. Necesitan establecerse al inicio de la reunión.
    4. Utilizar una variedad de medios. Para mantener el interés de los participantes de la reunión, utilice diversos medios para presentar la información.
    5. Alentar y establecer la participación. La participación en una reunión debe ser equitativa entre todos los asistentes; esto no significa que todos deben hacer exactamente el mismo número de comentarios.
5. 5. Perspectiva
  1. La última p es la perspectiva. La perspectiva nos hace ver las reuniones desde la distancia. Significa evaluar cada junta de trabajo y, cada cierto tiempo, valorar las decisiones y el proceso de las series de reuniones.
    1. Al final de cada una, por ejemplo, podría utilizarse la metodología mdi para hacer una evaluación rápida y sencilla. Se entrega un hoja de papel a cada participante y se pide a todos que respondan debajo de cada una de las tres letras M, D, I.
    2. M significa “mantener” (lo que salió bien en la reunión y que debemos conservar o ampliar); D significa “detener” (lo que fue improductivo de esta reunión y debe detenerse o eliminarse); I significa “iniciar” (lo que no sucedió en esta reunión y que deba iniciarse).
Sugerencias para miembros del grupo
1. Hasta ahora, en este análisis de la administración eficaz de las reuniones, nos hemos enfocado en el papel del administrador (el que cita, planea y sirve como “conductor” de la reunión).
2. Este rol es fundamental para el éxito de cualquier actividad de grupo. Sin embargo, los participantes de las reuniones también son responsables de la eficacia de la reunión.
3. A continuación se presentan diversas guías para contribuir a la eficacia de una reunión desde una perspectiva diferente de la de un directivo:
  1. 1. Determine si necesita asistir a la reunión. No asista únicamente porque lo invitaron. Si tiene duda acerca de si la agenda de la reunión le concierne, discuta con el organizador de la junta por qué cree que su presencia sería importante.
  2. 2. Prepárese. Familiarícese con la agenda y prepare algún informe o información que ayude a que los demás entiendan los asuntos.
  3. 3. Sea puntual. Quienes llegan tarde no sólo desperdician el tiempo de los demás al retrasar la reunión o al requerir resúmenes de lo que sucedió.
  4. 4. Pida alguna aclaración acerca de los puntos que sean imprecisos o ambiguos. Con frecuencia descubrirá que los demás participantes tienen las mismas preguntas, pero que son demasiado tímidos para expresarlas.
  5. 5. Al dar información, sea preciso y vaya al grano. No aburra a los demás con anécdotas y detalles que agreguen poco a su contribución.
  6. 6. Escuche. Mantenga contacto visual con quien esté hablando, y trate de descubrir las ideas implícitas detrás de los comentarios.
  7. 7. Apoye a los demás miembros del equipo. Siga las guías para la comunicación de apoyo, reconozca y construya a partir de los comentarios de los demás.

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