Evidencia final comunicación:

Presentación idea de software.

  Competencia: formación en comunicación Instructora: Adriana Stefanny Gúzman Acosta. Aprendices: José David Zamora,  Juan Felipe Mejía. Técnica: Programación de Software - 2235483

Empresa hipotética: J&D  Software Solutions.   Software  hipotético:  Munin - Software para control de personal.   Empresa: Hotel Quinta Avenida.  

Preámbulo

Hotel Quinta Avenida General 374a3d3 (binary/octet-stream)

Necesidades identificadas:

Necesidad de un sistema fiable para la realización y control de reservas, donde los clientes puedan realizar solicitudes en línea. Falta de un control de inventario de amenities y lencería.   Medio fiable para controlar el consumo de productos del minibar. Medios de seguimiento de recomendaciones de cuidado personal. Control de la compra de recuerdos. Control del uso de auxiliares electrónicos.    Medios digitales para control de inventario de desayuno y realización de pedidos. Medios eficientes para el control de personal y disponibilidad del mismo (vacaciones, reemplazos, etc) Ausencia de un Chatbot para los usuarios Sistema para control de caja menor Medio para control de información y contacto de proveedores. Medio para realizar seguimiento al mantenimiento de aires acondicionados, lavadora, secadora nevera de cocina, neveras de habitaciones, nevera de inventario, computadores, dispensadores de agua y greca.

Necesidad seleccionada

Medios para el control eficiente de personal y disponibilidad del mismo (vacaciones, reemplazos, etc) Al analizar los procesos internos del Hotel Quinta Avenida se pueden identificar diversas necesidades, no obstante, la que se considera más relevante, es el manejo del personal. La razón recae en que la empresa, actualmente, no cuenta con un software especializado que que facilite el control de los empleados. Por control se entiende la asignación y seguimiento  individual y general, de los turnos de trabajo, periodos de descanso (descanso semanal, vacacional o incapacidad) y reemplazos.   

Actualmente el medio para la realización de estas tareas, consiste en hojas impresas de excel usadas por administración, sin embargo, el mismo se ha mostrado como insuficiente, poco eficiente y fiable para el seguimiento del personal; pues tienden a deteriorarse y hacer confusa la información allí diligenciada cuando se han usado repetidamente, además corren el riesgo de poder extraviarse.   Se puede establecer que el Hotel Quinta Avenida necesita una solución de software que ofrezca un control más flexible y organizado de la información, que permita hacer cambios en formato digital, resguardar la información local en la nube, posibilitar la edición sencilla de la misma y su visualización de forma ordenada y comprensible, además debe mantener una disponibilidad constante del programa para sus usuarios. 

Características funcionales

​​​​​ Crear un cronograma donde se asignen los empleados con su respectivo. horario por quincena ya sea diurno, nocturno o mixto. Crear horarios según la necesidad. Asignar y desasignar los horarios. Crear empleados con sus respectivos roles (recepcionista, mucama, reemplazo, etc.). Asignar y desasignar roles. Realizar modificaciones a voluntad de modo que el software no tenga limitaciones en las mismas. Permitir asignar observaciones en base a los cambios realizados justificando dichos cambios. Asignar y desasignar observaciones.

Permitir la creación de distintos tipos de acontecimientos tales como incapacidades, descansos, descansos de días festivos, vacaciones, entre otros. Asignar y desasignar acontecimientos. Mostrar el cronograma del personal. Mostrar los empleados registrados. Mostrar los horarios. Mostrar los roles. Mostrar las observaciones. Mostrar los acontecimientos. Eliminar cualquier tipo de asignación o creación anteriormente mencionada. Guardar en formato pdf, png y excel, registros y cronogramas generados por el software.      

Notificar, automáticamente y por e-mail a los empleados los cambios realizados en sus horarios.  Limpiar registros en caso de ser necesario, para liberar espacio. Realizar respaldo de los datos a voluntad en el momento deseado. Permitir manipular el cronograma de manera responsive.  Borrar tareas del cronograma. Borrar registros de turnos.  Borrar roles de empleados. Deshacer modificaciones. Borrar observaciones a los cambios. Borrar registros de acontecimientos.

Características no funcionales

El software también ofrecerá las siguientes características de compatibilidad con el hardware e interacción con el usuario, entendidas como requisitos no funcionales: Disponibilidad 24 - 7 de la aplicación. Respaldo de la información  tanto  local como en la nube . Multiplataforma: compatibilidad con distintos sistemas operativos.   Uso de no más de 2 gb de memoria ram. Uso de no más de 5 de GB de disco duro (se excluye de aquí el espacio ocupado por la nueva información generada). Capacidad para soportar hasta 10 usuarios simultáneos.  El procesamiento del 95% de las órdenes no deben tardar más de un segundo. Interfaz sencilla, pensada para usuarios con poca experiencia en el uso de computadoras y software.

Disponibilidad en idioma español. Los cambios en la información estarán restringidos por el tipo de rol de usuario, los cuales a su vez contarán con perfiles  y contraseñas de acceso para su uso.    Realización de registro de actividad para controlar los cambios en la información, como perfiles que ingresaron los cambios, hora, fecha y tipo de modificación. Protección contra sobrescritura del código fuente. Protección contra cambios accidentales o no deseados de información, mediante confirmación de guardado de cambios. En caso de error, el software realiza una evaluación y ofrece una solución fácil y clara al usuario. En caso de incidentes, el software realiza y envía registro del error a los desarrolladores.

En caso de que no haya conexión a internet, los cambios locales de la información se guardarán en el servidor cuando recupere el acceso a la web. Los usuarios son informados de parches y actualizaciones cuando estos estén disponibles. El software contiene la opción de cambio de interfaz para que usuarios con problemas de visibilidad como daltonismo e hipermetropía puedan utilizarlo sin complicación alguna. El software no es confundido por los firewall, antivirus y antimalware, como un programa malicioso. El software realizará un backup quincenalmente permitiendo (en caso de daño mayor) recuperar toda la información perdida, evitando  así el colapso total del sistema.

Análisis necesidad - solución

En consideración de lo anterior, nuestro software como solución a su necesidad, no solo permite realizar las tareas de control de personal requeridas, sino que además ofrece un alto grado de versatilidad y operatividad al momento de llevarlas a cabo, lo que se traduce en una mayor fiabilidad, eficiencia y resultados en su ejecución respecto al proceso actualmente implementado por el hotel. De esta forma se añade un valor adicional a las operaciones del cliente, debido a las ventajas que obtiene respecto a competidores que no utilicen sistemas informáticos o que, aún usándolos, no son tan óptimos como el aquí propuesto.

La posibilidad de prescindir parcial o completamente del registro en papel, abaratando costos y reduciendo el impacto ambiental de sus operaciones. Registro de la información en un formato más seguro y duradero al paso del tiempo. En relación con lo anterior, brinda la posibilidad de salvar la información en caso de accidentes que dañen el archivo local.  Protección de la información contra modificaciones involuntarias o de terceros mal intencionados.  Mejora la eficiencia de los procesos de control de personal, al permitir reunir de forma clara toda la información en un punto siempre accesible.  En relación con lo anterior, contribuye a la construcción de un ambiente laboral sano, evitando malentendidos entre los empleados. Interfaz amigable y de fácil uso para el usuario que se encuentre haciendo uso del software. Control total de todas las acciones realizadas y por realizar en cuanto al manejo del cronograma del personal. Correcto funcionamiento del sistema sin conexión a internet. Capacidad de respuesta al instante. Acceso ilimitado a todas las herramientas y funcionalidades descritas.

Ventajas del uso de nuestro software

Costos y beneficios adicionales

Ya se hace uso básico de herramientas digitales, no es necesario adquirir un equipo de cómputo para la implementación de dicho software en la empresa cliente.  En cuanto al costo, para los derechos de uso del programa se deberá pagar la suma inicial de $70.000, luego a partir del segundo mes se accederá a una suscripción donde se realizará el cobro de la mínima cantidad de $100.000, la cual deberá cancelarse cada mes y finalmente se realizará  un cobro adicional cada 6 meses por un valor de $100.000 debido a los derechos de uso del servidor de respaldo (en caso de hacer uso del mismo). El costo adicional del servidor es opcional, el cliente puede optar por hacer uso del software sin el respaldo en la nube de la compañía, en cuyo caso este puede vincular el software con servicios como drive o similares para guardar la información generada por el programa, no obstante, en este caso D&J software solutions no ofrecerá procesos, ni garantías de recuperación de información alterada o borrada por parte de la empresa.    En caso de pagar la cuota semestral y usar el servicio de almacenamiento en la nube de la compañía, el cliente también podrá gozar de asesorías gratuitas en caso de inquietudes o inconvenientes con el software y recibirá un descuento del 20%  en otros productos y servicios de la compañía.  

D&J software solutions no se hace responsable del uso que sus clientes le den al software, según sus distintas actividades económicas.    Munin - software de control de personal, está protegido por derechos de autor y su distribución no autorizada está prohibida.

Descargo de responsabilidad