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Diana Lucia Bolaños Rivera
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Acuerdo 042 de 2002
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Diana Lucia Bolaños Rivera
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ACUERDO 042 DE 2002
(OCTUBRE 31)
Organizaciòn de
archivos publicas
y privadas.
CONSIDERADO: Garantizar
la conservaciòn y el uso
adecuado del patrimonio
documental.
ARTICULO 1:
Objeto
ARTICULO 2:Obligatoriedad
de la organizaciòn de los
archivos de gestiòn.
ARTICULO 3:Conformación de los
archivos de gestión y
responsabilidad de los jefes de
unidades administrativas
ARTICULO 4: Criterios para
la organización de
archivos de gestión
ARTICULO 8:
ARTICULO 7:Inventario
documental.
ARTICULO 6:Préstamo de
documentos para trámites
internos.
ARTICULO 5:Consulta
de Documentos
Establecer criterios para
organizar archivos de
gestiòn.
Organizar archivos de
gestiòn, tablas de
retencion documental.
Tablas de retencion aprobada,
velar por la conformaciòn,
organizaciòn, preservacion y
control de los archivos.
Organizacion de los
archivos, tabla de
retencion aprobada.
Reflejar series y
subseries.
Conformaciòn de
expedientes que evidencien
el desarrollo de tramites.
Doc. de las series,
subseries deben estar
foliados.
Identificaciòn de la
carpeta que permita la
ubicaciòn de:
Identificaciòn de la
caja:
Fondo
Seccion
Subseccion
Series
Subseries
Num. de expediente
Num. de folios y
fechas extremas.
Codigo de la
dependencia
Fondo
Seccion
Legajos
PARAGRAFO: En la tabla de
retencion doc. puedes ser
eliminados cuando pierdan su
utilidad o vigencia
Acceso a los Doc. cualquiera
que sea su soporte copia o
fotocopia deberan ser
autorizadas por el jefe.
Para tramites internos ,
la productora debera
llevar un registro de
prestamo.
Administracion publica adopta el
formato unico de inventario, junto
con su instructivo.
Entidad remitente.
Entidad productora.
Unidad administrativa.
Oficina productora.
Hoja numero.
Codigo.
Fechas
extremas
Unidad de
conservaciòn.
Soporte.
Frecuencia de
consulta.
Elaborado por.
Entregado por.
Recibido por.
El presente acuerdo rige
apartir de la fecha de su
expediciòn.
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