2. Contabilidad en las organizaciones

La contabilidad

Desarrollo histórico
Hechos representativos de la contabilidad en la época antigua
Durante la época del esclavismo lo que era la propiedad común se convirtió en propiedad privada y se dio en cierta forma la primera organización del Estado. Las tribus vencidas eran sometidas en calidad de esclavos, convirtiéndose esto en uno de los hechos más importantes de la contabilidad, debido a que el esclavo más inteligente llamado Nomenclator (Ruiz, 1985, 104) tenía la misión de llevar la contabilidad de los esclavos del amo, pues estos eran considerados bienes.
En Roma existían muchas luchas entre patricios y plebeyos, particularmente por motivos de deudas y abusos cometidos por los acreedores (patricios), en contra de los deudores, debido a esto se vio la necesidad de implementar medidas
legislativas como la “Paetiela papiria” (impuesta por Marco Tulio Cicerón); la cual se basaba en la inscripción del nombre del deudor en el Codex del acreedor con el consentimiento de primero y la mención de la cantidad de vida para crear la obligación a favor del acreedor.
Después del esclavismo, aparece el feudalismo, donde el poder no está en la cantidad de esclavos sino en la tierra. La iglesia se convierte en un sector predominante como la primera institución bancaria, que concedía préstamos y se apropiaba de las tierras como castigo por el no pago, hoy en día esto es el cobro jurídico. En esta época predominó la Contabilidad Romana, donde realmente se impulsó la partida doble y además, aparecen los libros auxiliares con disposiciones específicas (Gertz Manero, 1976, 74-75) como:
 Registro de operaciones en orden cronológico.
 No se podían dejar espacios en blanco entre las partidas.
 Mención del documento soporte de la operación.
Posteriormente, en la época del mercantilismo, dos acontecimientos marcaron su desarrollo: el crecimiento de la economía monetaria y el surgimiento de los Estados Nacionalistas. Durante el siglo XVI, la actividad contable entra en una etapa de gran auge, tanto en el campo económico, como en el campo profesional. Carlos V emitió en Valladolid una Cédula Real en la que se ordena el cómo se deben registrar las operaciones, y se establece que todas deben estar firmadas por el contador y el tesorero, esto es “El Principio Fundamental de Control”.
Luca Paciolo, revelador de la partida doble
Estudiando la historia, puede observarse que no fue Paciolo quien descubrió la partida doble, pues varios tratadistas ya la habían desarrollado antes que él; sin
embargo, Fray Luca Paciolo, nacido en 1445, en el burgo de San Sepolcro, provincia de Toscana, merece el reconocimiento por la primera edición impresa del tema, pues las obras producidas cientos de años atrás, eran todas manuscritas. La vida de este ilustre personaje, merece un análisis para la mejor comprensión de su obra, que inauguró una nueva fase de la literatura contable y cuyos efectos perduran hasta nuestros días. Fray Luca Paciolo fue monje de la orden de San Francisco de Asís, en su juventud se radicó en Venecia con un prominente comerciante judío llamado Antonio Rompíais, allí estudió en la escuela Doménico Bragadino un “lector público de matemáticas” (López De Sá, 2002, 87), pasó varios años de su vida fuera de Venecia estudiando las grandes teorías matemáticas y se especula que en ese periodo se empezó a relacionar con la contabilidad, cuando regresó, imprimió su célebre obra Summa de arithmetica, geometría, proportioni et proportionalita (todo sobre aritmética, geometría, proporciones y proporcionalidades), en el año de 1494.
El propósito de Paciolo era diseñar un sistema de contabilidad para proporcionar al comerciante información oportuna en relación con sus activos y obligaciones. Con respecto al tema, Paciolo da una explicación del inventario diciendo que es una lista de activos y pasivos realizada por el propietario de la empresa antes de iniciar actividades, dicho inventario deberá ser hecho en un solo día; toda operación será registrada por sus efectos de créditos y débitos, el libro Mayor (Quaderno) llevaba usualmente un índice y era balanceado cuando se agotaban las paginas, este libro era saldado por dos personas, el balance de cierre era el mismo balance para abrir un nuevo libro, este proceso se denominaba “Summa summarium”, su clausura era correcta si débitos y créditos eran iguales, las operaciones por el débito se conocían por la preposición “Per” y las del crédito por “A”.
Paciolo murió en 1514 después de haber dedicado su vida a las matemáticas y en particular, a las matemáticas comerciales. Inventó procedimientos para la
suma, resta, multiplicación y división, y hasta se podría decir que la forma de división de hoy es un invento más de Paciolo y sus publicaciones son un legado importante que se conservan como la base de la contabilidad actual. (Fierro, 2011)
Definición de contabilidad
Fuente: (Fotolia, 2004)
La contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar la historia de las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna (Articulo. 1°, Decreto Reglamentario 2649/93).
La contabilidad es un proceso para la elaboración de información de las empresas de producción, de comercio y de servicios, que comprende tres conceptos básicos:
 Causación o devengo de todas las operaciones independientemente sean en efectivo o a crédito.
 Efectivo, cuando se recibe el efectivo por concepto de cartera.
 Acumulación de todos los valores causados, menos los valores recuperados.
Estos conceptos se resumen en los tres estados financieros simultáneamente: la causación es por excelencia para el Estado de Resultados, el efectivo es para el Flujo de caja, como la acumulación lo es para el Balance general.
De la definición de la contabilidad se deducen los siguientes conceptos: recolectar, identificar, medir, clasificar, codificar, acumular, registrar, emitir estados financieros, interpretar, analizar, evaluar e informar y hacer el seguimiento al desarrollo de las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna.
Todas las definiciones sobre contabilidad giran en torno a la norma, que describe un proceso donde confluyen las siguientes actividades:
1. Recolecta todos los documentos soportes de contabilidad utilizados durante el periodo contable, tales como recibos de caja, consignaciones, comprobantes de pago, facturas de venta, notas de contabilidad, entre otros; como resultado de las múltiples transacciones en las decisiones de inversión en activos fijos, operaciones de compra y venta de mercancías no fabricadas por la empresa, pago de gastos y del financiamiento por la consecución de recursos para desarrollar la actividad.
2. Identifica en cada transacción realizada contenida en el soporte de contabilidad, la causa y el efecto, para encontrar la cuenta precisa que aumenta o disminuye y darle la importancia relativa a cada erogación al considerarlo: un gasto necesario, proporcional y con relación de causalidad con la actividad, una inversión para la producción de la renta, o un financiamiento como apoyo al capital de trabajo o a los bienes o activos fijos.
3. Mide el valor económico de la transacción mediante verificación de precios, cálculos aritméticos, autorizaciones, requisitos legales. Otro aspecto bien importante de la contabilidad es la medición de los bienes y los derechos que tiene la empresa para producir riqueza, cuando han pasado varios años de posesión, la medición se hace con base en estudios de avalúo técnico para darle un justo valor razonable en la contabilidad.
4. Clasifica cada documento soporte de contabilidad, por grupos homogéneos de operaciones, tales como ingresos de caja, facturas de ventas, facturas de compras, comprobantes de pago, notas de contabilidad de ajustes contables, para continuar con el siguiente proceso.
5. Codifica cada soporte en la parte pertinente mediante un código establecido en el Plan Único de Cuentas (PUC) para los comerciantes, el cual se adopta por cada empresa de acuerdo al sector y a las necesidades de información.
6. Acumula en el Comprobante de Contabilidad todas las operaciones similares a una determinada cuenta, expuestas en los soportes de contabilidad por las operaciones llevadas a cabo, durante un periodo contable que puede ser un día o un mes, con el fin de proceder al siguiente proceso. Si la contabilidad es sistematizadas este proceso se cambia por el ingreso de cada transacción en los documentos del programa de contabilidad que se identifican por la clase el número, periodo y fecha, valor, códigos de las cuentas afectadas, y valor de la transacción, los cuales se resumen en el comprobante de diario.
7. Registra los libros auxiliares en el procedimiento manual mediante el comprobante de contabilidad, en primer lugar en la hoja control y luego a sus respectivas subcuentas que se identifican en cada hoja del libro, para luego elaborar los libros principales de contabilidad (Diario, Mayor y Balances,
Inventarios) y presentar los informes financieros. Si la contabilidad se lleva en un programa de contabilidad, tanto los libros auxiliares como principales al igual que los estados financieros se emiten como reportes, mediante doble clic.
8. Emite estados financieros, mediante la elaboración de la hoja de trabajo con el objeto de darle razonabilidad a la información y terminar el proceso contable. La emisión de estados financieros es muy sencilla cuando se dispone de un programa de contabilidad como el de Novasoft, porque con un clic se las operaciones del ejercicio, y con otros en reportes se obtienen los estados financieros que se requieren.
9. Interpreta los resultados de la contabilidad, justifica su estructura financiera, elabora los indicadores financieros y de gestión para encontrar respuesta al desempeño de la administración y mediante una segunda lectura los relaciona con los del sector y concluye un informe.
10. Analiza los problemas, mediante el estudio de causas y efectos para plantear soluciones y planes de mejoramiento de las situaciones críticas que no permiten lograr el éxito en el mediano y largo plazo.
11. Evalúa la factibilidad financiera de la empresa en marcha, e incorpora soluciones a los problemas, con nuevas actividades operativas y estratégicas que la ubiquen en nuevos escenarios probables y posibles, con un análisis de los resultados de acuerdo al devenir de la empresa; quiere decir que además de las operaciones propias del negocio se muestran otras alternativas en un horizonte con la prospectiva posible que se desea.
12. Informa a los usuarios los resultados en primera instancia a la gerencia, luego a la Asamblea general o Junta de socios que toma las decisiones de
mejoramiento, estrategias hacia el futuro, distribución de excedentes. También a los proveedores, nuevos inversionistas del mercado de valores y empleado que requieran información.
13. Seguimiento mediante indicadores de gestión sobre los planes que dan la factibilidad financiera al negocio para llegar al final del ejercicio económico con resultados y dar explicación a las diferentes situaciones que se solventaron durante el periodo contable.
La definición de contabilidad como proceso incluye muchas actividades importantes para obtener el objetivo de información oportuna y objetiva sobre la razonabilidad de las operaciones, que en la mayoría de las contabilidades se quedan en la actividad nueve, donde apenas sacan unos indicadores sin ninguna lectura de análisis ni ubicación en el sector, por consiguiente, falta profundizar los últimos cuatro puntos que son los que generan valor agregado a la empresa y le da al contador y al administrador la relevancia profesional.
Algunos gurús de la administración opinan que tomar decisiones sobre los informes de contabilidad no tiene sentido, primero, porque solamente se limitan a presentar unos estados financieros fríos sin ningún análisis y sin la evaluación de la situación real; y segundo, cuando se presentan ya tienen tres meses de retardo.
Otros opinan que administrar la empresa con base en los datos de contabilidad, es como quien maneja un carro mirando por el espejo retrovisor, pues aunque no se debe desconocer el pasado, hay que potenciarlo mediante planes de acción para tener éxito en el futuro. La verdad es que todo es cierto, porque hay administradores que toman decisiones sobre el Estado de Resultados, que es el más incierto, y porque debería utilizar el Estado de Flujos de Efectivo.
Clases de contabilidad
Existen diferentes bases comprensivas de contabilidad. Las más importantes permiten referirse a seis grandes tipos de contabilidad:
1. Contabilidad financiera.
2. Contabilidad fiscal.
3. Contabilidad gerencial.
4. Contabilidad científica.
5. Contabilidad ambiental.
6. Contabilidad estandarizada.
Contabilidad financiera: es la más conocida de todas y su base comprensiva son los principios de contabilidad generalmente aceptados a partir de los cuales se ha elaborado un modelo contable basado en el costo histórico recuperable y en el concepto de mantenimiento del capital financiero nominal.
El objetivo es que pretende con esta base es proporcionar información respecto de la información financiera, el desempeño y los cambios en la posición financiera de la empresa, de utilidad para un amplio rango de tomadores de decisiones.
Contabilidad fiscal: la base de la contabilidad es la base gravable, definida en términos impositivos a partir del poder coercitivo del Estado para obtener recursos. No necesariamente es una base técnica aunque se insiste que por desarrollo del principio de legalidad, debe cumplir condiciones de equidad y justicia. En últimas, corresponde a las decisiones de política económica del Estado.
Contabilidad gerencial: la información para usuarios externos y con marcada responsabilidad social (contabilidad financiera) sigue siendo importante. Pero la
gerencia necesita otro tipo de información, ahora de carácter interno, con el fin de impulsar y controlar su gestión, proceso que recibe el nombre de contabilidad gerencial (administrativa, directiva, interna, etc).
Contabilidad científica: la contabilidad como tal no es ciencia. Es un conocimiento intuitivo-empírico, práctico. Un arte. O si se prefiere usar términos modernos, una tecnología. En un ejercicio tiene prelación la rutina (mecanización, automatización), la experiencia y el sello personal de quien ejerce.
Contabilidad ambiental: toma vigencia por la responsabilidad de todo ente económico de preservar la naturaleza al momento de desarrollar su objeto social con responsabilidad, para que su rentabilidad obtenida no sea a costa de la destrucción del medio ambiente.
Contabilidad estandarizada: las nuevas tendencias de la contabilidad son hacia la armonización, estandarización y ahora último a la convergencia de las normas internacionales de contabilidad para que permita elaborar información que sirva para cualquier continente, el flujo de capitales y movimientos de bienes y servicios de empresas transnacionales, de tal manera que el contador tiene la responsabilidad de actualizar sus conocimientos con los parámetros internacionales y lograr ser eficiente en una economía globalizada mediante los nuevos tratados internacionales de libre comercio y libre ejercicio profesional.
El tema es objeto de estudio en simposios y congresos de contadores públicos, al terminar el año 2004 se conoció la prorroga según la Ley 992 por dos años más del Artículo 63 de la Ley 550 de 1999, mejor conocida como Ley de Intervención Económica, sin embargo, hoy no se conocen los pronunciamientos del órgano normativo Consejo Técnico de la Contaduría, respecto a los ajustes pertinentes en materia de contabilidad y aseguramiento de la información en cumplimiento de la Ley 1314 de 2009.
Ciclo contable
Describe el proceso de la contabilidad fundamentalmente en los siguientes aspectos:
 Recolección de todos los documentos de contabilidad (recibos de caja, comprobantes de pago, facturas de venta, facturas de compra, notas de contabilidad, etc.).
 Codificación de los soportes contables con la ayuda del concepto de cuenta y manejo del Plan Único de Cuentas.
 Elaboración del comprobante de contabilidad con todos los soportes anteriores.
 Registro de los libros auxiliares tanto en la cuenta de control y subcuentas y de los libros principales.
 Ajustes contables que sean necesarios.
 Elaboración de los estados financieros del ejercicio.
 Informe de gestión para calificar el desempeño de sus directivos.
Definición
El ciclo contable es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos económicos se reconocen y se transmiten correctamente a los usuarios de la información (Articulo. 46, Decreto Reglamentario 2649/93). El ciclo de información contable está compuesto por tres procesos: entrada, proceso y salida de la información contable.
Entrada de la información
El ciclo contable muestra todo el proceso de información financiera y consistente fundamentalmente en los siguientes aspectos:
 Transacciones comerciales resultado de la naturaleza del negocio.
 Recolección de los documentos soportes externos e internos.
 Codificación de cada soporte en sus operaciones o transacciones.
 Resumen de las operaciones en el comprobante de contabilidad.
 Registro en los libros de contabilidad auxiliar y principal.
 Elaboración de los estados financieros. El ciclo es válido tanto por la contabilidad manual como también para la contabilidad sistematizada.
En el gráfico N° 1 se muestra la recolección de soportes que facilitan la elaboración de la contabilidad en un periodo contable de un mes o trimestre, o ciclo contable de un año. (Fierro, 2011)
Gráfico No 1. Recolección de soportes y elaboración de libros
Soportes contables
Soportes de contabilidad internos:
1. Recibo de caja o comprobantes de ingreso
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan así: una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja, y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura. (Universidad Libre de Colombia, 2009)
2. Recibo de consignación
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuentahabientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el
banco, y una copia con el sello del cajero recibido o el timbre de la máquina registradora, sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. (Universidad Libre de Colombia, 2009)
Los soportes de contabilidad se elaboran en original y las copias que sean necesarias según las exigencias de la empresa.
Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros
Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir sólo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente. (Universidad Libre de Colombia, 2009)
3. Factura de venta
 Concepto
“La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.” (Universidad Libre de Colombia, 2009)
Desde el punto de vista del vendedor se denomina factura de venta y del comprador factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
 Requisitos de la factura
La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:
- Estar denominada expresamente como factura de venta, preimpreso.
- Numeración en orden consecutivo, preimpreso.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio, preimpreso.
- Apellidos y nombre o razón social del adquiriente de los bienes o servicios.
- Fecha de expedición.
- Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
- Valor total de la operación.
- El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura, preimpreso.
- Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. (Universidad del Quindío, s.f)
 Documentos equivalentes a la factura
Son documentos equivalentes a la factura:
- Los tiquetes de máquinas registradoras.
- Las boletas de ingreso a espectáculos públicos.
- Los tiquetes de transporte de pasajeros.
- Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por los establecimientos de educación reconocidos por el Gobierno.
- Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago.
- Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías.
- Facturas electrónicas. (Decreto 1165, 1996)
“Entiéndase por factura electrónica el documento computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de servicios, transferido bajo un lenguaje estándar universal denominado Edifact de un computador a otro.” (Decreto 1094, 1996)
 ¿Quiénes no están obligados a facturar?
No se encuentran obligados a expedir factura en sus operaciones:
a) Los Bancos, las Corporaciones Financieras, las Corporaciones de Ahorro y Vivienda, las Compañías de Financiamiento Comercial;
b) Las Cooperativas de Ahorro y Crédito, los Organismos Cooperativos de grado superior, las Instituciones Auxiliares del Cooperativismo, las Cooperativas Multiactivas e Integrales, y los Fondos de Empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades;
c) Los responsables del régimen simplificado;
d) Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural comprimido, en lo referente a estos productos;
e) Las empresas que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades;
f) Quienes presten servicios de baños públicos, en relación con esta actividad;
g) Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria, en relación con esta actividad;
h) Las personas naturales que únicamente vendan excluidos del impuesto sobre las ventas o presten servicios no gravados, siempre y cuando no sobrepasen los topes de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del régimen simplificado. (Decreto 1001, 1997)
 Factura de venta de mercancía al contado
Al contabilizar las ventas al contado se debita caja y se acredita comercio al por mayor y al por menor, si la mercancía no está gravada; si está gravada se acredita también la cuenta impuesto sobre ventas por pagar.
Al contabilizar las compras al contado se debita compras, si la mercancía no está gravada se debita además impuesto sobre las ventas por pagar, y se acredita bancos o caja.
 Factura de venta de mercancía a crédito
El vendedor elabora la factura en original y copias, de acuerdo con su organización contable, así: original para cartera, una copia para el cliente, otra para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. La empresa que compra mercancía al contado o a crédito, seleccionan los proveedores que les cotizan los artículos de acuerdo con la calidad, precio y condiciones de pago que se ajustan a sus necesidades.
Después de estudiar las solicitudes de mercancía de su almacén, efectúan los pedidos de mercancías mediante una orden de compra para el proveedor elegido, por haber, presentado la mejor cotización.
4. Comprobante de venta con tarjeta de crédito
 Concepto de tarjeta de crédito
“La tarjeta de crédito (o dinero plástico) es un medio de pago que utiliza el tarjetahabiente en los establecimientos afiliados al sistema.” (Universidad Libre de Colombia, 2009)
La tarjeta de crédito se adquiere mediante un contrato de apertura y utilización de tarjeta de crédito, suscrito mediante la entidad financiera y una persona natural o jurídica. Por medio del contrato, el tarjetahabiente se compromete a utilizar este documento en forma personal e intransferible y a pagar periódicamente a la entidad financiera los valores correspondientes a los bienes o servicios comprados a través de este medio.
El establecimiento comercial para afiliarse al sistema suscribe un contrato con la entidad financiera, mediante el cual el afiliado se compromete a aceptar las tarjetas de crédito como un medio de pago de sus clientes y a la vez la entidad financiera se compromete a pagar al afiliado las sumas de los comprantes firmados por los tarjetahabientes, deducido por el servicio un porcentaje de comisión que oscila entre el 5% y el 10%.
 Consignación del comprobante de venta
El vendedor consigna el comprobante de venta con tarjeta de crédito en la cuenta corriente del afiliado para lo cual se presenta la liquidación y el formato establecido debidamente diligenciado.
5. Cheque
Es un título valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco denominado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario".
6. Comprobante de pago o de egreso
Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.
Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. (Universidad Libre de Colombia, 2009)
Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa.
7. Letra de cambio
Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.
En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago de compras y ventas a crédito. (Universidad Libre de Colombia, 2009)
El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.
8. Pagaré
“Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.” (Universidad Libre de Colombia, 2009)
Nota débito
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones. (Universidad Libre de Colombia, 2009)
Nota crédito
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante que se denomina nota crédito.
Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
Recibo de caja menor
“El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque. Para ello se establece un monto denominado caja menor.” (Universidad Libre de Colombia, 2009)
Soportes de contabilidad externos
Nota de contabilidad
“Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.” (Universidad Libre de Colombia, 2009)
Comprobante diario de contabilidad
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.
Cuenta
La cuenta es como una persona, con capacidad de dar y recibir, por consiguiente, todo lo que recibe o entrega lo acumula en forma ordenada y muestra la diferencia en el saldo. Las operaciones comerciales se relacionan con una cuenta en particular, las que presentan movimiento débito y movimiento crédito y como resultado el saldo que implica:
 Disponibilidad (caja general, bancos, fondos).
 Inversiones a corto plazo (títulos, acciones, cuotas, partes de interés social).
 Valores a recaudar (clientes, ingresos por cobrar).
 Materias primas (inventarios de materias, materiales).
 Mercancías (Productos no elaborados por la empresa).
 Valores con capacidad de ser realizable (inventarios).
 Valores capitalizados en activos (propiedades, planta y equipo, maquinaria, muebles y enseres, etc.).
 Contribuciones al Estado (impuestos, gravámenes y tasas, nacionales o municipales).
 Obligaciones laborales (sueldos, prestaciones sociales, aportes patronales, parafiscales).
 Obligaciones por pagar (proveedores de bienes y servicios).
 Cuentas por pagar (gastos a terceros).
 Deudas con instituciones financieras (Obligaciones financieras).
 Valor a reembolsar o restituir a sus dueños (patrimonio).
 Beneficios por distribuir (utilidades del ejercicio, acumuladas, dividendos o participaciones).
 Superávit por realizar (valoración económica de activos pendiente de realizar en el momento de la enajenación). (Fierro, 2011)
Las cuentas se pueden interpretar como una serie de cajoncitos con nombres propios, donde se guarda y se saca los valores comunes a él, para mostrar al final un saldo y elaborar el balance, el cual actúa y acumula transacciones para el nuevo periodo.
Clasificación de las cuentas
Según su naturaleza:
 Naturaleza débito: porque el saldo de la cuenta siempre aumenta con los registros que se hagan al débito y disminuyen con registros al crédito, su saldo siempre representa derechos y bienes controlados por la empresa.
 Naturaleza crédito: porque el saldo de la cuenta siempre aumenta con registros que se hacen en el crédito y disminuye con registros al débito, su saldo representa las obligaciones que tiene la empresa surgida de unos sucesos pasados. (Fierro, 2011)
Las cuentas de naturaleza débito son las que trabajan para producir y las cuentas de naturaleza crédito son las que consumen el trabajo.
Según los estados financieros
Las cuentas que contienen los estados financiero, balance general y estado de resultados, se clasifican en cuentas reales, nominales y cuentas de orden.
Cuentas reales o de balance: son las cuentas con las cuales se prepara el balance general y corresponden a las clases: 1. Activo, 2. Pasivo y 3. Patrimonio.
 Activo: son derechos y bienes que controla el ente económico al servicio de la actividad, tanto en capital de trabajo operativo, como bienes de capital e inversiones, diferidas todas ellas aumentan su saldo con los registros en el débito y disminuyen su saldo con registros en el crédito.
ARTÍCULO 35: un activo es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan a la empresa beneficios económicos futuros. (Decreto 2649, 1993)
Por ejemplo:
- Caja. - Bancos. - Deudores. - Inversiones. - Inventarios.  Pasivo: son las obligaciones contraídas por el ente económico con terceras personas, porque han facilitado el financiamiento y han permitido desarrollar sus operaciones e inversiones, ellas aumentan sus saldos con registros en el crédito y disminuye con registros en el débito, su saldo siempre será de naturaleza crédito.
“Un pasivo es una obligación presente en la entidad, surgida a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla, la entidad espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos.” (Fundación IASC, 2009)
Por ejemplo: - Obligaciones financieras. - Proveedores. - Impuestos por pagar.
- Cuentas por pagar.
 Patrimonio: son los aportes llevados por los dueños al fondo común de la empresa para desarrollar la actividad comercial que se denomina capital social, que luego se alimentan con parte de los beneficios que se acumulan durante la vida del negocio y se llaman reservas, utilidades acumuladas; y otras se distribuyen en calidad de dividendos o participaciones por pagar en acciones, cuotas o partes de interés social. Estas cuentas aumentan con registros en el crédito y disminuyen con registros en el débito, su saldo siempre será de naturaleza crédito.
“Es la participación residual en los activos de una entidad una vez deducidos todos sus pasivos.” (Fundación IASC, 2009)
Cuentas nominales o de resultado: acumulan las operaciones realizadas durante un ciclo contable y están relacionadas con las clases: 4 Ingresos, 5 Gastos, 6 Compras y 7 Costos de producción u operación.
 Nominales de ingreso: recogen los ingresos por ventas o prestación de servicios y se disminuyen con las devoluciones o anulación de los contratos. Hacen parte los grupos 41 Operacionales, 42 No operacionales y estas a su vez tienen múltiples conceptos.
 Nominales de gasto: son todos los gastos de administración y de distribución y venta, necesarios en la producción de la renta. Hacen parte los grupos 5 Operacionales de administración, 52 Operacionales de ventas, 53 No operacionales, 54 Impuesto de renta y complementarios y 59 Ganancias y pérdidas. (Fierro, 2011)
 Nominales de costo: son los costos de la mercancía vencida, no fabricada por la empresa y tratándose de empresas de fabricación, está compuesta por los costos de producción y venta. Hacen parte los grupos 61 Costo de venta y prestación de servicios, cuando se maneja el sistema de inventario permanente y la 62 Compras cuando se maneja el sistema de inventario periódico.
 Costos de producción u operación: cuando la empresa es manufacturera, debe utilizar cuentas apropiadas para la producción, antes de llevar los productos a los inventarios, los que a su vez en el momento de la venta contribuyen en costos de la mercancía vendida y fabricada por la empresa. Hacen parte los grupos 71 Materia prima, 72 Mano de obra directa, 73 Costos indirectos y 74 Contratos de servicios.
Cuentas de orden: recoge los hechos económicos que no comprometen directamente la estructura financiera del balance o del estado de resultados y se clasifican en las clases de cuentas, 8 Cuentas de orden deudoras y 9 Cuentas de orden acreedoras. (Fierro, 2011)
 De orden deudora: son hechos o circunstancias que generan derechos que pueden afectar la estructura financiera, también se incluyen registros de control interno de activos, información general o control de futuras situaciones, así como las diferencias en las conciliaciones tributarias. Son de naturaleza débito.
 De orden acreedora: son compromisos o contratos que se relacionan con posibles obligaciones que pueden llegar a afectar la estructura financiera, se incluyen los registros de control interno de pasivos y patrimonio, como también las diferencias en conciliaciones tributarias entre los pasivos y patrimonio con las declaraciones de renta. Son de naturaleza débito y aumentan su saldo con los siguientes grupos 91 Responsabilidades contingentes, 92 Acreedoras fiscales, 93 Acreedoras de control, y son de naturaleza crédito, 94 Responsabilidades contingentes por el contrario, 95 Acreedoras fiscales por el contra y 96 Acreedoras de control por el contra.
La característica principal de las cuentas de orden es que son cruzadas, quiere decir que no se combinan con ninguna otra cuenta real o nominal que conforme se crean y cancelan cruzando sus saldos cuando han cumplido su objetivo.
Método de la cuenta T
Existe la forma gráfica de presentar las cuentas en forma de T, utilizada por el aprendiz que se inicia en estas labores, la que se puede interpretar desde el punto de vista de la persona que observa:
En la parte superior se identifica el nombre de la cuenta mayor o de balance, la cuenta nominal o de ingresos, egresos , etc.; en la parte izquierda de la persona que observa se registra o escriben los movimientos débitos (valores que recibe) y en la parte derecha los movimientos créditos (valores que entrega), para saldar o calcular el saldo de la cuenta se traza una línea inferior y se suman los movimientos, los que no son iguales; enseguida se coloca el saldo por diferencia entre los dos movimientos, por ejemplo, si los movimientos débitos son superiores a los créditos la diferencia se coloca al crédito para mostrar finalmente sumas iguales, caso contrario si los movimientos créditos son superiores a los débitos la diferencia se coloca al débito para obtener sumas iguales, como se puede observar a continuación:
Método de la cuenta T
Cabeza: nombre de la cuenta Izquierda Débitos con efectos contrarios según la naturaleza de la cuenta:  De naturaleza débito su saldo aumenta.  De naturaleza crédito su saldo disminuye. Derecha Créditos con efecto contrarios según la naturaleza de la cuenta:  De naturaleza débito su saldo disminuye.  De naturaleza crédito su saldo aumenta.

Dinámica de la cuenta T: para mostrar el proceso contable en forma didáctica algunos autores recurren a la cuenta T, para reemplazar la codificación del soporte en forma de reporte; no solamente con el nombre de la cuenta y el registro débito y crédito, sin embargo, para nadie es un secreto que este proceso no se usa en la elaboración de la contabilidad manual, las cuales son reemplazadas en la práctica por el registro diario que sirve a su vez para la elaboración del comprobante de contabilidad y de los libros auxiliares respectivos en vía de extinción, por la presencia de los computadores que realizan ese trabajo. (Fierro, 2011)
a) Método de la partida doble
La partida doble es considerado el método matemático de la contabilidad, esta teoría expone que en toda transacción intervienen mínimo: la cuenta que recibe y otra cuenta
que entrega para una operación sencilla, pero pueden suceder operaciones múltiples donde sean varias las cuentas que reciben (se debita) y varias las que entregan (se acreditan), como si fuera una balanza.
De esta forma, se mantiene el equilibrio entre los valores recibidos (débitos) con los valores entregados (créditos) y se fortalece el método de la partida doble. Por consiguiente, cada transacción tendrá un doble registro como mínimo, uno a la cuenta del activo o egresos y otro a la cuenta de pasivo, patrimonio o de ingresos; en forma simple o múltiple. El saldo de cada cuenta después de haber acumulado todas las transacciones de un periodo, sirve para elaborar los estados financieros como resultado final de una contabilidad financiera donde se guarda el equilibrio de la partida doble.
b) Método de la ecuación contable
A partir del método de contabilidad de la partida doble, resulta entonces la ecuación contable, que presenta los activos en equilibrio con la suma de los pasivos y el patrimonio:
Activos = Pasivo + Patrimonio
Esta ecuación también puede confeccionarse de otras formas a partir de la primera ecuación:
Activos + Costos + Gastos = Pasivos + Patrimonio + Ingresos
Activos = Pasivos + Patrimonio + (Ingreso – Costos – gastos)
Activos – Pasivos = Patrimonio + (Ingresos – costos – gastos) (Fierro, 2011)
Para practicar la ecuación contable, se debe buscar toda clase de transacción para identificar que cuentas reciben los derechos o bienes de capital o que cuentas entregan dichos bienes o derechos, para mostrar en forma permanente el equilibrio de la ecuación que contribuye a el objeto de ser la contabilidad y de los estados financieros del balance general y el estado de resultados.
c) Ajustes contables
Por demasiado cuidado que se tenga en el registro de las operaciones, así esté sistematizada la contabilidad, el carácter humano del operador en uno y otro sistema hace que se omitan registros que se requieren del consecuente ajuste de las
operaciones, por esta razón y antes de emitir estados financieros se debe consultar las normas básicas y técnicas consagradas en el decreto reglamentario 2649 de 1993 para reconocer hechos con posterioridad a la fecha de corte, antes de la emisión de los estados financieros.
Ajustes: los ajustes a las operaciones son de tres tipos:
 Hechos económicos no reconocidos.
 Errores involuntarios que son objeto de recomendaciones de auditoría.
 Ajustes a los pasivos en moneda extranjera y en unidades UVR.
Algunos ejemplos de hechos no reconocidos pueden ser las mercancías recibidas con orden de remisión y que en el momento no se conoce la factura, gastos por transporte de carga sin conocimiento de factura de transporte, nómina de empleados al igual que las prestaciones sociales sin causar. Los errores involuntarios pueden ser cambios en el valor del soporte, error en la codificación y por último los errores en el cálculo de la depreciación, amortización y agotamiento.
Cierre: el cierre contable es el procedimiento que se ejecuta antes de divulgar cualquier estado financiero, cancelando las cuentas nominales de ingresos y egresos operacionales, de ingresos y egresos no operacionales, para mostrar el resultado neto del ejercicio en la parte pertinente del patrimonio, como única cuenta 360505 Utilidades del ejercicio o 361005 Pérdidas del ejercicio, que se obtienen del estado de resultados.
El cierre contable o cierre del ejercicio está previsto hacerlo mensualmente, cuando los estados financieros son intermedios o anualmente cuando solamente se presentan al finalizar el ejercicio contable, cuando el sistema es manual, en cambio cuando es por computador no requiere este proceso para emitir un estado financiero, porque simula el cierre contable y determina utilidad o pérdidas. (Fierro, 2011)
d) Ejercicio de aplicación
1. Consignación o depósito en entidades financieras
De acuerdo con los principios de auditoría, el dinero que recibe la empresa debe consignarse en cuenta corriente o depositarse en cuenta de ahorro. Al efectuarse pagos se giran cheques, excepto cuando se trate de gastos de poco valor, que se cancelan por caja menor.
Consignación en el Banco de América por $ 1.000.000
 Se consigna en el Banco, código 1110.
 El dinero sale de la caja de la empresa, código 1105.
Bancos: Cuenta del Activo, al consignar Aumenta = Débito.
Caja: Cuenta de Activo, al retirar dinero Disminuye = Crédito.
Código Cuenta Debe Haber
1110 Bancos 1.000.000
1105 Caja 1.000.000
2. Compra de mercancía
Compra de mercancía al contado por $ 500.000, valor cancelado con cheque del Banco de América. Código Cuenta Debe Haber
6205 De mercancía 500.000
1110 Bancos 500.000

3. Venta de mercancía al contado
Venta de mercancía al contado por valor de $ 2.000.000
Código Cuenta Debe Haber
1105 Caja 2.000.000
4135 Comercio al por mayor y al por menor 2.000.000

4. Venta de mercancías a crédito
Venta de mercancías a crédito por $ 700.000
Código Cuenta Debe Haber
1305 Clientes 700.000
4135 Comercio al por mayor y al por menor 700.000
(Universidad del Quindío, s.f.)

5. Compra a crédito de activos diferentes de mercancía
Compra a crédito muebles para la oficina por valor de $ 3.500.000
Código Cuenta Debe Haber
1524 Equipo de oficina 3.500.000
2205 Bancos 3.500.000

Préstamos recibidos por la empresa
La empresa obtiene un préstamo del Banco de América por $ 35.000.000 y lo consigna en la cuenta corriente.
Código Cuenta Debe Haber
1110 Bancos 35.000.000
2105 Bancos Nacionales (pagares) 35.000.000

6. Abono de clientes
Un cliente abonó $ 400.000 a la deuda por la venta de mercancías a crédito y giró un cheque a favor de la empresa.
Código Cuenta Debe Haber
1105 Caja 400.000
1305 Clientes 400.000

7. Se abona a un proveedor
La empresa gira cheque por $ 1.000.000 a un proveedor por concepto de abono a deuda por mercancía.
Código Cuenta Debe Haber
2205 Nacionales 1.000.000
1110 Bancos 1.000.000

8. Gastos
La empresa gira un cheque por $ 900.000 por concepto de arrendamiento de oficina por un mes.
Código Cuenta Debe Haber
5120 Arrendamientos 900.000
1110 Bancos 900.000

9. Gastos pagados por anticipado
La empresa gira un cheque por valor de $ 300.000 correspondientes a tres meses de honorarios anticipados.
Código Cuenta Debe Haber
1705 Gastos pagados por anticipado 300.000
1110 Bancos 300.000

10. Ingresos
La empresa recibe consignación por $ 100.000 por concepto de arriendo del parqueadero.
Código Cuenta Debe Haber
1110 Bancos100.000
4220 Arrendamientos 100.000

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