El objetivo de la combinación de correspondencia es que un mismo escrito llegue a muchas
personas; que referencias como nombre, dirección, empresa, correo electrónico, y otras, sean
extraídas de una base de datos y coloquen en un lugar específico del documento, creando con
ello la totalidad de correspondencia personalizada,
Es decir, podemos crear 100 documentos, sobres, etiquetas o correos electrónicos
personalizados de manera más rápida, para después imprimirlos. Las ventajas de la
combinación de documentos son los siguientes:
1. Es posible generar correspondencia masiva con poco esfuerzo. 2. Una misma lista
puede usarse con diferentes documentos para crear gran variedad de documentos
combinados.
3. Se puede aplicar el mismo modelo de documento principal con distintas
fuentes de datos. 4. Es viable hacer combinaciones selectivas para elaborar
documentos dirigidos a un conjunto específico de personas.
Para utilizar la combinación de correspondencia es necesario tener 2 archivos: uno de base de datos (
Access) y el otro word:
El documento principal es aquel que contiene todo el texto, que no cambia en cada una de las copias
generadas tras la combinación; más unos códigos especiales llamados campos de combinación, que
señalan los lugares donde se insertará la información variable de cada uno de los documentos
combinados.
La fuente de datos contiene la información variable que sera insertada en los
lugares específicos del documento principal.
El documento principal
Si vas a enviar un documento, carta, memorando, recordatorio, aviso, comunicado
o invitación a muchas personas es conveniente empezar elaborando el documento
en un archivo normal del procesador de texto.
En el documento principal se insertarán los campos de combinación serán
sustituidos por la información de la fuente de datos.
Crearás el texto y los demás elementos del documento con las técnicas habituales de Word, sólo
tienes que especificar las posiciones donde se insertará la información variable.
Cuando se usa el asistente de Word para combinar correspondencia, los campos variables se
solicitan al final, por el momento sólo debemos dejar el espacio para información como: dirección,
puesto, saludo etc.