La recolección de datos se refiere al uso de una gran diversidad de técnicas y herramientas que pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los sistemas de información, los cuales pueden ser la entrevistas, la encuesta, el cuestionario, la observación, el diagrama de flujo y el diccionario de datos.Todas estos instrumentos se aplicará en un momento en particular, con la finalidad de buscar información que será útil a una investigación en común.
TÉCNICAS PARA HALLAR DATOSLos analistas utilizan una variedad de métodos a fin de recopilar los datos sobre una situación existente, como entrevistas, cuestionarios, inspección de registros (revisión en el sitio) y observación. Cada uno tiene ventajas y desventajas. Generalmente, se utilizan dos o tres para complementar el trabajo de cada una y ayudar a asegurar una investigación completa.
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Las entrevistas se utilizan para recabar información en forma verbal, a través de preguntas que propone el analista. Quienes responden pueden ser gerentes o empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema existente, usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos que proporcionarán datos o serán afectados por la aplicación propuesta. El analista puede entrevistar al personal en forma individual o en grupos algunos analistas prefieren este método a las otras técnicas que se estudiarán más adelante. Sin embargo, las entrevistas no siempre son la mejor fuente de datos de aplicación.Dentro de una organización, la entrevistas es la técnica más significativa y productiva de que dispone el analista para recabar datos. Es un canal de comunicación entre el analista y la organización; sirve para obtener información acerca de las necesidades y la manera de satisfacerlas, así como concejo y comprensión por parte del usuario para toda idea o método nuevos.
Determinar la posición que ocupa de la organización el futuro entrevistado, sus responsabilidades básicas, actividades, etc. (Investigación).Preparar las preguntas que van a plantearse, y los documentos necesarios (Organización).Fijar un límite de tiempo y preparar la agenda para la entrevista. (Psicología).Elegir un lugar donde se puede conducir la entrevista con la mayor comodidad (Psicología).Hacer la cita con la debida anticipación (Planeación).
Explicar con toda amplitud el propósito y alcance del estudio (Honestidad).Explicar la función propietaria como analista y la función que se espera conferir al entrevistado. (Imparcialidad).Hacer preguntas específicas para obtener respuestas cuantitativas (Hechos).Evitar las preguntas que exijan opiniones interesadas, subjetividad y actitudes similares (Habilidad).Evitar el cuchicheo y las frases carentes de sentido (Claridad).Ser cortés y comedio, absteniéndose de emitir juicios de valores. (Objetividad).Conservar el control de la entrevista, evitando las divagaciones y los comentarios al margen de la cuestión.Escuchar atentamente lo que se dice, guardándose de anticiparse a las respuestas (Comunicación).
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Secuela de la entrevista.
Escribir los resultados (Documentación).
Entregar una copia al entrevistado, solicitando su conformación, correcciones o adiciones. (Profesionalismo).
Archivar los resultados de la entrevista para referencia y análisis posteriores (Documentación).
FORMA DE PREGUNTA ABIERTAEjemplo: obtener la información sobre las características de diseños críticas para los empleados." algunos empleados han sugerido que la mejor forma para hacer eficiente el procesamiento de pedidos es instalar un sistema de computadora que maneje todos los cálculos..."bajo estas circunstancias ¿ apoyaría usted el desarrollo de un sistema de este tipo?.
Ejemplos:
FORMA DE PREGUNTA CERRADAEjemplo: obtener la información sobre lasCaracterísticas de diseño críticas para los empleados." La experiencia le ha proporcionado una amplia visión en cuanto a la forma en la que la empresa maneja los pedidos..." Me gustaría que usted contestara algunas preguntas específicas en relación en lo anterior:-¿Qué etapas trabajas bien?¿cuáles no-¿En donde se presenta la mayor parte del problema?- ¿Cuándo ocurre un atraso, cómo se maneja?
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Realización de Entrevista.
A través de la entrevista, los analistas deben preguntarse a sí mismo las siguientes preguntas:
¿Qué es lo que me está diciendo la persona?
¿Por qué me lo está diciendo a mí ?
¿Qué está olvidando?
¿Qué espera está persona que haga yo?
VENTAJAS-Asegura la elaboración uniforme de las preguntas para todos los que van a responder.-Fácil de administrar y evaluar.-Evaluación más objetiva tanto de quienes responden como de las respuestas a las preguntas.-Se necesita un limitado entrenamiento del entrevistador.-Resulta en entrevistas más pequeñas.-El entrevistador tiene mayor flexibilidad al realizar las preguntas adecuadas a quien responde.-El entrevistador puede explotar áreas que surgen espontáneamente durante la entrevista.-Puede producir información sobre área que se minimizaron o en las que no se pensó que fueran importantes.
DESVENTAJAs-Alto costo de preparación.-Los que responden pueden no aceptar un alto nivel en la estructura y carácter mecánico de las preguntas.-Un alto nivel en la estructura puede no ser adecuado para todas las situaciones.-El alto nivel en las estructuras reduce responder en forma espontánea, así como la habilidad del entrevistador para continuar con comentarios hacia el entrevistado.
Entrevista Estructurada.
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Entrevista NO Estructurada.
VENTAJAS-El entrevistador tiene mayor flexibilidad al realizar las preguntas adecuadas a quién responde.-El entrevistador puede explotar áreas que surgen espontáneamente durante la entrevista.-Puede producir información sobre área que se minimizaron o en las que no se pensó que fueran importantes.
DESVENTAJAs-Puede utilizarse negativamente el tiempo, tanto de quien responde como del entrevistador.-Los entrevistadores pueden introducir sus sesgos en las preguntas o al informar de los resultados.-Puede recopilarse información extraña-El análisis y la interpretación de los resultados pueden ser largos.-Toma tiempo extra recabar los hechos esenciales.
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CUESTIONARIO.
Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy útil para la entrevista; si embargo, existen ciertas características que pueden ser apropiada en algunas situaciones e inapropiadas en otra. Al igual que la entrevistas, deben diseñarse cuidadosamente para una máxima efectividad.Selección de formas para cuestionariosEl desarrollo y distribución de los cuestionarios; por lo tanto, el tiempo invertido en esto debe utilizarse en una forma inteligente. También es importante el formato y contenido de las preguntas en la recopilación de hechos significativos.Existen dos formas de cuestionarios para recabar datos: cuestionarios abiertos y cerrados, y se aplican dependiendo de si los analistas conocen de antemano todas las posibles respuestas de las preguntas y pueden incluirlas. Con frecuencia se utilizan ambas formas en los estudios de sistemas.
Al igual que las entrevistas, los cuestionarios pueden ser abiertos y se aplican cuando se quieren conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales; también son útiles al explorar el problema básico, por ejemplo, un analista que utiliza cuestionarios para estudiar los métodos de verificación de crédito, es un medio.El formato abierto proporciona una amplia oportunidad para quienes respondan escriba las razones de sus ideas. Algunas personas sin embargo, encuentran más fácil escoger una de un conjunto de respuestas preparadas que pensar por sí mismas.
El cuestionario cerrado limita las respuestas posibles del interrogado. Por medio de un cuidadoso estilo en la pregunta, el analista puede controlar el marco de referencia. Este formato es el método para obtener información sobre los hechos. También fuerza a los individuos para que tomen una posición y forma su opinión sobre los aspectos importantes.
Las técnicas de recopilación ayudan mucho cuando queremos saber datos sobre una empresa o alguna persona muy importante.Es una forma de ser más discreto, además hay formas de hacer una entrevista o de crear el cuestionario, debemos saber qué podemos decir y que no e igualmente la forma correcta en que nos referimos a la persona o empresa.
