Combinación de correspondencia en Word

Mediante la opción Combinar correspondencia Word 2013 nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio. De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.  Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos.  Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.  Origen de datos.

COMBINAR CORRESPONDENCIA

Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento principal.   En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna.

Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo.   Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de correspondencia. Allí hacer clic en la opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Crear el documento principal

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Se mostrará el panel Combinar correspondencia. Observarás que se trata de un asistente porque en la zona inferior indica que es el Paso 1 de 6 y hay una opción para pasar al siguiente paso. Como la mayoría de asistentes, es muy sencillo e intuitivo. En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc.) Nosotros vamos a seleccionar Cartas. Al hacer clic en siguiente, aparece el segundo paso del asistente.

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En el paso 2 definimos el documento inicial, es decir, el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicación de la opción seleccionada en este momento.  Dejaremos seleccionada la primera opción y haremos clic en Siguiente para continuar con el asistente.

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En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc.), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva.

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- Si seleccionamos la opción Utilizar una lista existente aparece la opción Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos. - Si seleccionamos la opción Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar... aparece la opción Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta. - Si seleccionamos la opción Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la opción Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista.

Ahora explicaremos con más detalle la opción Examinar.... Al hacer clic en ella se abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos de dónde cogerá los datos:

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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en él vemos los datos que se combinarán y podemos añadir opciones que veremos más adelante. Dependiendo del tipo de datos que hayamos utilizado puede variar ligeramente la experiencia. Por ejemplo, si es una base de datos con varias tablas, deberemos seleccionar en qué tabla basarnos; si es un libro de Excel, en qué hoja se encuentran los datos, etc.

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En él podremos marcar o desmarcar los registros para seleccionar cuáles utilizar. Lo normal es que estén todos seleccionados, pero si queremos descartar alguno no tenemos más que desactivar su casilla haciendo clic en ella. También podremos utilizar las herramientas disponibles paras ordenar, filtrar, buscar duplicados, etc.   En el paso 4 redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y añadimos los campos de combinación. Para ello debemos posicionar el cursor en la posición donde queremos que aparezca el campo de combinación y a continuación hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.

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Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para seguir con el asistente.

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En el paso 5 examinamos las cartas tal como se escribirán con los valores concretos del origen de datos.   Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente, o bien Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario que estamos viendo o Editar lista de destinatarios... para corregir algún error detectado.

Para terminar hacer clic en Siguiente.Para enviar las cartas a la bandeja de la impresora hacer clic en la opción Imprimir.

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Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero también podemos utilizar los botones de la pestaña Correspondencia.

La pestaña Correspondencia

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Para incluir un campo de combinación, hacer clic en el icono  INSERTAR CAMPO COMBINADO, de la pestaña Correspondencia y se abrirá el cuadro Insertar campo de combinación con la lista de todos los campos del origen de datos, seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botón Insertar.

Insertar campos de combinación

Ver datos combinados Si queremos ver el aspecto que tendrá el documento combinado, hacer clic en el botón VISTA PREVIA DE RESULTADOS. Este botón permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien con los datos.

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COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA