Archivo electrónico : Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y
tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del
productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución
pública o privada, en el transcurso de su gestión.

Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que
llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario.
No generan trámites para las instituciones.

Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos
y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del
cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones
recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de
envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de
vencimiento que establezca la Ley.

Unidades de Correspondencia:
Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de
correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los
servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal
manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de
gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los
procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.

Numeración de actos administrativos: La numeración
de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de
dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y
los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o
enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén
debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para
el efecto.

Conservación documental: Las entidades son
responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello
deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de
procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde
el momento de su producción.

Imagen corporativa: Con el propósito de
reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecerán en sus
manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas,
memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes
para el efecto.